Aufbewahrungsfristen eingehalten – und jetzt: Platz schaffen

Alle Jahre wieder profitieren Unternehmen von ablaufenden Aufbewahrungsfristen. Was Jahre zuvor als Handbremse empfunden wurde – wer archiviert schon gerne? –, entpuppt sich nun als Befreiungsschlag. Denn viele Dokumente können Sie nach Ablauf bestimmter Fristen einfach und rücksichtslos löschen. Das schafft digitalen Platz auf Speichermedien und rechnet sich. Der Clou: Mit einem gescheiten Archivsystem automatisieren Sie die ganze Angelegenheit im Handumdrehen. Selbst das Löschen zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt das Archivsystem. So können Sie sich, anstatt diese Aufgaben manuell zu erledigen, den interessanten, produktiven Aufgaben zuwenden.

The same procedure as every year, James – gerade in puncto Aufbewahrungsfristen

Eines steht fest: Mit Anbeginn des neuen Jahres sollten sich Unternehmer die Frage stellen, welche Dokumente und Unterlagen genau jetzt gelöscht werden können. Dabei ist es gleich, ob Sie bei Papierdokumenten nun noch zum Aktenvernichter greifen oder digitale Dokumente unwiderruflich löschen. Für alle Unternehmensunterlagen ist es angezeigt, Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen nach Ablauf bestimmter Aufbewahrungsfristen zu löschen bzw. zu vernichten.

Aufbewahrungszeit eingestellt – für automatisches Löschen in der Zukunft

Bei einer ausgereiften Archivierungssoftware, wie z.B. EASY Archive, funktioniert dies natürlich vollautomatisch. Sie stellen für jede Dokumentenart einfach ein gewünschtes Ablaufdatum ein. Bei Erreichen dieses Datums zeigt Ihnen das Archiv die fürs Löschen vorgemerkten Dokumente einfach als Löschvorschlag an. Den Löschvorgang leiten Sie mit einem Mausklick ein. Natürlich lässt sich auch dieser Vorgang automatisieren. Das rechnet sich, spart Zeit, Geld und Nerven.

Ohne ein Archivsystem kommen Sie allerdings an einem manuellen Löschen nicht vorbei. Doch wie lange müssen bestimmte Dokumententypen aufbewahrt werden? Der Gesetzgeber sieht folgende Aufbewahrungszeiträume vor:

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist für folgende Dokumente

  • Aufzeichnungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Handels- und Geschäftsbücher
  • Rechnungen

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist für folgende Unterlagen

  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Sonstige Unterlagen und Dokumente

Das Ende des Kalenderjahres als Frist-Ausgangszeitpunkt

Bevor Sie sich jetzt Hals über Kopf ans Vernichten von Akten und Dokumenten machen, gilt es folgende Regel zu beachten. Als Grundlage, um die jeweilige Aufbewahrungsfrist zu berechnen, gilt: Für die Frist zählt immer der Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Zufügung/Änderung im Dokument vorgenommen wurde. Dabei sollte man berücksichtigen, dass es hierbei durchaus zu zeitlichen Verschachtelungen kommen kann. Wenn Sie z.B. im Jahr 2010 noch für das Jahr 2008 gebucht haben, können Sie dieses Dokument erst ab dem 01.01.2021 löschen.

EASY Archive – entlastet Sie von manuell zu erledigenden Aufgaben

Offengestanden: Diese Arbeit des Löschens der außerhalb der Aufbewahrungsfristen liegenden Dokumente wäre dann immer händisch zu erledigen. Jedes Jahr aufs Neue. Das mag für einen Privathaushalt machbar sein. Im Unternehmen sollten Sie hingegen auf eine geeignete Archivlösung setzen. So entkommen Sie zeit- und damit kostenintensiven Routineaufgaben und setzen Ihre Mitarbeiter frei für die produktiven Tätigkeiten.

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