Kinopolis Management Multiplex GmbH verlässt
sich auf Lösungen von EASY SOFTWARE

Selbst für die Management GmbH stellte das Vertragsmanagement lange Zeit eine Herausforderung dar. Der Grund liegt auf der Hand. „Die meisten Verträge, sind Individualverträge. Wir müssen beispielsweise nicht einen Dienstleistungsvertrag für die bundesweite Klimaanlagen-Wartung verwalten, sondern einen solchen Vertrag je Standort“, erklärt Schwab. Schnell wurde klar: Das alles auf Papier zu überblicken, gleicht einer Sisyphosaufgabe – zumal der große Aktenschrank, der in Darmstadt zur Aufbewahrung der Verträge zum Einsatz kam, aus allen Nähten platzte und die Dokumentenflut eher zu- als abnahm.

„Die Verträge lösen ja Prozesse aus, die wiederum in Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Kreditorenrechnungen oder Wartungsprotokollen münden. Viele dieser Dokumente erreichen uns noch auf Papier, zunehmend gehen sie aber auch digital ein. So oder so müssen wir sie den Standorten und Verträgen zuordnen, gegebenenfalls anhand der im jeweiligen Vertrag vereinbarten Konditionen einzeln prüfen und rechtssicher ablegen. Das raubt Zeit, sofern man mit Papier arbeitet.“ Ein digitales Vertragsmanagement musste also her – idealerweise von einem Partner, der in der Lage ist, weitere Bedarfe abzudecken. So wünschte sich die Kinopolis Management Multiplex GmbH ferner ein digitales Rechnungsmanagement sowie eine Lösung für die Lohnbuchhaltung und das Bewerbermanagement.

Bei EASY SOFTWARE fand Kinopolis alles, was das Unternehmen suchte. 2017 führte die Kinopolis Management Multiplex GmbH EASY Contract ein, gefolgt von EASY HR. EASY Invoice ging in der zweiten Jahreshälfte 2019 an den Start. „EASY bietet sehr gute Softwarelösungen. Ebenso wichtig war uns aber: Im Zuge unserer Recherchen haben wir keinen anderen Anbieter gefunden, der Produkte für all unsere Anforderungen im Portfolio hat“, so Schwab. „Deswegen fiel uns die Entscheidung leicht.“

Die Arbeit mit Verträgen hat sich erheblich vereinfacht. Die Sachbearbeiter finden jeden Kontrakt mit wenigen Klicks. Sie können sich den Vertragstext auf dem Bildschirm ansehen und verknüpfte Dokumente aufrufen. Alles ist sicher im digitalen Archiv abgelegt und – eine entsprechende Berech-tigung des Anwenders vorausgesetzt – orts- und arbeits-platzunabhängig einsehbar.

Darüber hinaus sorgt das integrierte Fristenmanagement dafür, dass kein Kündigungstermin mehr verpasst wird und Konditionen rechtzeitig vor einer Verlängerung neu verhandelt werden können. Nicht zuletzt erlaubt EASY Contract das gemeinsame Arbeiten an Verträgen.

Über Platzmangel im Aktenschrank braucht man sich im Vertragsmanagement jedenfalls keine Sorgen mehr zu machen. Vom digitalen Rechnungswesen verspricht sich Kinopolis ähnliches: Mehr als 20.000 Rechnungen erreichen die Kinopolis-Zentrale jährlich. Bislang saß die Buchhaltung in einem großen Raum, dessen Wände rundum mit Aktenschränken versehen waren. In diesen fanden sich die Eingangsrechnungen, nach Standorten sortiert, jede für sich von Hand abgelegt. Einmal im Jahr wurde ein Teil der Eingangsrechnungen in den Keller des Gebäudes gebracht und dort vorschriftsmäßig archiviert.

