Digitale Eingangsrechnungen
Guide: Die Eingangsrechnung
Eingangsrechnungen sind wichtige Geschäftsdokumente. Sie stellen Forderungen Dritter an das rechnungsempfangende Unternehmen dar. Dritte sind z.B. Dienstleister, Lieferanten und Händler. Bei Empfang der Rechnung startet der automatische Eingangsrechnungsprozess. Erfahren Sie alles Wichtige zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.
Definition
Was ist eine Eingangsrechnung?
Durch eine Eingangsrechnung weisen Rechnungssteller finanzielle Forderungen an das rechnungsempfangende Unternehmen. Eingangsrechnungen beschreiben also Verbindlichkeiten und fordern den Rechnungsempfänger auf, diese Forderungen zu begleichen.
Was ist der Unterschied zwischen Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung?
Ein Rechnungsdokument lässt sich immer aus zwei Perspektiven betrachten: vom Rechnungssteller oder vom Empfänger der Rechnung aus.
- Der Rechnungssteller erzeugt eine Ausgangsrechnung für eine Dienstleistung oder Warenlieferung. Daraufhin versendet der Rechnungssteller diese Rechnung.
- Anschließend empfängt ein Unternehmen dasselbe Dokument als Eingangsrechnung.
Eingangsrechnungen prüfen
Natürlich müssen Sie und Ihre Mitarbeiter alle ankommenden Eingangsrechnungen prüfen. Das liegt in Ihrem ureigensten Interesse. Schließlich wollen Sie nur für Leistungen zahlen, die auch tatsächlich von Ihnen beauftragt und vom Dienstleister/Lieferanten erbracht wurden.
Bei der sachlichen Rechnungsprüfung kontrolliert das Unternehmen, ob die erbrachte Dienstleistung oder Warenlieferung korrekt abgerechnet wurden. Ein Abgleich von Auftragsbestätigung oder Lieferschein mit der Eingangsrechnung erleichtert diese Prüfung erheblich.
Lesetipp: Rechnungen prüfen, aber richtig – die wichtigsten Anforderungen inklusive Checkliste
Wichtig zu wissen: Die fehlerbehaftete Rechnung berichtigen darf nur der Rechnungssteller. Gerade wenn sich der Fehler in den Pflichtangaben befindet, z. B. die Umsatzsteuer mit 7 statt 19 % falsch ausgewiesen ist, sollte der Rechnungsempfänger reagieren. Denn Rechnungsaussteller sind laut § 14 Abs. 2 UStG dazu verpflichtet, Ihnen eine ordentliche Rechnung auszustellen.
Nun dürfen Sie eine fehlerhafte Eingangsrechnung nicht selbst korrigieren, selbst wenn der Griff zum Telefon so nahe liegt. Das richtige Vorgehen besteht darin, ganz einfach den Aussteller der Rechnung über die fehlenden oder die zu ändernden Angaben in einem separaten Dokument zu informieren und eine neue, korrigierte Rechnung zu verlangen. Als halbwegs praktikabler Weg zur Rechnungskorrektur senden Sie als Empfänger der Eingangsrechnung dem Rechnungsaussteller
- eine Kopie des berichtigten Dokuments an den Rechnungsaussteller und
- der Rechnungssteller stimmt der Änderung schriftlich zu.
Moderne Eingangsrechnungslösungen nehmen Ihnen diesen Schritt ab. Formale Fehler der Eingangsrechnung werden im PDF der Rechnung hervorgehoben. Sachliche Fehler, die im Zuge der Workflows zur Rechnungsprüfung aufgefallen sind, können ebenfalls markiert und berichtigt der Rechnungskopie hinzugefügt werden.
Was Ihnen die digitale Rechnungsverarbeitung abnimmt
Nicht ohne Grund haben sich in den letzten zehn Jahren regelrechte Software-Suiten am Markt etabliert, die sich nur der Aufgabe der Rechnungsverarbeitung widmen. Das Besondere an der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung: In der Regel beherrschen sie den vollständigen Rechnungsprozess vom Rechnungseingang über Validierung und Workflows bis hin zur Archivierung. Doch werden wir nun konkret: Wie kann Ihnen elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung helfen?
