Branche › Handel
Dokumentenprozesse im Handel
Ob Eingangsrechnungsverarbeitung, Archivierung oder die standortübergreifende Verwaltung von Geschäftsdokumenten: Mit easy software digitalisieren Handelsunternehmen ihre Dokumentenprozesse effizient und skalierbar.
Steigende Rechnungsvolumina, mehr Standorte, neue Systeme – aber nicht mehr Personal. Im Handel wachsen die Anforderungen an die Dokumentenverwaltung schneller als die Kapazitäten. Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Personalunterlagen und Verträge müssen verarbeitet, geprüft und archiviert werden, oft über mehrere Standorte und Systeme hinweg. Die Lösungen von easy software unterstützen Handelsunternehmen dabei, diese Prozesse so zu strukturieren, dass sie skalieren, regulatorische Anforderungen erfüllen und im Alltag zuverlässig funktionieren.
Typische Herausforderungen im Handel
Rechnungsvolumen wächst, Prozesse skalieren nicht mit
Mehr Belege, mehr Standorte, mehr Systeme – aber nicht mehr Personal. Ohne automatisierte Prozesse entstehen Rückstände, Freigaben verzögern sich und Skontoverluste häufen sich. easy software automatisiert den gesamten Rechnungseingangsprozess, von der Erfassung bis zur Freigabe.
Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente fehlt
Wer in einem Handelsunternehmen mit mehreren Filialen oder Niederlassungen arbeitet, kennt das Problem: Dokumente liegen auf lokalen Servern, in Aktenordnern oder auf einzelnen Arbeitsplätzen. Wer nicht vor Ort ist, kommt nicht ran – Freigaben hängen an Anwesenheit statt an Berechtigung. easy software ermöglicht standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente, mit klaren Berechtigungen.
Archivierung aus dem laufenden System heraus
Belege, die im ERP oder an der Kasse entstehen, müssen revisionssicher archiviert werden, ohne dass die Mitarbeitenden jeden Beleg manuell ablegen. Gerade bei hohem Transaktionsvolumen, wie im Direktvertrieb oder Filialgeschäft, ist manuelle Archivierung keine skalierbare Option. easy software archiviert Dokumente automatisch im Hintergrund, direkt aus dem laufenden ERP-Prozess.
Fehlende Transparenz in Freigabe- und Rechnungsprozessen
Wer hat die Rechnung aktuell in Bearbeitung? Welche Freigabe steht noch aus? Und warum wurde ein Vorgang noch nicht gebucht? In vielen Handelsunternehmen fehlt ein zentraler Überblick über den Bearbeitungsstatus von Rechnungen und Dokumenten. Dadurch entstehen Rückfragen, Suchaufwände und unnötige Verzögerungen. easy software schafft Transparenz über den gesamten Prozess. Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände und offene Aufgaben sind jederzeit nachvollziehbar, sodass Freigaben schneller erfolgen und Engpässe frühzeitig erkannt werden können.
Typische Anwendungsfälle im Handel
Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit easy invoice
Eingangsrechnungen kommen per Post, E-Mail oder Peppol. easy invoice erfasst sie automatisch, liest relevante Daten aus und leitet sie in den richtigen Freigabe-Workflow mit Abgleich gegen die Bestellung im ERP. Freigaben erfolgen digital, standortunabhängig und ohne Medienbruch. Das Ergebnis: deutlich kürzere Durchlaufzeiten, keine Skontoverluste und messbar weniger manueller Aufwand in der Buchhaltung.
Archivierung von Transaktionsdaten im Filialvertrieb mit easy archive
In Handelsunternehmen mit hohem Transaktionsvolumen etwa an Filialkassen, in Lieferfahrzeugen und im Online-Shop entstehen täglich Millionen von Belegen. easy archive übernimmt die Archivierung automatisch im Hintergrund, sobald die Transaktion abgeschlossen ist. Die Belege sind revisionssicher gespeichert, GoBD-konform und über die SAP-Oberfläche direkt abrufbar, ohne separate Ablage durch Mitarbeitende.
Transparente Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse mit easy invoice
In vielen Handelsunternehmen durchlaufen Rechnungen mehrere Prüf- und Freigabestufen. Fehlt die Transparenz über Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände, entstehen Rückfragen, Verzögerungen und vermeidbare Skontoverluste. easy invoice bildet Prüf- und Freigabeprozesse digital ab und macht jederzeit nachvollziehbar, wer einen Vorgang bearbeitet, welche Schritte bereits abgeschlossen wurden und wo Handlungsbedarf besteht. Eskalationen und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Rechnungen fristgerecht geprüft und freigegeben werden.