Das bedeutete aber auch: Einen Vorgang aus den Aktenordnern herauszusuchen, war zeitraubend. Und dies umso mehr, wenn sich der Aktenordner bereits im Archiv befand. „Mit EASY Invoice digitalisieren wir den kompletten Prozess“, erklärt Schwab. „Wenn uns eine Papierrechnung erreicht, wird sie gescannt, in EASY Invoice einem Standort zugeordnet, verschlagwortet und dem zuständigen Buchhalter für die weitere Bearbeitung digital übergeben. Davon versprechen wir uns eine erhebliche Verkürzung der Durchlaufzeiten.“ So findet der jeweils Verantwortliche in EASY gemeinsam mit der Rechnung alle Dokumente, die er zur Prüfung benötigt, etwa Bestellung oder Lieferschein. Liegt ein Bezug zu einem Vertrag vor, ist dank EASY Contract auch dieser nur wenige Klicks entfernt.

Zusätzliche Vorteile bietet EASY Invoice bei Rechnungen, die nicht zentral, sondern in den Kinos selbst überprüft werden müssen. Erfolgt etwa eine Warenlieferung vor Ort, geht die Rechnung zwar zentral in Darmstadt ein. Für Prüfung, Unterschrift und Freigabe sind aber die Standorte selbst verantwortlich. Mussten hierfür früher Telefon, Post oder Fax bemüht werden, so sorgt EASY Invoice für beträchtliche Zeitgewinne und ein Plus an Transparenz, denn die Kolleginnen und Kollegen vor Ort können direkt im System die Prüfung vornehmen, jeder Schritt wird ordnungsgemäß dokumentiert.

Bei mehr als 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über alle Gesellschaften war die Einführung eines zentralen, digitalen Personalwesens inklusive der Archivierung der Personalverträge nur logisch – und das gleich aus mehreren Gründen. Zum einen arbeiten viele Schüler und Studenten als Servicekraft etwa an der Popcorntheke oder Einlasskontrolle. Im Personalstamm herrscht damit naturgemäß eine hohe Fluktuation. Hinzu kommt, dass die Zentrale für eine korrekte Abrechnung Zugriff auf alle relevanten Dokumente benötigt, etwa Studienbescheinigungen, Vertragsänderungen, Elternzeitanträge und vieles mehr. Und nicht zuletzt stellt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besondere Anforderungen an den Umgang mit persönlichen, besonders schützenswerten Daten, an Löschfristen und vieles mehr. „Mit EASY HR erfüllen wir all diese Vorgaben und sind jederzeit schnell auskunftsfähig“, so Schwab. „Das gilt insbesondere für das Bewerbermanagement, das wir gerade einführen. Schließlich erreichen uns mit jeder Bewerbung Daten, die wir gesetzeskonform behandeln müssen. Mit Hilfe von EASY HR stellen wir sicher, dass Daten so lange wie möglich aufbewahrt und so früh wie nötig gelöscht werden. In den Standorten selbst müssen keine Daten mehr vorgehalten werden.“

In der Personalabteilung arbeiten heute 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit EASY HR. In der Buchhaltung rund 50 mit EASY Invoice, im Vertragsmanagement 20 mit EASY Contract. Der Rollout der Lösungen wurde – und wird – regelmäßig im Dialog mit den Standortverantwortlichen thematisiert. Schwab: „Zwei bis drei Mal im Jahr treffen sich alle Standortleiter, um sich auszutauschen. Wir nutzen dieses Forum, um über die Vorteile der Lösungen zu informieren und Fragen zu beantworten. Beispielsweise, warum man keine Verträge mehr vor Ort archivieren sollte oder wie einem EASY den Arbeitsalltag erleichtert.“

Auch dank dieser Informationspolitik verlief die Einführung der Lösungen weitgehend reibungslos. Zwar mussten einzelne Prozesse oder Schnittstellen im Detail nochmals angepackt werden. Aber, so Schwab: „Das ist normaler Projektalltag. Schließlich stellt sich ein Prozess in der Realität oft anders dar als am Reißbrett. Man darf den Aufwand eines Einführungsprojektes also nicht unterschätzen und braucht einen starken Partner an seiner Seite. EASY hat uns auch hier nicht enttäuscht, wir sind sehr zufrieden mit den Lösungen und der Betreuung. Das Gesamtpaket stimmt.“