Formale Rechnungsprüfung
Im analogen Leben würde man zunächst eine UStG-§14-Prüfung der Eingangsrechnung vornehmen. Das ist eine formale Prüfung zur Klärung, ob es sich überhaupt um eine ordentliche Rechnung handelt. Hier ist insbesondere auf den richtigen Umsatzsteuersatz zu prüfen, da anderenfalls der Vorsteuerabzug gefährdet ist. Auf dem Prüfstand stehen dabei zunächst alle Pflichtangaben der Eingangsrechnung. Alle Pflichtelemente müssen vorhanden und inhaltlich korrekt sein.
Im Grunde müssten Sie sich dann bemühen, aus einem Aktenorder oder Bestellungen-Ordner des E-Mail-Clients die Bestellung herauszusuchen. Danach folgt ein manueller Abgleich der eben erwähnten Pflichtangaben im Vergleich von Bestellung und Eingangsrechnung. Gut, dass Sie das eigentlich nicht wollen. Bei wenigen Rechnungen pro Tag ist dies zwar noch möglich. Aber angenommen, Sie erhalten täglich 100 Eingangsrechnungen: Allein hier eine formale Rechnungsprüfung manuell durchzuführen, würde sich früher oder später als frustrierend erweisen. Das Prüfen von Eingangsrechnungen sollten wir lieber Computern überlassen. Dieser Prüfschritt funktioniert automatisiert über einen Three-Way-Match. In der Praxis setzt man häufig auf einen Abgleich der Eingangsrechnung gegen die Bestellung in einem Two-Way-Match über die Bestellnummer auf der Rechnung.
Der digitale Eingangsrechnungsprozess
Der Prozess zur Rechnungsverarbeitung startet in der Regel zeitnah nach Eintreffen der Eingangsrechnung im Unternehmen mit der Rechnungsprüfung. Während des Eingangsrechnungsprozesses sind verschiedene rechtliche Regularien, wie z. B. die GoBD und auch die DSGVO, einzuhalten. Wie funktioniert dieser Rechnungsprozess digital, was muss während des Prozesses beachtet werden?
Rechnungseingang: Als erstes findet eine formale Rechnungsprüfung nach UStG statt; sind alle Pflichtelemente der Eingangsrechnung vorhanden?
Verifikation: Sollte eine ordentliche Eingangsrechnung vorliegen, startet eine Verifikation im nächsten Schritt. Heißt: Via Künstlicher Intelligenz (KI) oder Optical Charakter Recognition (OCR) erkennt die Eingangsrechnungs-Software im Rechnungsdokument alle notwendigen Rechnungsdetails.
Extraktion: Dabei entnimmt die Rechnungssoftware nicht nur die Detailinformationen einer Eingangsrechnung, sondern gleicht diese Rechnungsinformationen mit anderen Drittsystemen ab, z. B. FiBu-/ERP-Systemen. E- Rechnungen kommen bereits als strukturierte Datensätze im Posteingang eines dezidierten E-Mails-Postfachs für Eingangsrechnungen an. Dabei werden die vorherigen zwei Prozessschritte übersprungen und die E-Rechnung gelangt sofort zur Sachbearbeitung. Zwischen 50 bis 60 Prozent kürzere Durchlaufzeiten verspricht man sich dadurch.
Sachbearbeitung & Freigaben: Rechnungsworkflows erledigen den Job, denn die inhaltliche Rechnungsprüfung verzichtet auf E-Mail-Pingpong und gelaufene Turnschuhmeter auf Büroetagen. Herkömmliche Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung verteilt die anstehenden Aufgaben an einmal definierte Sachbearbeiter. So weiß jeder, was in puncto Eingangsrechnungen zu erledigen ist. Ganz gleich, wo Sie sitzen – ob noch Zuhause oder schon im Zug. Das Hauptziel des Workflows zur Rechnungsfreigabe besteht darin, den Rechnungsprozess bis zur Buchung voranzutreiben – inklusive Vertretungsregeln und Eskalationsmechanismen.
