Branche › Logistik
Dokumentenprozesse in der Logistik
Ob Eingangsrechnungen, Fracht- und Lieferdokumente oder digitale Reklamationsprozesse: Mit easy software digitalisieren Logistikunternehmen ihre Dokumentenprozesse effizient und skalierbar.
In Logistikunternehmen entstehen Dokumente überall: in der Zentrale, beim Fahrer, beim Kunden, im Lager. Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Reklamationsakten und Personalunterlagen müssen zusammengeführt, revisionssicher archiviert und jederzeit abrufbar sein. easy software begleitet Logistikunternehmen dabei, diese verteilt entstehenden Dokumente in strukturierte, digitale Prozesse zu überführen.
Typische Herausforderungen in der Logistik
Rechnungen hängen an verschiedenen Standorten fest
Wenn Rechnungsprüfer und Buchhaltung an verschiedenen Standorten sitzen, stockt der Freigabeprozess. Ohne digitalen Workflow wandern Rechnungen per Post oder E-Mail durch Abteilungen, Zahlungsfristen drohen zu verstreichen und Skontoverluste entstehen. easy software digitalisiert den Freigabeprozess vollständig, standortunabhängig und mit automatischen Eskalationsroutinen.
Reklamationsprozesse sind langsam und papiergebunden
Kommt es zu einer Reklamation, beginnt oft eine aufwendige Suche nach Informationen. Vorfallberichte, Fotos und Korrespondenz liegen verteilt in Papierakten, E-Mails oder einzelnen Systemen. Bearbeitungsstände sind nicht transparent, Fristen geraten aus dem Blick und Kunden warten unnötig lange auf eine Rückmeldung. easy software bildet den gesamten Reklamationsprozess digital ab, von der Meldung bis zur abgeschlossenen Akte.
Dokumente entstehen mobil und müssen trotzdem ins System
Belege, die im Fahrzeug, auf der Baustelle oder beim Kunden entstehen, müssen ins zentrale System. Ohne automatisierte Übergabe entsteht ein Medienbruch, der manuelle Nacharbeit erfordert und Fehler produziert. easy software verbindet mobile Belegerfassung mit zentraler Archivierung, ohne Medienbruch.
Personalverwaltung für eine dezentrale Belegschaft
Logistikunternehmen beschäftigen Mitarbeitende an vielen Standorten, oft mit wechselnden Schichten und hoher Fluktuation. Eine dezentrale, papierbasierte Personalverwaltung kostet HR-Teams unverhältnismäßig viel Zeit für Routineaufgaben. easy software digitalisiert die Personalakte und entlastet HR durch Self-Services für Mitarbeitende.
Typische Anwendungsfälle in der Logistik
Digitaler Rechnungseingang bei dezentralen Teams mit easy invoice
Eingangsrechnungen werden von easy invoice automatisch erfasst und in den richtigen Freigabe-Workflow geleitet, unabhängig davon, wo Prüfer und Buchhaltung sitzen. Das Ergebnis: keine hängengebliebenen Rechnungen, keine Skontoverluste, klare Verantwortlichkeiten.
Digitale Reklamationsakte im Entsorgungsbetrieb mit easy DMS
Wenn ein Fahrer einen Vorfall meldet, erstellt das System automatisch eine digitale Vorfallakte mit allen relevanten Informationen. Das vorbereitete Kundenanschreiben ist direkt dabei. Der gesamte Reklamationsprozess läuft digital ab, ohne Medienbruch und ohne manuelle Nacharbeit.
Automatisierung des Importgeschäfts per Workflow mit easy DMS
Papierakten und verteilt abgelegte Importdokumente werden durch easy DMS in strukturierte, elektronische Workflows überführt. Alle Importvorgänge sind zentral abrufbar, Prozesse werden nachvollziehbar und die Abteilung gewinnt Kapazität für wertschöpfende Aufgaben.
