Die digitale Personalakte in der Cloud

Alle mitarbeiterbezogenen Informationen zentral an einem Ort

Endlich Schluss mit Suchen: Mit einer zentralen Ablage aller Daten und zugehöriger Dokumente in der digitalen Personalakte können Sie mitarbeiterbezogene Informationen effizient verwalten. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise sowie Personalstammdaten finden hier ihren Platz und liegen dank höchster Sicherheitsstandards vollkommen geschützt in der cloudbasierten Lösung. Die digitale Rechtevergabe von Einsichten in Personalakten reduziert die operativen Aufgaben der Personalabteilung und schafft zeitliche Freiräume für andere Aufgaben. Auch To-dos im Onboarding von neuen Fachkräften, die Verwaltung von Weiterbildungsmaßnahmen oder das 25-jährige Jubiläum des wertgeschätzten Mitarbeiters können mit der digitalen Personalakte abgebildet werden. So wird ihr Personalmanagement transparent, Sie behalten alles im Blick und werden an wichtige Fristen erinnert.

Digitale Personalakte für eine schlanke und moderne HR-Abteilung

DSGVO-konform

  • Eindeutige Berechtigungskonzepte mit Zugriffsprotokollierung
  • Hinterlegte Löschfristen steuern die automatische Löschung von Daten
  • Manuelle Möglichkeiten zum Löschen von Daten
  • Unterstützung zur Datenminimierung

…und transparent

  • Alle Informationen zentral in einer digitalen Personalakte, keine Redundanzen
  • Schnelle Informationsgewinnung und Auskunftsfähigkeit
  • Standortübergreifend einheitliche Ablagestruktur
  • Zuverlässige Einhaltung von Fristen

Die Funktionen der digitalen Personalakte im Überblick

Sicherheit

Kaum ein Dokument im unternehmerischen Alltag ist so hohen Anforderungen an die Sicherheit unterworfen wie die Personalakte. Mit ausgefeilten Sicherheitsmechanismen innerhalb der digitalen Personalakte stellen wir sicher, dass Datenschutzvorgaben strikt eingehalten werden.

Intelligente Rechtevergabe

Je nach Rolle und individueller Berechtigung sieht der Anwender in der digitalen Personalakte – ganz gleich, ob Personalsachbearbeiter, Vorgesetzter oder Mitarbeiter – genau die Informationen, die für ihn bestimmt sind.

Fristen einhalten

Ein integriertes Fristenmanagement der digitalen Personalakte erinnert nicht nur zuverlässig an alle Wiedervorlagen und To-dos, sondern überwacht auch Fristen. Die Mitarbeiter im Personalmanagement werden spürbar entlastet.

Firmen- und Mandantenakte

Abgerundet wird unsere digitale Personalakte mit der revisionssicheren Ablage von Dokumenten, die nicht mitarbeiterbezogen sind, wie z.B. Betriebsvereinbarungen oder SV-Jahresmeldungen.

Mitarbeiterbindung durch digitale Personalakte

Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels ist es heute wichtig, nicht nur gute Mitarbeiter zu finden, sondern sie auch zu halten. Dafür ist ein gelungenes Onboarding essenziell. Mit einem workflowgesteuerten Aufgabenmanagement, der Erledigungskontrolle mit Fristen und einem mehrstufigen Eskalationsmanagement gelingt Ihnen das spielend. Alles integriert in die digitale Personalakte.

Mobil und flexibel

Ein webbasierter Zugriff auf die digitale Personalakte, unabhängig von Ort und Zeit, passt sich Ihrem Tagesablauf an und ermöglicht freies und flexibles Arbeiten. Dies gilt für das Cloud-Modell ebenso wie für die On-Premise-Lösung.

Verfügbarkeit im Personalmanagement

Mobile Apps können genutzt werden für die Erledigung von Urlaubsanträgen, Stammdatenänderungen bei Namensänderungen oder Steuerklassenänderungen.

Personalmanagement, das einfach läuft

…und zwar überall. Ein standardisiertes Übernahmetool garantiert die schnelle und automatische Integration der Personalstammdaten aus allen Drittsystemen wie Lohn- und Gehaltssystemen direkt in die digitale Personalakte. Diese werden mit Ihrem ERP-System synchronisiert und Belege automatisch an der richtigen Stelle abgelegt.

Digitale Personalakte und Firmenakte
Referenzen

Kinopolis

Bei EASY SOFTWARE fand Kinopolis alles, was das Unternehmen suchte. Zuerst führte die Kinopolis Management Multiplex GmbH EASY Contract ein, gefolgt von EASY HR. Anschließend ging auch EASY Invoice ging an den Start.

IHK Würzburg-Schweinfurt

Die Stimme der IHK Würzburg-Schweinfurt hat Gewicht in Mainfranken: Mit fast 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertritt die Wirtschaftskammer die Interessen ihrer Mitglieder. Die Digitalisierung hat sie bereits frühzeitig als Thema mit Standortrelevanz erkannt und geht mit gutem Beispiel voran: Im Personalwesen nutzt sie ein digitales Beurteilungs-Management auf Basis von EASY HR.

Feser-Graf-Gruppe

Für die Feser-Graf-Gruppe installierte die EASY SOFTWARE die digitale Personalakte EASY HR 3.0. Beschleunigte Arbeitsprozesse und mehr Transparenz sind die erreichten Ziele.

Alle Mitarbeiter freundeten sich in kürzester Zeit mit der digitalen Personalakte an. Nach zwei Wochen wollte niemand mehr auf sie verzichten.

Christian Pukschaml, Personalleiter

Christian Puckschaml, Personalleiter der Feser-Graf-Gruppe

Bei Fragen rufen Sie uns an unter +49 208 451 99 801
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