Buchung: Ist der Rechnungsprozess bei der Buchhaltung angekommen, findet die Eingangsrechnung als Erfassung eines Geschäftsvorfalls innerhalb der Buchführung statt – ordentlich kontiert und dokumentiert für Finanzprüfer.
Archivierung: Der letzte Prozessschritt der Rechnungsverarbeitung und ein notwendiger dazu. Rechtlich sind Sie angewiesen, Eingangsrechnungen revisionssicher und damit GoBD-konform zu archivieren. Idealerweise verfügt die Eingangsrechnungs-Software über passende Anbindungen an ein digitales Archiv. So bleiben Sie medienbruchfrei.
Gut zu wissen
Vorteile digitaler Eingangsrechnungen
Das geflügelte Wort vom „papierlosen Büro“ begleitet uns seit geraumer Zeit. Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung kommen Sie dem Wunsch nach weniger Papier und transparenten Rechnungsprozessen sowie verkürzten Durchlaufzeiten ein deutliches Stück näher. Wie der Bitkom 2023 in einer repräsentativen Umfrage herausfand, setzen mittlerweile 59 % der befragten deutschen Unternehmen auf strukturierte E-Rechnungen. Effizienz- und Transparenzgewinne warten auf Sie im digitalen Rechnungseingangsprozess. Nun ein Überblick auf die geläufigen Vorteile der digitalen Eingangsrechnung.
minimierte Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen
E-Rechnungen mit Bestellbezug benötigen im Vergleich zu Papierrechnungen nur 2:20 Minuten Bearbeitungszeit, da nur die Prozessschritte Freigabe und Zahlung manuelle Eingriffe erfordern. Papierene Eingangsrechnungen benötigen vom Rechnungseingang bis zur Freigabe und Zahlung dagegen im Durchschnitt 29 Minuten.
Die wesentlich verkürzten Durchlaufzeiten resultieren direkt aus dem Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Keine Medienbrüche
Bei der digitalen Eingangsrechnung: Was digital ankommt, bleibt digital während des gesamten Prozesses bis zur Archivierung der Rechnung selbst. Hier geht keiner mehr zum Drucker. In Ausnahmefällen vielleicht noch zum Scanner, um papierbasierte Eingangsrechnungen altmodischer Lieferanten zu digitalisieren. Allerdings gestaltet sich die Zusammenarbeit über ein Lieferantenportal medienbruchfrei.
Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung werden Medienbrüche eliminiert und die Kompatibilität mit allen Rechnungsformaten verbessert. Die Invoice Software liest nicht nur eingescannte Papierrechnungen, sondern auch direkt aus E-Mails aus und wandelt die relevanten Informationen mit intelligenten Algorithmen in strukturierte Daten für das Buchhaltungssystem um.
Standortunabhängige Zusammenarbeit
Egal wo und wann, der digitale Rechnungsprozess bringt Ihr Team zusammen. Mitarbeiter in der Rechnungsbearbeitung und in der Buchhaltung können problemlos auf die Eingangsrechnungen zugreifen, auch wenn sie sich z.B. im Home-Office befinden. Das gilt für den gesamten Rechnungsprüfungsprozess.
Alle Beteiligten sind immer auf dem gleichen Informationsstand: So kann beispielsweise der Bauleiter Rechnungen für Materiallieferungen schon auf der Baustelle mit seinem Handy oder Tablet prüfen und freigeben – ohne Laptop, ohne Zeitverlust und ohne Büro.
Workflows für Rechnungsfreigaben
Die Sachprüfung der eingehenden Rechnung wird durch Workflows gesteuert. Eine zeitgemäße Eingangsrechnungssoftware verteilt anstehende Rechnungsprüfungen an definierte Bearbeiter. So weiß jeder Mitarbeiter auf einen Blick, was bei den jeweiligen Eingangsrechnungen zu prüfen ist. Standard ist z. B. eine Vier-Augen-Prüfung von Rechnungsdokumenten ab einer bestimmten Rechnungssumme. Automatisch greifende Vertretungsregelungen sind ebenso vorhanden wie Eskalationsregeln, falls der Rechnungsprozess ins Stocken gerät.
