Branche › Industrie
Dokumentenprozesse in der Industrie
Ob Eingangsrechnungen, Qualitätsdokumente oder Lieferantenverträge: Mit easy software digitalisieren Industrieunternehmen ihre Dokumentenprozesse effizient und skalierbar.
In Fertigungs- und Produktionsunternehmen entstehen täglich Dokumente in großer Menge – Bestellvorgänge, Eingangsrechnungen, Wartungsprotokolle, Qualitätsdokumente, Verträge. Sie entstehen in verschiedenen Abteilungen, auf verschiedenen Systemen und müssen trotzdem revisionssicher zusammengeführt und abrufbar sein. easy software begleitet Industrieunternehmen dabei, diese Prozesse zu strukturieren, zu digitalisieren und langfristig skalierbar zu machen.
Typische Herausforderungen in der Industrie
Rechnungen hängen im Freigabeprozess
Eingangsrechnungen kommen per Post, E-Mail oder EDI – aus verschiedenen Quellen, in verschiedenen Formaten. Ohne strukturierten Workflow weiß die Finanzbuchhaltung nicht, wo eine Rechnung gerade liegt. Ist der zuständige Prüfer krank oder auf Dienstreise, bleibt die Rechnung liegen – mit allen Konsequenzen für Zahlungsfristen und Skonti. easy software leitet Rechnungen automatisch in den richtigen Freigabe-Workflow, mit Eskalationsroutinen bei Verzögerungen.
Dokumente wandern durch Abteilungen – und gehen verloren
Wenn ein physisches Dokument von der Arbeitsvorbereitung in den Einkauf und weiter in die Buchhaltung wandert, existiert es nur einmal. Wer es gerade nicht hat, kann nicht damit arbeiten. Dokumente werden gesucht, sind nicht auffindbar oder tauchen an der falschen Stelle wieder auf – ein strukturelles Problem, das mit wachsender Unternehmensgröße nicht besser wird. easy software zentralisiert alle Dokumente an einem Ort, mit standortunabhängigem Zugriff und klaren Berechtigungen.
GoBD-konforme Archivierung ist aufwändig und fehleranfällig
Fertigungsunternehmen unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten – für Buchhaltungsbelege, aber je nach Branche auch für Produktionsprotokolle, Qualitätsdokumentationen und Liefernachweise. Eine sachgemäße Archivierung in Papierform oder auf lokalen Laufwerken ist fehleranfällig und bei Prüfungen riskant. easy software archiviert Dokumente automatisch aus dem ERP heraus, revisionssicher und jederzeit prüfungsbereit.
Verträge liegen verteilt in Abteilungen und Ordnern
In einem Industrieunternehmen gibt es Lieferantenverträge, Wartungsverträge, Dienstleistungsverträge – verwaltet von verschiedenen Abteilungen, abgelegt auf unterschiedlichen Servern, ohne einheitliche Struktur. Fristen werden verpasst, Verträge verlängern sich automatisch, und niemand hat den vollständigen Überblick. easy software bringt alle Verträge an einen zentralen, durchsuchbaren Ort, mit automatischer Fristenüberwachung.
Typische Anwendungsfälle in der Industrie
Digitaler Rechnungseingang mit easy invoice
Rechnungen aus verschiedenen Quellen werden von easy invoice automatisch erfasst und in den richtigen Freigabe-Workflow geleitet. Rechnungen, die über definierten Beträgen liegen, werden automatisch an weitere Instanzen weitergeleitet, inklusive Eskalationsroutinen. Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, keine Skontoverluste und klare Verantwortlichkeiten.
GoBD-konforme Langzeitarchivierung mit easy archive
easy archive archiviert Dokumente automatisch beim Abschluss eines Vorgangs im ERP, ohne manuelle Eingriffe. Das Archiv ist revisionssicher, GoBD-konform und direkt aus der ERP-Oberfläche heraus abrufbar. Auch nach Jahren sind alle Dokumente vollständig und unveränderbar vorhanden.
Zentrales Vertragsmanagement mit easy contract
easy contract bringt alle Verträge an einen zentralen, durchsuchbaren Ort – weltweit verfügbar für international tätige Industrieunternehmen, die bisher mit unterschiedlichen lokalen Systemen und aufwändigen Abstimmungsprozessen arbeiten. Fristen werden automatisch überwacht, zuständige Personen rechtzeitig erinnert. Eine integrierte Übersetzungsfunktion stellt sicher, dass alle Beteiligten Verträge in ihrer bevorzugten Sprache verstehen – das reduziert Verhandlungszeiten erheblich.
