Definition
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist eine Softwarelösung zur digitalen und datenschutzkonformen Speicherung und Verwaltung von Informationen und Dokumenten eines Mitarbeiters, die für das Personalmanagement relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und viele andere Unterlagen. Die Digitalisierung der Personalakte ermöglicht es Unternehmen, ihre Personalprozesse effizienter und transparenter zu gestalten.
Was gehört alles in eine digitale Personalakte?
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, die genau festlegen, wie eine digitale Personalakte aufgebaut sein muss oder welche Inhalte und Dokumente hineingehören. Unternehmen nutzen die elektronische Personalakte dazu, Unterlagen und Informationen zum Mitarbeiter, die für das Personalmanagement relevant sind, zu speichern. Dazu gehören zum Beispiel:
- Stammdaten: Personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer
- Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen oder Vertragsänderungen
- Qualifikationsnachweise: Zeugnisse, Zertifikate oder Weiterbildungsnachweise
- Leistungsbeurteilungen: Dokumentationen von Personalgesprächen, Zielvereinbarungen oder Feedback-Berichte
- Abwesenheitsdaten: Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Abwesenheitszeiten
- Gehaltsinformationen: Lohnabrechnungen, Gehaltsentwicklungen oder Bonusvereinbarungen
Was gehört NICHT in die digitale Personalakte?
In eine digitale Personalakte sollten keine Informationen aufgenommen werden, die nicht direkt mit dem Arbeitsverhältnis oder der beruflichen Leistung des Beschäftigten zu tun haben. Beispiele für Inhalte, die nicht in eine elektronische Personalakte gehören, sind:
- Private Informationen: Persönliche Meinungen, private Korrespondenz oder Informationen über das Privatleben des Mitarbeiters
- Gesundheitsdaten: Detaillierte medizinische Berichte oder Diagnosen, es sei denn, sie sind für das Arbeitsverhältnis relevant (z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen)
- Politische oder religiöse Ansichten: Informationen über die politischen oder religiösen Überzeugungen des Mitarbeiters
- Gerüchte oder unbelegte Anschuldigungen: Informationen, die auf Hörensagen oder unbelegten Behauptungen basieren
- Vertrauliche Informationen anderer Mitarbeiter: Daten, die die Privatsphäre anderer Beschäftigter verletzen könnten
Diese Richtlinien helfen dabei, die elektronische Personalakte auf relevante und notwendige Informationen und Inhalte zu beschränken und den Datenschutz zu gewährleisten.
Vorteile digitaler Personalakten
Eine digitale Personalakte bietet viele Vorteile gegenüber der papierbasierten Personalakte. Zu den Wichtigsten gehören folgende:
- Effizienz: Die Verwaltung von Personaldaten wird durch die digitale Personalakte erheblich vereinfacht. Dokumente können schneller gefunden, bearbeitet und archiviert werden als bei Akten in Papierform. Dies spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung.
- Flexibler Zugriff: Elektronische Personalakten können von berechtigten Personen jederzeit und von überall aus eingesehen werden. Dies erleichtert und beschleunigt die Zusammenarbeit innerhalb der Personalabteilung, aber auch zwischen HR-Mitarbeitern und anderen Fachabteilungen im Unternehmen.
- Sicherheit und Datenschutz: Durch Digitalisierung können Personalakten besser vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Durch Verschlüsselung und Zugriffsrechte kann sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen auf die Daten und Unterlagen zugreifen können.
- Automatisierung: Indem Sie die Personalakte digitalisieren, legen Sie den Grundstein für Automatisierung in der Personalabteilung. Viele HR-Prozesse, wie zum Beispiel das Erinnern an Fristen oder das Erstellen von Berichten, können automatisiert werden. Dies reduziert Fehler und erhöht die Produktivität in der HR-Abteilung.
- Transparenz: Jede Änderung und jeder Zugriff auf die Akte kann protokolliert werden, sodass nachvollziehbar ist, wer wann welche Informationen eingesehen oder bearbeitet hat.