Durch rollenbasierte Ansichten erhält jeder Beteiligte angepasste Informationen, vom Sachbearbeiter bis zum Geschäftsführer. Dies fördert die die Transparenz, indem sie allen Mitarbeitenden einen schnellen Überblick über den Status und Inhalt der Rechnungen sowie den Fortschritt im Workflow bietet.
Kostenersparnis und schlanke Prozesse
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Buchhaltung haben die Fristen auf den Eingangsrechnungen für die in Aussicht gestellten Skonti sowie eventuelle Mahnfristen immer im Blick. Automatisiert, versteht sich. So schöpfen Sie gewährte Skonti durch die digitale Rechnungsverarbeitung voll aus. Auch das Überschreiten von Mahnfristen gehört damit der Vergangenheit an.
Eine Cloud-basierte Invoice-Lösung bietet nicht nur Kostenvorteile, sondern auch Skalierbarkeit. Im Vergleich zu herkömmlichen Modellen entfallen Wartungskosten, und Sie zahlen nur für die tatsächliche Nutzung. Das subskriptionsbasierte Lizenzmodell ermöglicht Flexibilität und optimale Kostenkontrolle in der Invoice Cloud.
Integration in ERP-/FiBu-Systeme
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet durch die Integration in Systeme wie SAP ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Datev u.v.m. weitere Möglichkeiten. Beispielsweise die Integration in Bestellprozesse und die automatische Anreicherung mit Lieferantenstammdaten aus ERP-Systemen. Die Invoice-Cloud ermöglicht eine einfachere Integration der digitalen Rechnungsverarbeitung in Ihre IT-Umgebung, unterstützt den Datentransfer zwischen Systemen und bietet Überwachungsfunktionen für Prozesse und Fehlererkennung. Sie automatisiert die Prüfung der extrahierten Rechnungsdaten auf Korrektheit und Plausibilität, greift dabei auf Daten aus Ihrem ERP-System zurück und erledigt viele Arbeitsschritte im Hintergrund. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand und archivieren Ihre Eingangsrechnungen revisionssicher.
Integration in vor- und nachgelagerte Prozesse
Wenn Eingangsrechnungen im Unternehmen eintreffen, hat zuvor jemand etwas bestellt. Ein modernes Eingangsrechnungsmanagement sollte idealerweise über Schnittstellen zum vorgelagerten Bestellsystem verfügen. Schnittstellen für das automatisierte Verarbeiten von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen zählen ebenso dazu wie die Anbindung eines Vertragsmanagementsystems. Der Vorteil liegt ganz einfach in einem höheren Automatisierungsgrad bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. So lässt sich die Buchung als Buchungsvorschlag automatisiert an das ausführende ERP-System übergeben.
Planungssicherheit
Die digitale Eingangsrechnung ermöglicht eine effiziente Planung des Cashflows. Die Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung verschafft Ihnen jederzeit den aktuellen Überblick und verfügt über aussagekräftige Reporting-Funktionen. So können Sie jederzeit Auskunft geben, welche Rechnungen sich gerade in welchem Prozessschritt befinden. Auch eine Auswertung von offenen Posten, tatsächlichen Skontotagen und Rechnungsdurchlaufzeiten ist sinnvoll.
Formatvielfalt bei der Eingangsrechnung
Die Verarbeitung gängiger Rechnungsformate sollte die Software-Lösung beherrschen: E-Mails plus angehängte PDFs sind ein verbreiteter Standard. Hinzu kommen sogenannte E-Rechnungen. Diese zeichnen sich durch strukturierte Daten im XML-Format aus: Dazu gehören die XRechnung im Business-to-Government-Bereich und das ZUGFeRD-Format im B2B-Bereich, bei diesen Formaten entfällt die Datenextraktion beim Auslesen. Diese Eingangsrechnungsformate vereinfachen vieles.
Bearbeitung in der Cloud
Cloud-basierte Programme, insbesondere Software-as-a-Service (SaaS) wie die Invoice-Cloud, werden aufgrund ihrer Skalierbarkeit, Kostenkontrolle und Unabhängigkeit von zusätzlicher IT immer beliebter. Sie ermöglichen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten, was sie ideal für moderne Arbeitsumgebungen wie Home-Office oder unterwegs macht. Die Nutzung einer Cloud-basierten Invoice-Lösung für die Rechnungsverarbeitung bietet spezifische Vorteile und trägt zur allgemeinen Effizienzsteigerung in Unternehmen bei.
