Wenn das Personal aus der Ferne arbeitet, können Sie trotzdem dafür sorgen, dass die Menschen sich einander nah fühlen. Gemeinsame Interaktion ist immer eine Frage der Kommunikation. Erfahren Sie hier, wie Ihre Unternehmenskommunikation diese Interaktion gezielt fördern und die Motivation während mobiler Arbeit verbessern kann. Mit den folgenden Tipps aus eigener Erfahrung steigern Sie ohne viel Aufwand die Laune Ihrer Mitarbeitenden. Hemmen Sie den Verdruss und steigern Sie Spaß, Moral und Produktivität. Ihre Mitarbeitenden werden sich noch lange daran erinnern, wie Sie die Krise bewältigt haben. Wenn Sie jetzt menschlich handeln, gewinnen Sie langfristige Loyalität und höhere Produktivität.

Auch wenn mobile Arbeit nach mehreren Monaten zur Routine geworden ist, erschlägt manche die Ungewissheit, dass noch kein sicheres Ende in Sicht ist. Erste Unternehmen kündigten bereits an, mobile Arbeit bis Ende des Jahres 2020 als Norm zu erhalten. Die Sicherheit der Mitarbeitenden so zu priorisieren, ist lobenswert. Doch gerade jetzt, wo mobile Arbeit Dauerzustand ist, wächst der Wunsch nach mehr Abwechslung.

Digitalisierte Unternehmen waren der technischen Herausforderung beim plötzlichen Schritt in den mobilen Arbeitsalltag problemlos gewachsen. Eine Variable, über die sich vorher aber nur die Wenigsten Gedanken gemacht haben, ist die emotionale Belastung, die durch dauerhaftes Arbeiten in Isolation entsteht.

Erhöhte Zufriedenheit mit verborgenem Wendepunkt

Mobiles Arbeiten erhöht die Zufriedenheit. Das ist keine neue Erkenntnis, doch wird sie uns durch die Situation im Frühjahr 2020 noch einmal verstärkt vor Augen geführt. Besonders die Personen, die zum ersten Mal mobil arbeiten, sind begeistert. Viele wünschen sich sogar, auch nach der Krise häufiger von zu Hause arbeiten zu dürfen.

Dennoch ist der aktuelle Zustand nicht mit der mobilen Arbeit der Vergangenheit oder der Zukunft vergleichbar. Mobile Arbeit ist keine Ergänzung, sondern ein Dauerzustand. Somit gelten extreme Bedingungen: Soziale Isolation, räumliche Eintönigkeit, strikte Routine – alles Faktoren, die aufs Gemüt drücken, wenn wir ihnen zu lange am Stück ausgesetzt sind. Obendrein wird eine so beeinflusste Laune schnell zum Auslöser und Verstärker anderer üblicher Probleme wie Trägheit – oder am anderen Ende des Spektrums – Überanstrengung. Es gilt also, gezielt soziale Momente zu schaffen, die die Eintönigkeit auflockern.

1. Alle involvieren, niemanden vergessen

Für die effektive Koordination aller Aktivitäten gilt es zuerst, einen fixen Anlaufpunkt für sämtliche Informationen zu schaffen. Ein internes Newsportal bewirkt, dass alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit denselben Informationsstand haben. Niemand fühlt sich ausgeschlossen, weil versehentlich eine Rundmail nicht ankam. Noch flexibler ist ein mobiler Newsfeed per App, der Updates per Push Notification auf die Diensttelefone sendet. Regelmäßige Neuigkeiten zum Unternehmen signalisieren: Der Arbeitsalltag geht weiter wie gewohnt. Nicht jeder Tag ist derselbe, auch wenn es sich manchmal so anfühlt.

Derartige Transparenz sorgt für ein Gefühl von Sicherheit. Wer seinem Unternehmen vertraut, kann sich besser auf die Arbeit konzentrieren. Zudem beugen Sie so falschen Gerüchten vor, die in schwierigen Zeiten vermehrt entstehen können.

Bevor es ans Detail geht, müssen Sie also übergreifend Vertrauen schaffen. Vermitteln Sie alle tagesaktuellen News – sowohl zur Krisensituation als auch zu gewöhnlichen betrieblichen Themen – zuverlässig und offen. Neue Projekte und Produkte, aber auch Probleme sollten zum Newsprogramm gehören. Sprich: Alles, was sonst der Flurfunk regeln würde.

