Kinopolis
Starbesetzung für Vertragsmanagement, Rechnungs- und Personalwesen
Großleinwand, Dolby-Surround, Popcorn, Nachos und Softdrinks machen jeden Kinobesuch zum Highlight. Ob Hollywood-Blockbuster oder Autorenfilm: Mit der Atmosphäre eines Lichtspielhauses hält kein Heimkino mit. Welch komplexe Abläufe hinter den Kulissen das überhaupt erst ermöglichen, wissen allein Betreiber wie die Kinopolis-Gruppe und ihr Partner EASY SOFTWARE.
Kinopolis Management Multiplex GmbH verlässt sich auf Lösungen von EASY SOFTWARE
EASY bietet sehr gute Softwarelösungen. Im Zuge unserer Recherchen haben wir keinen anderen Anbieter gefunden, der Produkte für all unsere Anforderungen im Portfolio hat.”
Thorsten Schwab, Personalleiter, Kinopolis Gruppe
Mit einer Geschichte, die bis 1905 zurückreicht, zählt die Kinopolis-Gruppe zu den traditionsreichsten Kinogesellschaften Deutschlands. 17 Lichtspielhäuser in Süd- und Mitteldeutschland mit insgesamt 137 Vorführsälen und 26.300 Sitzplätzen sind ihr angeschlossen. Das mehrfach prämierte Darmstädter Programmkino Rex gehört ebenso dazu wie der Mathäser Filmpalast in München, der aufs Jahr betrachtet mehr Besucher verzeichnet als jedes andere Filmtheater in Deutschland.
Das Besondere an der Kinopolis-Gruppe: Jedes Kino ist eine eigene Gesellschaft. In zentralen Aufgabenfeldern wie Buchhaltung, Vertragsmanagement und Lohnbuchhaltung jedoch entlastet die Kinopolis Management Multiplex GmbH in Darmstadt die Geschäftsführer der einzelnen Häuser. Ein überaus sinnvolles Konstrukt, denn ohne eine solche Unterstützung ist ein moderner Kinobetrieb kaum zu managen. „Das wird deutlich, wenn man sich beispielsweise das Vertragsmanagement genauer anschaut“, erklärt Torsten Schwab, Personalreferent bei der Kinopolis Management Multiplex GmbH.
„Für einen reibungslosen Betrieb ist ein Kino auf Lieferanten und Dienstleister angewiesen und geht viele Verträge ein. Das beginnt mit dem Miet-, Pacht- oder Kaufvertrag des Gebäudes und erstreckt sich weiter über Verträge, die den Einkauf von Snacks, Getränken oder eigens produzierten Popcorntüten und Bechern regeln. Ferner gibt es Leasing- und Wartungsvereinbarungen für technischen Vorrichtungen, Vorführ-, Saal- und Haustechnik sowie Verträge mit Gebäudereinigern und nicht zuletzt den Film-Verleihern.“ Bei dieser Fülle den Überblick über die vereinbarten Fristen und Konditionen zu behalten, ist für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort kaum möglich.
Projektinformationen
Effektive Softwareunterstützung erforderlich
Selbst für die Management GmbH stellte das Vertragsmanagement lange Zeit eine Herausforderung dar. Der Grund liegt auf der Hand. „Die meisten Verträge, sind Individualverträge. Wir müssen beispielsweise nicht einen Dienstleistungsvertrag für die bundesweite Klimaanlagen-Wartung verwalten, sondern einen solchen Vertrag je Standort“, erklärt Schwab. Schnell wurde klar: Das alles auf Papier zu überblicken, gleicht einer Sisyphosaufgabe – zumal der große Aktenschrank, der in Darmstadt zur Aufbewahrung der Verträge zum Einsatz kam, aus allen Nähten platzte und die Dokumentenflut eher zu- als abnahm.
„Die Verträge lösen ja Prozesse aus, die wiederum in Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Kreditorenrechnungen oder Wartungsprotokollen münden. Viele dieser Dokumente erreichen uns noch auf Papier, zunehmend gehen sie aber auch digital ein. So oder so müssen wir sie den Standorten und Verträgen zuordnen, gegebenenfalls anhand der im jeweiligen Vertrag vereinbarten Konditionen einzeln prüfen und rechtssicher ablegen. Das raubt Zeit, sofern man mit Papier arbeitet.“ Ein digitales Vertragsmanagement musste also her – idealerweise von einem Partner, der in der Lage ist, weitere Bedarfe abzudecken. So wünschte sich die Kinopolis Management Multiplex GmbH ferner ein digitales Rechnungsmanagement sowie eine Lösung für die Lohnbuchhaltung und das Bewerbermanagement.