Wie die Lösungen von easy software die Logistik unterstützen
Für jede dieser Herausforderungen hat easy software eine passende Lösung. Das Portfolio deckt den gesamten dokumentenintensiven Alltag in Logistik- und Transportunternehmen ab – vom Rechnungseingang bis zur digitalen Personalakte. Alle Lösungen lassen sich einzeln einsetzen und miteinander kombinieren und nahtlos in bestehende ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics oder SAP integrieren.
easyarchive
Dokumente und Belege GoBD-konform archivieren, automatisch aus dem laufenden System heraus. Im Logistikumfeld zählen dazu auch branchenspezifische Dokumententypen: Frachtbriefe, Passagierlisten und Sicherheitsprüfungen gemäß Luftverkehrsgesetz und Seeschifffahrtsgesetz sowie Fahrtenbücher, Ladelisten und Wartungsprotokolle nach Straßenverkehrsrecht.
Referenzen
Logistikunternehmen, die easy software vertrauen
„Die jüngste Herausforderung betraf BÜCHL speziell als Entsorgungsbetrieb, doch auch andere Logistikbetriebe werden das Problem kennen: Reklamationen.“
BÜCHL hat mit easy DMS einen vollautomatischen Reklamationsprozess geschaffen, der bei jeder Meldung automatisch eine digitale Vorfallakte erstellt.
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Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung in der Logistik
Wie kann ein Logistikunternehmen seine Dokumentenprozesse effizienter gestalten?
Der erste Schritt ist, die Prozesse zu identifizieren, in denen Dokumente manuell weitergereicht, per E-Mail versendet oder in Papierform abgelegt werden. easy DMS überführt diese Abläufe in strukturierte, elektronische Workflows. MSC hat diesen Weg für seine gesamte Importabteilung beschritten und dabei nicht nur Papier eliminiert, sondern Prozesse nachvollziehbar und skalierbar gemacht.
Wie können Logistikunternehmen Eingangsrechnungen verarbeiten, wenn Buchhaltung und Rechnungsprüfer an verschiedenen Standorten sitzen?
Mit easy invoice werden Eingangsrechnungen automatisch erfasst und digital an die zuständigen Prüfer weitergeleitet, unabhängig von deren Standort. Freigaben erfolgen im System, ohne dass Dokumente physisch weitergereicht werden müssen. Eskalationsroutinen stellen sicher, dass keine Rechnung im Workflow hängenbleibt.
Wie lässt sich der Reklamationsprozess in einem Logistik- oder Entsorgungsbetrieb digitalisieren?
Mit easy DMS wird der gesamte Reklamationsprozess digital abgebildet. Sobald ein Fahrer einen Vorfall meldet, wird automatisch eine digitale Vorfallakte angelegt, inklusive aller relevanten Daten und eines vorbereiteten Kundenanschreibens. BÜCHL setzt diesen Prozess im laufenden Betrieb ein und hat damit die Bearbeitungszeiten erheblich reduziert.
Welche Dokumente müssen in der Spedition und Logistik revisionssicher archiviert werden?
Neben den klassischen Buchhaltungsbelegen unterliegen Logistikunternehmen branchenspezifischen Archivierungspflichten. Luftverkehrsgesetz und Seeschifffahrtsgesetz schreiben die Archivierung von Frachtbriefen, Passagierlisten und Sicherheitsprüfungen vor. Das Straßenverkehrsrecht verlangt die Aufbewahrung von Fahrtenbüchern, Ladelisten und Wartungsprotokollen. easy archive erfüllt diese Anforderungen und ist nach IDW PS 880 geprüft.
Welche DMS-Lösung eignet sich für Speditionen mit Microsoft Dynamics als ERP-System?
easy software bietet eine zertifizierte Integration für Microsoft Dynamics. Dokumente können direkt aus der Dynamics-Oberfläche heraus archiviert und abgerufen werden, ohne separate Oberfläche. Humbert hat diesen Weg gewählt und damit den gesamten Eingangsrechnungsprozess in die bestehende ERP-Landschaft integriert.
