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Digitale Eingangsrechnungen

Guide: Die Eingangsrechnung

Alles zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auf einen Blick.

Eingangsrechnungen gehören zu den wesentlichen Geschäftsdokumenten. Als solches beschreibt die Eingangsrechnung Forderungen Dritter, z. B. von Dienstleistern, Lieferanten u. a., an rechnungsempfangende Unternehmen und Organisationen. Der Prozess zur Rechnungsverarbeitung startet in der Regel zeitnah nach Eintreffen der Eingangsrechnung im Unternehmen mit der Rechnungsprüfung. Während des Eingangsrechnungsprozesses sind verschiedene rechtliche Regularien, wie z. B. die GoBD und auch die DSGVO, einzuhalten. Wie dieser Rechnungsprozess digital funktioniert, was die Eingangsrechnung ausmacht und was Sie während des Prozesses beachten müssen, erfahren Sie kurz und prägnant beschrieben auf dieser Seite.

Definition

Was ist eine Eingangsrechnung?

Mit einer Eingangsrechnung stellen Dritte, also die Rechnungssteller, finanzielle Forderungen an das rechnungsempfangende Unternehmen. Eingangsrechnungen beschreiben also Verbindlichkeiten und fordern den Rechnungsempfänger auf, diese Forderungen zu begleichen.

Was ist der Unterschied zwischen Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung?

Ein Rechnungsdokument lässt sich immer aus zwei Perspektiven betrachten: vom Rechnungssteller oder vom Empfänger der Rechnung aus.

  • Der Rechnungssteller erzeugt eine Rechnung für eine Dienstleistung oder Warenlieferung. Daraufhin versendet der Rechnungssteller diese Rechnung. Das ist die Ausgangsrechnung.
  • Anschließend empfängt ein Unternehmen dasselbe Rechnungsdokument und sodann stellt dieses Dokument eine Eingangsrechnung dar.

Pflichtangaben: Was muss in einer Eingangsrechnung enthalten sein?

Zu den notwendigen Bestandteilen einer ordentlichen Eingangsrechnung zählen folgende Pflichtangaben (siehe dazu auch § 14 und § 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG)):

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  3. Datum der Rechnungsausstellung
  4. Eindeutige Rechnungsnummer auf der Eingangsrechnung
  5. Zeitpunkt der Leistungserbringung bzw. Lieferzeitpunkt
  6. Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren, Art und Umfang der erbrachten Leistung
  7. Netto-Rechnungsbetrag
  8. Mehrwertsteuer
  9. Bruttobetrag
  10. Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
  11. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  12. Bankverbindung des Rechnungsstellers

Wichtig an dieser Stelle: Enthält die Eingangsrechnung nicht alle erforderlichen Pflichtangaben, so sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt. Eine laxe Rechnungsprüfung verbietet sich daher. Bringen Sie unvollständige Rechnungen in den Vorsteuerabzug, kommt es gegebenenfalls bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen.

Als sinnvolle Zusatzangaben können auch Skonto oder Rabatte Bestandteil von Eingangsrechnungen sein. Gleiches gilt für die Angabe zum Zahlungsziel. Platziert der Rechnungsteller zudem die Bestellreferenz des bestellenden Unternehmens auf der Eingangsrechnung, dient dies als praktische Referenz für weitere Prozesse seitens des Rechnungsempfängers. Allerdings gehören diese Zusatzangaben nicht zu den Pflichtangaben der Rechnung.

Wichtig festzuhalten: Je vollständiger die Pflichtangaben der Eingangsrechnung vorliegen, desto leichter verarbeiten Sie diese späterhin mit einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung. Wir kommen darauf zurück, sobald wir den Eingangsrechnungsprozess schildern.

Welche Pflichtangaben auf Kleinbetragsrechnungen?

Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro verringert sich die Anzahl der Pflichtangaben auf einer Eingangsrechnung. Laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) genügen für diese Kleinbetragsrechnungen folgende Pflichtelemente:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Datum der Rechnungsausstellung
  3. Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
  4. Bruttobetrag (Netto-Entgelt inklusive Umsatzsteuer)
  5. Anzuwendender Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Unschwer zu erkennen, dass im Fall von Eingangsrechnungen kleiner 250 Euro kein eigener Umsatzsteuerausweis erfolgen muss. Genauso wenig verlangt diese Art der Rechnung Angaben über den Leistungszeitpunkt oder Empfänger der Leistung.