Wie die Lösungen von easy software den Handel unterstützen
easy software bündelt die relevanten Lösungen für dokumentenintensive Prozesse im Handel – von der automatisierten Eingangsrechnung bis zur digitalen Personalakte. Jede Lösung ist einzeln einsetzbar und lässt sich mit den anderen kombinieren. Alle Lösungen integrieren sich in bestehende Handels-ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics.
Referenzen
Handelsunternehmen, die easy software vertrauen
„Mit easy invoice for SAP verarbeiten wir sämtliche Eingangsrechnungen einheitlich, transparent und vollautomatisch. Das spart Zeit und Geld. Und verschafft den Kollegen in der Buchhaltung Freiräume für andere Aufgaben.“
SSI Schäfer Shop verarbeitet rund 800 Eingangsrechnungen täglich vollautomatisch ins SAP-ERP – mit easy invoice for SAP.
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„Das eigentliche Projekt mit der Migration der Daten und der Transformation und Abstimmung aller prozesse hat etwa ein knappes halbes Jahr gedauert. Der größte Erfolg ist, wenn keiner bemerkt, dass etwas verändert wurde.“
ECE migrierte das SAP-Dokumentenarchiv von On-Premises in die Cloud – mit easy archive, ohne Betriebsunterbrechung.
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„Mittlerweile haben wir uns zu 99,9 % vom Papier und der Papierablage verabschiedet. Das bedeutet, von den 20 bis 30 Metern Ablage im Jahr sind heute vielleicht noch 5 Ordner mit Akten übriggeblieben, die bei uns noch in Papierform abgelegt werden.“
Wein Wolf optimiert mit easy archive und easy invoice den Rechnungsworkflow und nutzt Skontofristen zuverlässig.
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Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung im Handel
Wie lässt sich die Eingangsrechnungsverarbeitung im Handel skalieren, wenn das Belegvolumen wächst?
Der Schlüssel zur Skalierung liegt in der Automatisierung des gesamten Prozesses – von der Erfassung bis zur Freigabe. easy invoice erfasst Eingangsrechnungen automatisch, kann sie gegen Bestellungen im ERP abgleichen und leitet sie in konfigurierbare Freigabe-Workflows. Das bedeutet: mehr Belege ohne mehr Personal. SSI Schäfer Shop verarbeitet heute rund 800 Rechnungen täglich auf diese Weise – vollautomatisch, direkt aus SAP heraus.
Welche Dokumente müssen im Handel GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden?
Grundsätzlich alle steuerlich relevanten Unterlagen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Verträge und Buchungsbelege. Die GoBD verlangen, dass diese Dokumente unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar archiviert sein müssen. easy archive unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung dieser Anforderungen und ist nach IDW PS 880 geprüft – für Handelsunternehmen aller Größen.
Wie bekommen Mitarbeitende im Handel standortunabhängig Zugriff auf Geschäftsdokumente?
Über eine cloudbasierte Archivlösung mit feingranularem Berechtigungskonzept. Mit easy archive und easy DMS können Mitarbeitende von jedem Standort aus auf die freigegebenen Dokumente zugreifen – über den Browser oder direkt aus dem ERP-System. Zugriffsrechte werden zentral gesteuert, sodass jeder Mitarbeitende nur das sieht, was für seine Rolle relevant ist.
Welche DMS-Lösung eignet sich für mittelständische Handelsunternehmen mit SAP-Integration?
easy software bietet zertifizierte SAP-Add-ons, die sich direkt in die SAP-Oberfläche integrieren – ohne separate Oberfläche für die Mitarbeitenden. Dokumente können aus SAP heraus archiviert und abgerufen werden, Workflows laufen direkt im gewohnten System. Zahlreiche Handelsunternehmen, darunter SSI Schäfer Shop und ECE, betreiben ihre Dokumentenprozesse auf diese Weise.
Wie lässt sich ein SAP-Dokumentenarchiv in die Cloud migrieren, ohne den laufenden Betrieb zu stören?
easy archive unterstützt einen hybriden Migrationspfad: Während der Übergangsphase laufen die alte On-Premises-Umgebung und die neue Cloudlösung parallel – sodass alle historischen Dokumente weiterhin erreichbar bleiben und der Betrieb nahtlos weiterläuft. Nach abgeschlossener Migration sind alle Dokumente in der Cloud verfügbar, die SAP-Integration bleibt vollständig erhalten. ECE hat diesen Weg erfolgreich beschritten.