Wie die Lösungen von easy software die Industrie unterstützen
Für jede dieser Herausforderungen hat easy software eine passende Lösung. Das Portfolio deckt den gesamten dokumentenintensiven Alltag in Fertigungs- und Produktionsunternehmen ab – vom Rechnungseingang bis zum Vertragsmanagement. Jede Lösung ist einzeln einsetzbar und lässt sich mit den anderen kombinieren. Alle integrieren sich in bestehende ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder Oracle.
easyarchive
Belege und Dokumente GoBD-konform archivieren – automatisch aus dem laufenden ERP-Prozess heraus, ohne manuelle Ablage. Im Industrieumfeld zählen dazu auch branchenspezifische Dokumententypen: Produktionsprotokolle und Qualitätskontrollberichte gemäß GMP-Richtlinien, Sicherheitsdatenblätter und Risikobewertungen nach REACH-Verordnung sowie Rückruf- und Wartungsdokumentationen in der Automobilindustrie.
Referenzen
Industrieunternehmen, die easy software vertrauen
„Für uns war es naheliegend, für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung auf easy software zuzugehen, da wir schon das Archiv von easy hatten.“
Adam Hall setzt easy archive, easy invoice und easy contract ein. Skonti werden zuverlässig genutzt, zehntausende Seiten Papier jährlich eingespart.
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Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung in der Industrie
Wie verhindert ein Fertigungsunternehmen, dass Rechnungen im Freigabeprozess hängenbleiben?
Der entscheidende Hebel ist ein klar definierter digitaler Freigabe-Workflow mit automatischen Eskalationsroutinen. easy invoice leitet Rechnungen automatisch an die zuständigen Prüfer weiter – und eskaliert, wenn eine Rechnung zu lange wartet. Überschreitet eine Rechnung einen definierten Betrag, werden automatisch weitere Freigabeinstanzen eingebunden. So ist zu jedem Zeitpunkt klar, wo eine Rechnung liegt und wer sie als nächstes bearbeiten muss – unabhängig davon, ob jemand im Urlaub oder auf Dienstreise ist.
Wie lässt sich Vertragsmanagement in einem Industrieunternehmen mit mehreren Abteilungen zentralisieren?
Mit easy contract werden alle Verträge – Lieferanten-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge – unabhängig von der Abteilung an einem zentralen, vollständig durchsuchbaren Ort abgelegt. Ein feingranulares Berechtigungskonzept stellt sicher, dass jede Abteilung nur die für sie relevanten Verträge sehen und bearbeiten kann. Fristen werden automatisch überwacht und die zuständigen Personen rechtzeitig erinnert. Adam Hall hat diesen Weg gewählt und verwaltet damit unternehmensübergreifend alle Verträge an einem Ort.
Wie sorgen Produktionsunternehmen für GoBD-konforme Langzeitarchivierung ihrer Geschäftsdokumente?
GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, jederzeit lesbar und innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar sein müssen. easy archive erfüllt diese Anforderungen und ist nach IDW PS 880 geprüft. Die Archivierung erfolgt automatisch – direkt aus dem ERP-Prozess heraus, ohne manuelle Eingriffe. Das gilt für klassische Buchhaltungsbelege ebenso wie für branchenspezifische Dokumententypen in der Pharma-, Chemie- oder Automobilindustrie.
Welche DMS-Lösung eignet sich für Industrieunternehmen mit Microsoft Dynamics oder SAP?
easy software bietet zertifizierte Integrationen für SAP und Microsoft Dynamics. Dokumente können direkt aus der ERP-Oberfläche heraus archiviert und abgerufen werden – ohne separate Oberfläche und ohne manuelle Datenübertragung. Loparex hat diese Integration mit Oracle Financials umgesetzt, Adam Hall sowie Schone und Bruns mit Microsoft Dynamics.
Wie reduziert ein Industrieunternehmen den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung?
Der größte Hebel liegt in der Automatisierung des gesamten Eingangsrechnungsprozesses – von der Erfassung bis zur Buchung. easy invoice übernimmt die automatische Erkennung, Klassifizierung und Weiterleitung von Rechnungen, gleicht sie gegen Bestellungen im ERP ab und reduziert so den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erheblich. Mitarbeitende können sich auf Ausnahmen konzentrieren, statt jeden Beleg manuell anzufassen. Bei Adam Hall hat das nicht nur Zeit gespart, sondern auch zehntausende Seiten Papier jährlich reduziert.