Vorsicht: Eine Kleinstbetragsrechnung liegt jedoch nicht vor, sobald ein Unternehmen für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen erstellt. So wird die Eingangsrechnung aufsplittet, sodass diese nur für sich genommen als Kleinstbetragsrechnungen unterhalb der Grenze von 250 Euro erscheinen.

Eingangsrechnungen prüfen

Natürlich müssen Sie und Ihre Mitarbeiter alle ankommenden Eingangsrechnungen prüfen. Das liegt in Ihrem ureigensten Interesse. Schließlich wollen Sie nur für Leistungen zahlen, die auch tatsächlich von Ihnen beauftragt und vom Dienstleister/Lieferanten erbracht wurden.

Formale Rechnungsprüfung nach UstG §14

Im analogen Leben würde man zunächst eine UStG-§14-Prüfung der Eingangsrechnung vornehmen. Das ist eine formale Prüfung zur Klärung, ob es sich überhaupt um eine ordentliche Rechnung handelt. Auf dem Prüfstand stehen dabei zunächst alle Pflichtangaben der Eingangsrechnung.

Im Grunde müssten Sie sich dann bemühen, aus einem Aktenorder oder Bestellungen-Ordner des E-Mail-Clients die Bestellung herauszusuchen. Danach folgt ein manueller Abgleich der eben erwähnten Pflichtangaben im Vergleich von Bestellung und Eingangsrechnung. Gut, dass Sie das eigentlich nicht wollen. Bei wenigen Rechnungen pro Tag ist dies zwar noch möglich. Angenommen, Sie erhalten täglich 100 Eingangsrechnungen. Allein hier eine formale Rechnungsprüfung manuell durchzuführen, würde sich früher oder später als frustrierend erweisen. Das Prüfen von Eingangsrechnungen sollten wir lieber Computern überlassen. Die können das nicht nur sehr gut, sondern vor allen Dingen schnell und zuverlässig.

Was Ihnen die digitale Rechnungsverarbeitung abnimmt

Nicht ohne Grund haben sich in den letzten 10 Jahren regelrechte Software-Suiten am Markt etabliert, die sich nur der Aufgabe der Rechnungsverarbeitung widmen. Das Besondere an der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung: In der Regel beherrschen sie den vollständigen Rechnungsprozess vom Rechnungseingang über Validierung und Workflows bis hin zur Archivierung. Doch werden wir nun konkret: Wie kann Ihnen elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung helfen?

Der digitale Eingangsrechnungs­prozess

  • Rechnungseingang: Als erstes findet eine formale Rechnungsprüfung nach UStG statt; sind alle Pflichtelemente der Eingangsrechnung vorhanden?
  • Verifikation: Sollte eine ordentliche Eingangsrechnung vorliegen, startet eine Verifikation im nächsten Schritt. Heißt: Via Künstlicher Intelligenz (KI) oder Optical Charakter Recognition (OCR) erkennt die Eingangsrechnungs-Software im Rechnungsdokument alle notwendigen Rechnungsdetails.
  • Extraktion: Dabei entnimmt die Rechnungssoftware nicht nur die Detailinformationen einer Eingangsrechnung, sondern gleicht diese Rechnungsinformationen mit anderen Drittsystemen ab, z. B. FiBu-/ERP-Systemen.
  • Sachbearbeitung & Rechnungs-Freigaben: Workflows erledigen den Job, denn die inhaltliche Rechnungsprüfung verzichtet auf E-Mail-Pingpong und gelaufene Turnschuhmeter auf Büroetagen. Herkömmliche Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung verteilt die anstehenden Aufgaben an einmal definierte Sachbearbeiter. So weiß jeder, was in punkto Eingangsrechnungen zu erledigen ist. Ganz gleich, wo Sie sitzen – ob noch Zuhause oder schon im Zug zwischen A und B. Das Hauptziel des Workflows zur Rechnungsfreigabe besteht darin, den Rechnungsprozess bis zur Buchung voranzutreiben – inklusive Vertretungsregeln und Eskalationsmechanismen.
  • Buchung: Ist der Rechnungsprozess bei der Buchhaltung angekommen, findet die Eingangsrechnung als Erfassung eines Geschäftsvorfalls innerhalb der Buchführung statt – ordentlich kontiert und dokumentiert für Finanzprüfer.
  • Archivierung: Der letzte Prozessschritt der Rechnungsverarbeitung und ein notwendiger dazu. Rechtlich sind Sie angewiesen, Eingangsrechnungen revisionssicher und damit GoBD-konform zu archivieren. Idealerweise verfügt die Eingangsrechnungs-Software über passende Anbindungen an ein digitales Archiv. So bleiben Sie medienbruchfrei.