- Kostenersparnis: Langfristig können durch die Digitalisierung der Personalakte die Unternehmenskosten gesenkt werden, da diese zu Optimierung von Personalprozessen beiträgt.
- Platzersparnis: Da keine physischen Akten mehr aufbewahrt werden müssen, spart man erheblich an Lagerplatz. Dies ist besonders in großen Unternehmen von Vorteil. Der Verzicht auf Unterlagen in Papierform reduziert zudem den Papierverbrauch und schont somit die Umwelt.
Einführung der digitalen Personalakte im Unternehmen
Die Digitalisierung der Personalakte im Unternehmen ist ein bedeutender Schritt, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Damit die Einführung der elektronischen Personalakte ein Erfolg wird, sollten die folgenden Schritte beachtet werden:
Bedarfsanalyse: Nehmen Sie sich Zeit für eine gründliche Bestandsaufnahme. Wie werden Personaldaten und -dokumente aktuell verwaltet und welche Personalprozesse sind damit verbunden? Wo liegen dabei die Herausforderungen und Optimierungspotenziale? Identifizieren Sie die Anforderungen an die Software und Ziele, die mit der Implementierung der elektronischen Personalakte erreicht werden sollen. Davon lässt sich im nächsten Schritt ableiten, welche Funktionen die Software für Ihr Unternehmen bieten muss.
Auswahl der Software: Es gibt zahlreiche Anbieter von Softwarelösungen für digitale Personalakten. Wählen Sie die Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht und die gewünschten Funktionen bietet. Achten Sie dabei auf Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsfunktionen und Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme, wie SAP. Stellen Sie außerdem sicher, dass die gewählte Software für die digitale Personalakte den geltenden Datenschutzbestimmungen wie BDSG und DSGVO entspricht und robuste Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, um die sensiblen personenbezogenen Daten zu schützen. Sie sollten sich außerdem die Frage stellen, ob Sie eine Cloud-Lösung, eine On-Premises-Bereitstellung oder ein hybrides Modell bevorzugen basierte oder On-Premise-Lösung bevorzugen.
Datenmigration: Planen Sie die Migration der bestehenden Papierakten in die digitale Personalakte. Dies kann durch Scannen der Dokumente in einer Scanstraße oder manuelle Eingabe der Daten erfolgen. Häufig übernehmen auch Software-Anbieter diesen Service. Achten Sie darauf, dass die Daten korrekt und vollständig übertragen werden.
Einführung und laufende Unterstützung: Implementieren Sie die Software schrittweise und integrieren Sie die relevanten Daten. In diesem Zusammenhang werden auch Rollen und Berechtigungen festgelegt.
Die digitale Personalakte und der Datenschutz
Bei der Einführung einer digitalen Personalakte ist der Datenschutz ein zentrales Thema, das besondere Aufmerksamkeit erfordert.
Elektronische Personalakten enthalten sensible personenbezogene Daten, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden müssen. Unternehmen sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Inhalte zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem die Verschlüsselung der Daten, die Implementierung von Zugriffsrechten und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. In diesem Zusammenhang gilt es auch, Aufbewahrungs- und Löschfristen zu beachten.
Eine geeignete Software für die digitale Personalakte erfüllt die strengen Datenschutzvorgaben durch verschiedene Maßnahmen:
- Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Zugriffsrechte: Es gibt ein detailliertes Berechtigungskonzept, das sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben.
- Protokollierung: Alle Zugriffe und Änderungen an den Daten werden protokolliert, um eine Nachvollziehbarkeit und Kontrolle zu gewährleisten.
- Datensparsamkeit: Es werden nur die notwendigsten Daten erhoben und verarbeitet, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren.