Da ein bekanntes Gesicht vor der Kamera mehr Vertrauen weckt, als ein geschriebener Text es je könnte, sollten Sie für umfangreichere Infos zusätzlich einen regelmäßigen Livestream etablieren. In diesem kann Ihr Kommunikationsteam oder das Management vor der Kamera persönlich die Neuigkeiten übermitteln.

Generell ist regelmäßiger Kontakt zwischen Unternehmensführung und Mitarbeitenden wichtig. Wem geht es beim mobilen Arbeiten gut, wer hat Probleme damit? Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, Ihnen Feedback zu geben. Das geht am einfachsten mit einem passenden Tool. Mit einer Experience Management-App können Sie zum Beispiel ganz einfach Fragen an Ihre Mitarbeitenden senden und so einen schnellen Überblick über die Situation im Unternehmen erhalten.

2. Wie Sie die virtuelle Kaffeepause zum Highlight machen

Das regelmäßige Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen im Videochat sorgt für ein Gefühl von Normalität, das zu einer ausgewogeneren Einstellung führt. Leider gehen Einblicke ins Leben der Mitmenschen schnell unter, wenn Projektdiskussionen per Mail die Kommunikation dominieren. Ihr nächstes Ziel ist also, noch mehr Menschen vor die Kamera zu bekommen und die Teams trotz räumlicher Entfernung zu vereinen. Der einfachste und zugleich effektivste Weg ist, proaktiv virtuelle Tee- und Kaffeepausen zu fördern.

In ihren Pausen oder nach Feierabend bevorzugen Ihre Mitarbeitenden verständlicherweise Aktivitäten fernab des Arbeitsgeräts. Wichtig ist deshalb: Kommunizieren Sie, dass die kurzen Auszeiten auch während der Arbeitszeit nicht nur geduldet, sondern sogar erwünscht sind. Im Büroalltag füllt das kurze Gespräch auf dem Gang oder am Kaffeeautomaten die soziale Lücke. Beim mobilen Arbeiten muss der wichtige zwischenmenschliche Austausch aktiv vom Unternehmen gefördert werden, da ein Anruf für private Themen sich sonst wie Blaumachen anfühlen würde.

Durch Kaffeepausen während der Arbeitszeit sorgen Sie für rege Teilnahme, die nicht von Freizeitplänen beeinflusst wird. Die beste Lösung ist, solche virtuellen Treffen fest im Kalender der Teams einzuplanen. Jede Woche zu denselben Zeiten – so gibt es einen genauen Zeitrahmen, der von allen berücksichtigt wird.

3. Der Einblick in die neuen mobilen Büros

Wer täglich im gemeinsamen Büro sitzt, weiß genau, wie die Schreibtische der anderen aussehen. Beim mobilen Arbeiten fehlt dieses Teamgefühl. Damit alle wissen, wo die anderen gerade arbeiten, sollten Sie deshalb zusätzlich zu den Kaffeepausen noch mehr Möglichkeiten für persönliche Einblicke schaffen. Und mit „wo“ ist nicht die Anschrift der mobilen Arbeitsplätze gemeint. Nutzen Sie z.B. Ihren Newsfeed für einen unternehmensweiten Aufruf zur freiwilligen Einsendung von Impressionen des neuen Arbeitsorts. Das können einfache Bilder der Schreibtische sein, Fotos vom Mittagessen aus der heimischen Küche, lustige Schnappschüsse der Haustiere oder Kinder – das Fotoalbum, das hieraus entsteht, wird Ihren Mitarbeitenden auch über Abteilungsgrenzen hinaus das Gefühl geben, einander besser zu kennen.

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Was ist es und wie kann ich davon profitieren?

4. Dauerhaft Lob und Anerkennung fördern

Beim mobilen Arbeiten, wo Chat und E-Mail regieren, vergessen wir häufig, unsere Mitmenschen für Hilfe oder tolle Zusammenarbeit zu loben. Nur die wenigsten verfassen dedizierte Dankesnachrichten, die über kurze Floskeln hinausgehen. Dabei ist Anerkennung einer der wichtigsten Faktoren, die uns antreiben – und jeder Motivationsschub ist beim mobilen Arbeiten Gold wert. Wer im Arbeitsalltag gelobt wird, fühlt sich geschätzt und gibt sich mehr Mühe, Kolleginnen und Kollegen zu helfen. Die eigene Arbeit erscheint bedeutend, wenn der direkte Effekt aufs Umfeld spürbar wird.