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Gut zu wissen

Vorteile digitaler Eingangsrechnungen

Das geflügelte Wort vom „papierlosen Büro“ begleitet uns seit geraumer Zeit. Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung kommen Sie dem Wunsch nach weniger Papier und transparenten Rechnungsprozessen sowie beschleunigten Durchlaufzeiten ein gewichtiges Stück näher. Viele deutsche Unternehmen setzen mittlerweile auf den Trend zu elektronischen Eingangsrechnungen. Wie der Bitkom 2022 in der Markbefragung „elektronische Beleg- und Rechnungsdaten“ herausfand, setzen mittlerweile 4 von 10 Unternehmen auf elektronische Rechnungen. Effizienz- und Transparenzgewinne warten auf Sie im digitalen Rechnungs­eingangs­prozess. Worauf warten Sie? Nun ein Überblick auf die geläufigen Vorteile der digitalen Eingangsrechnung.

Beschleunigte Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen

Digital läuft’s einfach besser und schneller. Folgendes verdeutlicht den Effizienzgewinn in punkto Durchlaufzeit. Papierene Eingangsrechnungen benötigen vom Rechnungseingang bis zur Freigabe und Zahlung im Durchschnitt 28,84 Minuten, wohingegen eine Rechnung als PDF/A mit Bestellbezug nur noch 2,20 Minuten benötigt.

Die wesentlich schnelleren Durchlaufzeiten resultieren direkt aus dem Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Keine Medienbrüche

Bei der digitalen Eingangsrechnung: Was digital ankommt, bleibt digital während des gesamten Prozesses bis zur Archivierung der Rechnung selbst. Hier geht keiner mehr zum Drucker. In Ausnahmefällen vielleicht noch zum Scanner, um papierbasierte Eingangsrechnungen altmodischer Lieferanten zu digitalisieren.

Standortunabhängige Zusammenarbeit

Gleich wo und wann, der digitale Rechnungsprozess bringt Ihr Team zusammen. Rechnungsbearbeitende Mitarbeiter und Mitarbeiter aus der Buchhaltung können ohne Probleme auf Eingangsrechnungen zugreifen, selbst wenn sich diese z. B. im Homeoffice befinden. Das gilt für den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung. Alle involvierten Mitarbeiter sehen stets denselben Informationsstand: So kann z. B. der Bauleiter Rechnungen für Materiallieferungen schon auf der Baustelle mit seinem Handy oder Tablet prüfen und freigeben – ohne Laptop, ohne Zeitverlust und ohne Büro.

Workflows für Rechnungsfreigaben

Mit Eskalations- und Vertretungsmechanismen: Die Sachprüfung der eingehenden Rechnung wird durch Workflows gesteuert. Eine zeitgemäße Eingangsrechnungssoftware verteilt anstehende Rechnungsprüfungen an definierte Bearbeiter. So weiß jeder Mitarbeiter mit nur einem Blick, was bei den jeweiligen Eingangsrechnungen zu prüfen ist. Standard ist z. B. eine Vier-Augenprüfung von Rechnungsdokumenten ab einer bestimmten Rechnungssumme. Automatisiert greifende Vertretungsregeln, sind ebenso vorhanden wie Eskalationsregeln, falls der Rechnungsprozess ins Stocken gerät.