- Regelmäßige Updates: Die Software wird regelmäßig aktualisiert, um Sicherheitslücken zu schließen und den aktuellen Datenschutzanforderungen zu entsprechen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Transparenz gegenüber den Angestellten. Diese müssen darüber informiert werden, welche Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, und sie haben das Recht, Auskunft über die Inhalte Ihrer Personalakte zu erhalten. Zudem ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich, da dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Systeme hat, die das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter überwachen können.
Durch die Beachtung dieser Datenschutzanforderungen können Unternehmen sicherstellen, dass die Digitalisierung der Personalakte nicht nur effizient, sondern auch rechtlich konform und vertrauenswürdig erfolgt.
Gut zu Wissen
Muss der Betriebsrat der Einführung der digitalen Personalakte zustimmen?
Der Betriebsrat muss der Einführung einer digitalen Personalakte zustimmen. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Da eine elektronische Personalakte solche technischen Einrichtungen umfasst, ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich.
Es ist ratsam, den Betriebsrat frühzeitig in den Planungsprozess einzubeziehen und gemeinsam die Anforderungen und Bedenken zu besprechen. Eine enge Zusammenarbeit kann dazu beitragen, eine reibungslose Einführung der Software zu sicherzustellen und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen.
Wer darf die Personalakte einsehen?
Der Zugriff auf die digitale Personalakte ist streng geregelt, um die Vertraulichkeit und den Datenschutz der darin enthaltenen personenbezogenen Informationen sicherzustellen. Ein klares Rollen- und -Rechtemanagement ist unabdingbar. Grundsätzlich dürfen folgende Personen die Personalakte einsehen:
- Der Mitarbeiter selbst: Jeder Beschäftigte hat das Recht, seine eigene Personalakte einzusehen. Dies umfasst das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Inhalte und deren Herkunft.
- Personalverantwortliche: Angestellte der Personalabteilung, die für die Verwaltung der Personalakten zuständig sind, dürfen auf die Akten zugreifen.
- Vorgesetzte: Direkte Vorgesetzte können, sofern es für ihre Aufgaben notwendig ist, Einsicht in die Personalakte nehmen. Dies sollte jedoch nur im Rahmen ihrer Führungsaufgaben geschehen.
- Betriebsrat: Der Betriebsrat hat das Recht, die Personalakte einzusehen, wenn dies zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich ist. Dies kann beispielsweise bei Beschwerden oder Konflikten der Fall sein.
- Externe Dienstleister: In bestimmten Fällen können auch externe Dienstleister, wie z.B. Lohnbuchhalter oder IT-Dienstleister, Zugriff auf die Personalakte haben. Dies sollte jedoch nur unter strengen Datenschutzvorgaben und mit entsprechenden Vereinbarungen geschehen.
Es ist wichtig, dass der Zugriff auf die Personalakte in der Software stets dokumentiert und nur auf das notwendige Maß beschränkt wird, um den Datenschutz zu garantieren.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Personalakte
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist eine Softwarelösung zur digitalen und datenschutzkonformen Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Dadurch können Unternehmen nicht nur ihre Personalprozesse optimieren, sondern auch die Transparenz und Datenschutz erhöhen.
Wie funktioniert die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte speichert und verwaltet Mitarbeiterinformationen elektronisch in einer sicheren, zentralen Datenbank. Berechtigte Personen können auf die Daten und Unterlagen zugreifen, sie aktualisieren und nach spezifischen Informationen suchen. Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen schützen die Daten vor unbefugtem Zugriff.
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Die digitale Personalakte ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie traditionelle Papierakten oder elektronische Personalakten verwenden möchten. Allerdings bietet die digitale Personalakte gegenüber der Akte in Papierform viele Vorteile in Bezug auf Effizienz und Sicherheit.
Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?
Einige Personalunterlagen müssen von Unternehmen im Original aufbewahrt werden, insbesondere Arbeitsverträge, Zeugnisse und Bescheinigungen sowie Einwilligungserklärungen. Diese Dokumente sind wichtig für rechtliche Nachweise und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Was passiert mit der digitalen Personalakte nach der Kündigung?
