Borussia Mönchengladbach
Da bricht Jubel aus! Erstligareif: EASY for Exchange
Im Fußball ist Borussia Mönchengladbach traditionell erstklassig. Die Fans danken es dem fünffachen Deutschen Meister. Sie kommen zu Zehntausenden in das Stadion im Borussia-Park, wenn die Fohlen-Elf zum Heimspiel aufläuft. Die Eröffnung der Spielstätte im Jahr 2004 ist bis heute ein wichtiger Meilenstein in der Vereinsgeschichte: Die aktuelle Arena bietet 20.000 Zuschauerinnen und Zuschauern mehr Platz als das Bökelberg-Stadion, in dem das Team bis dato seine Gegner empfing.
Und auch im Hintergrund veränderte sich etwas: Die Borussia entschied sich für die E-Mail-Archivierung mit EASY for Exchange – und wurde selbst zu einem treuen Fan der Lösung.
Borussia Mönchengladbach ist Fan von EASY
Gut eineinhalb Jahre dauerten die Bauarbeiten am Stadion im Borussia-Park. Am 30. Juli 2004 gaben sich der FC Bayern München und der AS Monaco die Ehre und traten zu einem Einweihungsturnier gegen die Gastgeber an. Der sportliche Betrieb war also aufgenommen – und nicht nur er: Denn mit dem Team war die komplette Verwaltung von Borussia Mönchengladbach in das neue Stadion umgezogen. Während die Sportler auf frischem Grün aufliefen, bezogen die vielen Kolleginnen und Kollegen im Hintergrund ebenfalls neue Arbeitsplätze.
Klar, dass bei einem Neubauprojekt wie diesem die komplette technische Infrastruktur neu aufgesetzt wird – inklusive der Server und der IT. Diese hatte die Borussia daher frühzeitig geprüft und kam zu dem Schluss: Eine E-Mail-Archivierung war dringend nötig.
“Bis zum Umzug ins neue Stadion nutzten wir die Bordmittel von Outlook, um unsere E-Mails zu archivieren“, erinnert sich IT-Leiter Frank Fleissgarten. Im Grunde funktionierte das auch gut. Doch wie immer, wenn komplette Architekturen ausgetauscht werden, stellte sich die Frage der langfristigen Zukunftsfähigkeit. „In den Gesprächen mit dem Dienstleister, der unsere Serverarchitektur neu aufbaute, kristallisierte sich vor dem Hintergrund des steigenden E-Mail-Aufkommens und der anwachsenden Datenbanken immer mehr heraus, dass die Archivierung in Outlook bzw. von PST-Archiven aus Outlook mit der Zeit zu Performance-Problemen führen würde. Uns war klar, dass die Recherche mit der Zeit schwieriger werden würde. Außerdem war bereits 2004 absehbar, dass das Thema rechtssichere Archivierung immer mehr an Bedeutung gewinnen würde“, so Fleissgarten.
Die Lösung läuft einfach. Sie verursacht keinen zusätzlichen Aufwand, sie ist selbsterklärend und wir haben das gute Gefühl, dass unsere E-Mails jederzeit rechtssicher archiviert und auffindbar sind.
Frank Fleissgarten,
IT-Leiter
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Die Lösung läuft einfach
Als der Fußballverein Borussia Mönchengladbach gegründet wurde, steckte das Telefon noch in den Kinderschuhen. Brief und Telegramm deckten die schriftliche Kommunikation ab. Das war im Jahr 1900, lange vor Internet, E-Mail und mobilen Geräten. Heute zählt der Bundesligist – Vereinsfarben Schwarz, Weiß, Grün – mehr als 94.000 Mitglieder und arbeitet daran, an die großen Erfolge der 1970er-Jahre anzuknüpfen. Alle fünf Meistertitel errang die Fohlen-Elf in dieser Dekade – ebenso wie zwei von insgesamt drei Pokalsiegen und zwei UEFA-Cup-Titel.
Die Entscheidung für ein leistungsfähiges Archiv, das der wachsenden Flut von E-Mails Herr wird, lag nahe. Und die Lösung selbst ebenso. Nach dem Umzug ins neue Stadion brachte der Dienstleister, der den Aufbau der IT-Infrastruktur verantwortete, den Namen easy ins Spiel und empfahl eine Lösung von easy als die beste Lösung im Markt. Die Borussia informierte sich und schon bald erhielt easy den Zuschlag. „Wir versprachen uns davon eine reibungslose Einführung und eine ebenso reibungslose Integration in den Alltag unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, erklärt Fleissgarten rückblickend.
Im Oktober 2005 erwarb Borussia Mönchengladbach das Archiv in einer Anfangskonfiguration mit zunächst 100 Postfächern. Kürzeste Zeit später war die Lösung ausgerollt und verrichtete im Hintergrund verlässlich ihren Dienst.