Kostenersparnis und schlanke Prozesse

Fristen auf Eingangsrechnungen für in Aussicht gestellte Skonti sowie eventuelle Mahnfristen behalten Ihre Rechnungsmitarbeiter stets im Blick. Automatisiert, versteht sich. So streichen Sie die gewährten Preisnachlässe durch die digitale Rechnungsverarbeitung voll und ganz ein. Auch das Überschreiten von Mahnfristen gehört damit zum Vorgestern.

Integration in ERP-/FiBu-Systeme

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet durch die Integration in die genannten Systeme wie SAP ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Datev u. v. a. noch weitere Optionen. Z. B. die Integration in Bestellprozesse und das automatische Anreichern um Lieferantenstammdaten aus ERP-Systemen.

Integration in vor- und nachgelagerte Prozesse

Treffen Eingangsrechnungen im Unternehmen ein, hat jemand zuvor etwas bestellt. Ein modernes Eingangsrechnungsmangement sollte idealerweise über Schnittstellen zum vorgelagerten Bestellsystem verfügen. Schnittstellen für das automatisierte Verarbeiten von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen zählen ebenso dazu wie die Anbindung eines Vertragsmanagementsystems. Der Vorteil, den Sie daraus ziehen, ist ganz einfach ein höherer Automatisierungsgrad in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. So lässt sich die Buchung als Buchungsvorschlag automatisiert an das ausführende ERP-System übergeben.

Planungssicherheit

Effektive Planung des Cash-Flows ist durch die digitale Eingangsrechnung gegeben. Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung verschafft Ihnen jederzeit den aktuellen Überblick und verfügt über aussagekräftige Reporting-Funktionen.

Formatvielfalt bei der Eingangsrechnung

Die Verarbeitung gängiger Rechnungsformate sollte die Software-Lösung beherrschen: E-Mails plus angehängte PDFs sind verbreiteter Standard. Hinzu kommen sogenannte E-Rechnungen. Diese zeichnen sich durch strukturierte Daten im XML-Format aus: die XRechnung im Business-to-Government-Bereich und das ZUGFeRD Format im B2B-Bereich gehören dazu. Diese Eingangsrechnungsformate vereinfachen vieles.

Leitfaden + Checkliste

Digitale Rechnungsverarbeitung im Unternehmen einführen

  • Wie funktioniert die Eingangsrechnungsverarbeitung mit einer digitalen Lösung?
  • Gegenüberstellung des papierbasierten und digitalen Rechnungsprozesses
  • Excel-Tabelle vs. Software Suite – und Vorteile einer digitalen Lösung
  • In fünf Schritten zur Softwareauswahl anhand von Checklisten
Leitfaden mit Checkliste

Häufig gestellte Fragen zur Eingangsrechnung

Was tun bei fehlerhafter Eingangsrechnung?

Wichtig zu wissen: Die fehlerbehaftete Rechnung berichtigen darf allein der Rechnungssteller. Gerade wenn sich der Fehler in den Pflichtangaben befindet, z. B. die Umsatzsteuer mit 7 statt 19 % falsch ausgewiesen ist, sollte der Rechnungsempfänger reagieren. Denn Rechnungsaussteller sind laut § 14 Abs. 2 UStG dazu verpflichtet, Ihnen eine ordentliche Rechnung auszustellen.

Nun dürfen Sie eine fehlerhafte Eingangsrechnung nicht selbst korrigieren, selbst wenn der Griff zum Telefon so nahe ist. Das richtige Vorgehen besteht darin, ganz einfach den Aussteller der Rechnung über die fehlenden oder die zu ändernden Angaben in einem separaten Dokument zu informieren und eine neue, korrigierte Rechnung zu verlangen. Als halbwegs praktikabler Weg zur Rechnungskorrektur senden Sie als Empfänger der Eingangsrechnung dem Rechnungsaussteller

  • eine Kopie des berichtigten Dokuments an den Rechnungsaussteller und
  • der Rechnungssteller stimmt der Änderung schriftlich zu.