Nach der Kündigung eines Mitarbeiters wird die digitale Personalakte gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert. Während dieser Zeit bleibt sie zugänglich, jedoch nur für berechtigte Personen und zu spezifischen Zwecken wie rechtlichen Nachweisen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten und Dokumente sicher gelöscht oder anonymisiert.
Muss die Belegschaft der Einführung der digitalen Personalakte zustimmen?
Die Belegschaft muss nicht direkt zustimmen, aber der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung der digitalen Personalakte. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich, da es sich um eine technische Einrichtung handelt, die das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter überwachen kann. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und transparente Kommunikation mit der Belegschaft sind jedoch empfehlenswert, um Akzeptanz und Vertrauen zu fördern.
PraxisbeispielE
Die Digitale Personalakte im Einsatz
Die digitale Personalakte bei der Feser-Graf-Gruppe
Die Feser-Graf-Gruppe, der fünftgrößte Autohändler Deutschlands, stand vor der Herausforderung, ein rasantes Firmenwachstum zu managen. Mit der Fusion der Familienunternehmen Feser und Graf zur Jahrtausendwende wuchs die Gruppe kontinuierlich, was sich auch in der Mitarbeiterzahl widerspiegelte, die sich seit dem Jahr 2000 von etwa 600 auf rund 1.800 verdreifachte.
Die Verwaltung der Personalakten stellte eine besondere Herausforderung dar, da diese teilweise noch an den einzelnen Standorten gepflegt wurden. Dies erschwerte es der Personalabteilung, Aktenverläufe nachzuvollziehen und die Arbeitsfähigkeit dauerhaft sicherzustellen, denn durch die zeitaufwendige Arbeit mit den Akten in Papierform blieb wenig Zeit für wichtige strategische HR-Aufgaben wie Personalmanagement und Personalentwicklung.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich die Feser-Graf-Gruppe für die Einführung von easy hr. Diese Software für die digitale Personalakte machte nicht nur die mitarbeiterbezogenen Daten und Unterlagen besser verwaltbar, sondern beinhaltete Funktionen zur Automatisierung von HR-Prozessen, wie etwa On- und Offboarding-Prozesse, wodurch diese deutlich effizienter gestaltet werden konnten. Neben dieser Effizienzsteigerung sorgte die einfache Bedienbarkeit der Lösung für eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter.
Die digitale Personalakte bei Heinrich Schmid
Die Heinrich Schmid Gruppe, ein europaweit tätiges Handwerksunternehmen mit 5.500 Angestellten, stand vor der Herausforderung, ihre umfangreichen und komplexen Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Viele Prozesse waren manuell und papierbasiert, was zu Verzögerungen, Fehlern und einem hohen Verwaltungsaufwand führte. easy hr brachte entscheidende Veränderungen für das Unternehmen: Die Personalprozesse wurden digitalisiert, was den Papierverbrauch reduzierte und den Zugriff auf wichtige Informationen und Unterlagen erleichterte.
Manuelle Prozesse, wie Genehmigungsprozesse für Urlaubsanträge und Arbeitszeitnachweise, wurden automatisiert, wodurch die Bearbeitungszeit verkürzt und die Fehlerquote gesenkt wurde. Die Einführung von easy hr ermöglichte umfangreiche Datenanalysen, die dem Unternehmen halfen, Trends und Muster zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mitarbeiter und Führungskräfte hatten nun besseren Zugriff auf relevante Informationen und konnten den Status von Anträgen und Prozessen in Echtzeit verfolgen.
Insgesamt führte die Implementierung von easy hr zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Produktivität, da viele zeitaufwändige manuelle Aufgaben entfielen. Diese Veränderungen trugen dazu bei, dass Heinrich Schmid seine Geschäftsprozesse optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen konnte.
die richtigen daten in den richtigen händen