Vorteile einer Invoice Cloud
Die Invoice Cloud ermöglicht die ganzheitliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen in einer einzigen Anwendung. Dabei werden verschiedene Prozesse wie Datenprüfung, Dokumentenbewegung und Freigabeverfahren gemäß Compliance-, Buchhaltungs- und anderen Vorschriften abgewickelt. Darüber hinaus bietet die Software detaillierte Kontrollmöglichkeiten wie Vertretungsregelungen, Eskalationsmanagement, Vier- oder Sechs-Augen-Prüfung und vollautomatische Dunkelbuchung. Unternehmen können den Rechnungsworkflow Cloud-spezifisch anpassen und durch Add-ons teilweise oder vollständig automatisieren.
Eine Software-Lösung für die Rechnungsverarbeitung behebt ein häufiges Problem in der Kreditorenbuchhaltung vieler Unternehmen: heterogene Rechnungsformate. Obwohl Unternehmen ihre Buchhaltung digitalisieren, stoßen sie immer noch auf Schwierigkeiten, wenn Lieferantenrechnungen per E-Mail als PDF oder auf Papier eingehen. Das manuelle Abtippen oder Kopieren der Daten ins System ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Invoice Cloud löst dieses Problem und macht den Prozess effizienter.
Häufig gestellte Fragen zur Eingangsrechnung
Pflichtangaben: Was muss in einer Eingangsrechnung enthalten sein?
Zu den notwendigen Bestandteilen einer ordentlichen Eingangsrechnung zählen folgende Pflichtangaben (siehe dazu auch § 14 und § 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG)):
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Datum der Rechnungsausstellung
- Eindeutige Rechnungsnummer auf der Eingangsrechnung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung bzw. Lieferzeitpunkt
- Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren, Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Netto-Rechnungsbetrag
- Mehrwertsteuer
- Bruttobetrag
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
Wichtig an dieser Stelle: Enthält die Eingangsrechnung nicht alle erforderlichen Pflichtangaben, so sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt. Eine laxe Rechnungsprüfung verbietet sich daher. Bringen Sie unvollständige Rechnungen in den Vorsteuerabzug, kommt es gegebenenfalls bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen.
Als sinnvolle Zusatzangaben können auch Skonto oder Rabatte Bestandteil von Eingangsrechnungen sein. Gleiches gilt für die Angabe zum Zahlungsziel. Platziert der Rechnungsteller zudem die Bestellreferenz des bestellenden Unternehmens auf der Eingangsrechnung, dient dies als praktische Referenz für weitere Prozesse seitens des Rechnungsempfängers. Allerdings gehören diese Zusatzangaben nicht zu den Pflichtangaben der Rechnung.
Wichtig festzuhalten: Je vollständiger die Pflichtangaben der Eingangsrechnung sind, desto einfacher ist die spätere Verarbeitung durch die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung.
Weitere Fragen
Welche Pflichtangaben auf Kleinbetragsrechnungen?
Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro verringert sich die Anzahl der Pflichtangaben auf einer Eingangsrechnung. Laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) genügen für diese Kleinbetragsrechnungen folgende Pflichtelemente:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Datum der Rechnungsausstellung
- Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Bruttobetrag (Netto-Entgelt inklusive Umsatzsteuer)
- Anzuwendender Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Es ist leicht zu erkennen, dass bei Eingangsrechnungen unter 250 Euro kein gesonderter Umsatzsteuerausweis erfolgen muss. Ebenso sind bei dieser Rechnungsart keine Angaben über den Leistungszeitpunkt oder den Leistungsempfänger erforderlich.