Moderne Eingangsrechnungslösungen nehmen Ihnen diesen Schritt ab. Formale Fehler der Eingangsrechnung werden im PDF der Rechnung hervorgehoben. Sachliche Fehler, die im Zuge der Workflows zur Rechnungsprüfung aufgefallen sind, können ebenfalls markiert und berichtigt der Rechnungskopie hinzugefügt werden.

Eingangs- und Ausgangsrechnung sind zwei Seiten einer Medaille. Der Rechnungssteller versendet das Rechnungsdokument als Ausgangsrechnung; dasselbe Dokument erreicht uns als Eingangsrechnung.

Die Ausgangsrechnung stellt ein Unternehmen an einen Dritten für erbrachte Leistungen. Für Ausgangsrechnungen gelten dieselben Pflichtelemente wie für Eingangsrechnungen (vgl. 14 und 14a des UstG).

Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, die ein Unternehmen an einen Kunden stellt, bevor die endgültige Rechnung gestellt wird. Die Abschlagsrechnung dient dazu, einen Teilbetrag für eine bestimmte Phase oder eine bestimmte Arbeit zu fakturieren, bevor die gesamte Arbeit abgeschlossen ist.

Ja. Gerade bei Ausgangrechnungen mit hohen Rechnungssummen ist die Abschlagsrechnung gängige Praxis. Abschlagsrechnungen sind besonders bei längeren Projekten üblich, bei denen es Monate oder sogar Jahre braucht, bis das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Der Kunde kann so den Fortschritt des Projekts verfolgen und das Unternehmen in regelmäßigen Abständen bezahlen. Die endgültige Rechnung wird erst gestellt, wenn das Projekt abgeschlossen ist oder wenn alle Abschlagszahlungen geleistet wurden. In der endgültigen Rechnung werden dann alle Abschlagszahlungen berücksichtigt und die Gesamtsumme des Projekts ausgewiesen. Die Abschlagsrechnung unterliegt denselben Anforderungen der GoBD, was Pflichtangaben und Archivierung anbelangt. Moderne Systeme zur Eingangsrechnungsverarbeitung beherrschen natürlich den Umgang mit Abschlagsrechnungen ebenso wie mit anderen Spezialfällen, die eine Eingangsrechnung im Kontext des Bestellprozesses aufweisen kann, also: Mindermengen, Preisabweichungen etc.

Eingangsrechnungen sind laut GoBD aufbewahrungspflichtig; diese müssen revisionssicher 10 Jahre archiviert werden.

Eine Eingangsrechnung muss durch den Rechnungsempfänger formal und sachlich geprüft werden. Die formale Prüfung der Rechnung stellt deren Pflichtangaben auf den Prüfstand. Hier ist insbesondere auf den richtigen Umsatzsteuersatz zu prüfen, da anderenfalls der Vorsteuerabzug gefährdet ist. Alle Pflichtelemente müssen vorhanden und inhaltlich korrekt sein. Bei der sachlichen Rechnungsprüfung kontrolliert das Unternehmen, ob die erbrachte Dienstleistung oder Warenlieferung korrekt abgerechnet wurden. Ein Abgleich von Auftragsbestätigung oder Lieferschein mit der Eingangsrechnung erleichtert diese Prüfung erheblich. Dieser Prüfschritt funktioniert auch automatisiert über einen Three-Way-Match. In der Praxis setzt man häufig auf einen Abgleich der Eingangsrechnung gegen die Bestellung in einem Two-way-Match über die Bestellnummer auf der Rechnung.

Viele Wege führen zum Digitalisierungsprojekt – von steinigen und mit Überraschungen versehenen Pfaden bis hin zu gangbaren Wegen. Als Faustregel gilt: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick auf Ihren gegenwärtigen Rechnungsprozess und leiten daraus ab: Welche Funktionen zur Rechnungsverarbeitung benötigen Sie notwendigerweise und welche wären nur „nice-to-have“. Natürlich beschränkt sich dieses Thema nicht allein auf Features und Funktionen. Einen guten Überblick zur Digitalisierung der Eingangsrechnung finden Sie im Newsroom-Artikel „Die Buchhaltung digitalisieren – in sieben Schritten papierlos glücklich“.

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