Eine Möglichkeit, Lob und Anerkennung zu fördern, ist das Etablieren einer sozialen Plattform, die einzig und allein diesem Zweck dient. Die meisten populären Reward and Recognition Tools können das gegenseitige Lob durch ein Punkte-, Prämien- oder Geschenkesystem noch weiter fördern. Die Einführung einer solchen Plattform geschieht nicht über Nacht, doch steigert sie danach für vergleichsweise geringen Aufwand langfristig die Motivation Ihrer Mitarbeitenden.

5. Gemeinsame Interessen – die Geheimwaffe für soziale Momente

Grundsätzlich zählt beim mobilen Arbeiten jede Möglichkeit, mit anderen Menschen in Kontakt zu treten – vor allem, wenn diese Interaktionen nicht auf Aufgaben und purer Produktivität basieren. Damit Ihre Mitarbeitenden auch beim mobilen Arbeiten neue Kontakte knüpfen – beispielsweise mit Personen anderer Abteilungen oder anderer Standorte – müssen Sie kreativ werden. Finden Sie Interessenschnittmengen, senken Sie Hemmschwellen und starten Sie dynamische Interaktion trotz Social Distancing.

Eine einfache Option, mögliche Interessenschnittmengen anzusprechen, ist eine unternehmensweit geteilte Musik-Playlist; zu Musik hat schließlich jeder eine Meinung. Einmal im Intranet geteilt, können Mitarbeitende unter dem entsprechenden Link zur Streaming-Plattform ihre liebsten Mobile Working Hits teilen und anderen damit den Alltag versüßen. Ein solches Mixtape schafft einen spannenden Querschnitt des Musikgeschmacks im Unternehmen und führt mit Sicherheit zu aufregenden, leidenschaftlichen Diskussionen – entweder im Privatgespräch oder in einem dedizierten Playlist-Chat, den Sie für dieses Projekt anlegen können. Musik verbindet bekanntlich und schafft so im Handumdrehen neue Kontakte.

Mehr Produktivität durch weniger Produktivitätsdruck

All diese Vorschläge für soziale Produktivitätspausen fördern die nachfolgende Konzentration und Motivation aller Beteiligten. Unterm Strich ist das Frühjahr 2020 der beste Beweis dafür, dass zuverlässige Arbeit auch aus der Ferne und ohne räumliche Überprüfbarkeit funktioniert. Die Notlage entkräftete gezwungenermaßen die meistverbreiteten Bedenken gegenüber dem mobilen Arbeiten. Ihre Kommunikation muss jedoch die richtigen Voraussetzungen schaffen, um solchen Erfolg zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Schließlich ist das dauerhafte mobile Arbeiten nicht nur eine logistische, sondern in erster Linie eine soziale Herausforderung. Digitale Prozesse bilden zwar die Basis für Arbeit aus der Ferne, doch die richtige Software allein reicht langfristig nicht aus.

Wir blicken einer Zukunft entgegen, in der das mobile Arbeiten mehr Toleranz erfahren und zunehmend gefördert werden wird. Einfachere Betreuung der Kinder, mehr Zeit mit der Familie, weniger Anfahrtsstress, Mittagspause auf dem Balkon oder im Garten, Essen aus der heimischen Küche… All das macht ein glücklicheres Leben. Und glückliche Mitarbeitende arbeiten produktiver, sorgfältiger und wissen ihr Unternehmen mehr zu schätzen. Nun liegt es an Ihrer Kommunikation, die sozialen Stolpersteine des dauerhaften mobilen Arbeitens auszubügeln. Nur mit Ihrer Hilfe können Ihre Kolleginnen und Kolleginnen die Vorteile des mobilen Arbeitens auch jetzt bestmöglich genießen.

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Über Pascal Graßhoff
Pascal Graßhoff schreibt über die aktuellsten Neuigkeiten bei EASY. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Musik und Videospielkultur.
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