Vorsicht: Eine Kleinstbetragsrechnung liegt jedoch nicht vor, sobald ein Unternehmen für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen erstellt. So wird die Eingangsrechnung aufsplittet, sodass diese nur für sich genommen als Kleinstbetragsrechnungen unterhalb der Grenze von 250 Euro erscheinen.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, die ein Unternehmen an einen Kunden stellt, bevor die endgültige Rechnung gestellt wird. Die Abschlagsrechnung dient dazu, einen Teilbetrag für eine bestimmte Phase oder eine bestimmte Arbeit zu fakturieren, bevor die gesamte Arbeit abgeschlossen ist.
Gerade bei Ausgangrechnungen mit hohen Rechnungssummen ist die Abschlagsrechnung gängige Praxis. Abschlagsrechnungen sind besonders bei längeren Projekten üblich, bei denen es Monate oder sogar Jahre braucht, bis das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Der Kunde kann so den Fortschritt des Projekts verfolgen und das Unternehmen in regelmäßigen Abständen bezahlen. Die endgültige Rechnung wird erst gestellt, wenn das Projekt abgeschlossen ist oder wenn alle Abschlagszahlungen geleistet wurden. In der endgültigen Rechnung werden dann alle Abschlagszahlungen berücksichtigt und die Gesamtsumme des Projekts ausgewiesen.
Die Abschlagsrechnung unterliegt denselben Anforderungen der GoBD, was Pflichtangaben und Archivierung anbelangt. Moderne Systeme zur Eingangsrechnungsverarbeitung beherrschen den Umgang mit Abschlagsrechnungen ebenso wie mit anderen Spezialfällen, die eine Eingangsrechnung im Kontext des Bestellprozesses aufweisen kann, also: Mindermengen, Preisabweichungen etc.
Wie lang müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?
Eingangsrechnungen sind laut GoBD aufbewahrungspflichtig; diese müssen revisionssicher 10 Jahre archiviert werden.
Lesetipp: Aufbewahrungsfristen elektronischer Rechnungen – wie lange archivieren?
Gibt es Verjährungsfristen für Rechnungen?
Ja, auch Rechnungen können verjähren. Das heißt, nach Ablauf einer Frist erlöschen die mit der Rechnungen verbundenen Ansprüche. Die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Weiteres regelt §194 ff. BGB.
Wie finde ich die passende Software für die digitale Rechnungsverarbeitung?
Viele Wege führen zum Digitalisierungsprojekt – von steinigen und mit Überraschungen versehenen Pfaden bis hin zu gangbaren Wegen. Als Faustregel gilt: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick auf Ihren gegenwärtigen Rechnungsprozess und leiten daraus ab: Welche Funktionen zur Rechnungsverarbeitung benötigen Sie notwendigerweise und welche wären nur „nice-to-have“. Mit easy invoice können Sie Rechnungen prüfen, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig. Natürlich beschränkt sich dieses Thema nicht allein auf Features und Funktionen. Einen guten Überblick zur Digitalisierung der Eingangsrechnung finden Sie im Artikel: Die Buchhaltung digitalisieren – in sieben Schritten papierlos glücklich
Wie hilft KI bei der Rechnungsverarbeitung?
Eine KI-basierte Rechnungsverarbeitung verleiht Ihnen einen Echtzeit-Überblick auf Ihren Finanzstatus. Das System kann den Cashflow auf der Grundlage vorhandener Rechnungen und Zahlungsdaten vorhersagen. So planen Sie vorausschauend und setzen Ihre Finanzmittel effektiver ein.
Was muss ich bei der E-Rechnung beachten?
Die E-Rechnung ist formal identisch zur jeder anderen Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Sie verfügt über dieselben Pflichtelemente; gleiches gilt für den Aufbewahrungszeitraum. Der entscheidende Unterschied: xml-basierte E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung stellen einen strukturierten Datensatz dar. Diese Datensätze können direkt im ERP-/Fibu-System verarbeitet werden. Das erspart die Prozessschritte „Erfassung/Extraktion“. Die E-Rechnung wird nach Rechnungseingang sofort zur Sachbearbeitung weitergeleitet. Gerade im Business-to-Business-Segment in Deutschland kommen Sie ab 2025 nicht mehr an elektronischen Rechnungen vorbei. Aller Voraussicht nach wird die E-Rechnung ab 2025 Plicht.