„Das beste Kompliment, das man einer Archivierungslösung machen kann, ist, dass sie ihre Arbeit quasi unbemerkt verrichtet. Für easy können wir das hundertprozentig sagen. Die Lösung läuft einfach. Sie verursacht keinen zusätzlichen Aufwand, sie ist selbsterklärend und wir haben das gute Gefühl, dass unsere E-Mails jederzeit rechtssicher archiviert und auffindbar sind“, so Fleissgarten. Trotz des großen Datenvolumens arbeitete das System stets stabil und performant. Die Datenlast der Server wurde reduziert und alle gesetzlichen Vorgaben für die Datenaufbewahrung unter Wahrung des Datenschutzes der einzelnen Outlook-Anwenderinnen und -Anwender wurden eingehalten.
Kein Wunder also, dass Borussia Mönchengladbach easy auch im Jahr 2015 die Treue hielt. Elf Jahre nach dem erstmaligen Start von easy schaute sich Borussia Mönchengladbach erneut auf dem Markt um. Ein Grund: In der Zwischenzeit war die Anzahl der Postfächer auf 130 gewachsen. Es galt, zusätzliche Lizenzen zu erwerben und viele neue Kolleginnen und Kollegen mit dem System vertraut zu machen, denn weiteres Wachstum war absehbar. Die Borussia wollte wissen, ob sie mit easy noch optimal aufgestellt war und sich auf der Höhe der Zeit bewegte. Dabei entdeckte sie easy for exchange.
„Bei unserer Wettbewerbsanalyse sind wir auf die neueste Version von easy for exchange gestoßen. Und nachdem wir die Lösung kurz studiert hatten, stand für uns fest: Das ist die richtige Archivlösung für uns“, so Christopher Houben, Fachinformatiker für Systemintegration bei Borussia Mönchengladbach.
Er war intern für das Upgrade auf EASY for Exchange verantwortlich. „Wir haben im Zuge einer Domänenmigration die neue Version von EASY eingeführt. Die Umstellung verlief reibungslos.“ Im März 2015 fand ein Workshop zur Einführung statt. Im August implementierten EASY Consultants und die interne IT der Borussia die Lösung innerhalb von zwei Tagen. Die weiche Migration der Postfächer konnte anlaufen. „Zwischen Mitte und Ende 2015 haben wir die Nutzerinnen und Nutzer nach und nach auf das neue Archiv umgestellt – rund 2,5 Terabyte Archivvolumen, völlig problemlos.“ Und vor allem ohne externe Hilfe. Houben sagt: „Wir erhielten vom EASY Support eine Anleitung zur Einrichtung von Postfächern – mit diesem Dokument konnten wir alles in Eigenregie erledigen.“ Ein weiterer dicker Pluspunkt: die stets kundenorientierte und zeitnahe Reaktion durch das EASY Consulting und den EASY Support.
220 lizenzierte Postfächer archiviert Borussia Mönchengladbach seit Anfang 2016 mit der aktuellsten Version von EASY for Exchange. Die Nutzerinnen und Nutzer kommen nun in den Genuss zusätzlicher und nützlicher Funktionen. Vor allem fiel ihnen positiv auf, dass die Funktionen von EASY for Exchange nun direkt in Outlook zur Verfügung stehen. „Früher lief alles über Formulare. Das war nicht so nutzerfreundlich. In der aktuellen Version funktioniert die Archivsuche über ein Add-in in Outlook, was für User deutlich einfacher ist und Zeit spart“, so Houben.
Mit der Suchfunktion von EASY lassen sich sogar Informationen in Anhängen finden. Die gleichzeitige Suche in archivierten und nicht archivierten E-Mails sowie in mehreren Archivpostfächern parallel ist ebenfalls möglich. Damit nicht genug, stellt die Vorschau sowohl archivierte E-Mails als auch ihre Anhänge dar. Und mobile Anwenderinnen und Anwender können archivierte E-Mails einfach mit ihrem Notebook synchronisieren.
„Der Erfolg dieses Projekts basiert neben einer guten Implementierung und dem zuverlässigem Support auch auf einer durch und durch von Vertrauen und Kundenorientierung geprägten Zusammenarbeit“, so Christoph Köhne, Account Manager für Borussia Mönchengladbach bei EASY.
Aber auch die Lösung selbst hat Borussia Mönchengladbach völlig überzeugt. Der Fußballverein kann alle Anforderungen erfolgreich abbilden, das Upgrade ging schnell und reibungslos über die Bühne. „Wir würden uns jederzeit wieder für EASY for Exchange entscheiden“, lautet das klar positive Fazit von IT-Leiter Frank Fleissgarten.
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