Alles im Sinne des Kunden

mit ApiOmat von EASY

BKK Linde delegiert Kundenanliegen digital

Die BKK Linde (satzungsgemäß Betriebskrankenkasse Linde) ist eine bundesweit geöffnete Betriebskrankenkasse der gesetzlichen Krankenversicherung. Die Betriebskrankenkasse wurde im Jahre 1952 für die Belegschaft der Linde AG und deren Konzernbetriebe gegründet. Seit 2007 ist sie bundesweit für alle Versicherungsnehmer geöffnet. Als Betriebskrankenkasse ist die BKK Linde innerhalb des BKK Dachverbandes eigenständig.

 

Die BKK Linde zählt zu einer Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung. Mit Hauptsitz in Wiesbaden ist sie insgesamt an neun bundesweiten Standorten vertreten. Gegenwärtig beschäftigt die BKK Linde 240 Mitarbeiter, die sich um alle Anliegen rund um das gesundheitliche Wohl der rund 138 Tsd. Versicherten kümmern. Zur weiteren Ergänzung des Serviceangebots kooperiert die BKK Linde mit ausgewählten Partnern im Gesundheitswesen. Das Gesundheitsnetzwerk der BKK Linde ermöglicht ein Leistungsangebot über den gesetzlichen Rahmen hinaus.

Gerade im digitalen Zeitalter verändern sich Kundenbedürfnisse schneller denn je – und die BKK Linde will diesen Kundenbedürfnissen durch ihr Service-Angebot entsprechen. Der Kunde sieht im digitalen Raum keine Unterschiede mehr zwischen den einzelnen Kommunikationskanälen im privaten sowie zwischen seiner Versicherung. Er erwartet, dass er online sämtliche Standardtätigkeiten erledigen kann. Dieser Einsicht folgend, hat die BKK Linde ihren Kunden in einem ersten Schritt die Übermittlung von Krankmeldungen oder Rechnungen, des gesamten Schriftverkehrs sowie das Anfordern der Mitgliedsbescheinigung oder der elektronischen Gesundheitskarte ermöglicht.

 

Den technischen Dreh- und Angelpunkt zur Realisierung dieser kundenseitigen Anforderungen bildet der EASY ApiOmat. Die Entscheidung für EASY ApiOmat fiel aus dem Grund, da jener die flexible Basis für die erwähnten gegenwärtigen, aber auch zukünftigen Anforderungen darstellt.

Weitere Projektinformationen

Ganz gleich, über welches Gerät das jeweilige Kundenanliegen frontendseitig abgebildet werden soll – Multi-Experience für den Support aller Frontend-Kanäle lassen sich mit dem EASY ApiOmat genauso zügig realisieren wie die backendseitige Anbindung verschiedener Systeme. Ebenso gehören die adaptive Integration von Legacy-IT mit NewTech wie auch IT Governance für den EASY ApiOmat zur Pflicht und damit zum Standard.

Bereits 2015 hat sich die BKK Linde mit dem Launch der Service App diesen Herausforderungen gestellt. Aufgrund der positiven Kundenresonanz hat die BKK Linde weitere Folgeprojekte initiiert und umgesetzt. Auch konnte die BKK Linde mit dem EASY ApiOmat adäquat auf die gesellschaftliche Herausforderung des Jahres 2020 – der SARS-CoV-2-Pandemie – reagieren.

Mit der Service App von BKK Linde können Versicherte Kundendaten nun auf allen Kanälen unter Berücksichtigung der Datenschutznorm zur Verfügung stellen. Der Versicherte kann selbst entscheiden, wann und wo er die Daten erbringt.

Über die Service-App kommen die Kunden der BKK Linde nun unter anderem in den Vorteil, die Patientenquittung anzufordern; die Patientenquittung dokumentiert in Deutschland die bei einer ärztlichen oder psychotherapeutischen Behandlung erbrachten Leistungen. Dies ist insofern wichtig, da Mitglieder der Gesetzlichen Krankenkasse nicht automatisch erfahren, welche Leistungen der Arzt abrechnet und welche Kosten damit verbunden sind. Die Lösung der BKK Linde: Einmal via App angefordert, ruft der ApiOmat einen Service beim Managed Service Provider im IT-Markt der gesetzlichen Krankenversicherungen auf. Im Erfolgsfall gibt der Service die Patientenquittung aus – und die Service-App benachrichtigt den Kunden darüber automatisch per Push-Notifikation.

Natürlich bietet die Service-App der BKK Linde dem Kunden noch mehr Funktionen an. So lassen sich zum Beispiel Rechnungen zur Professionellen Zahnreinigung einfach via App übergeben. Die BKK Linde bietet ihren Versicherten einmal im Jahr eine kostenfreie professionelle Zahnreinigung (PZR) an. Einmal übermittelt, erfolgt die Überweisung der BKK Linde zeitnah.

Wohlwissend, dass nicht jeder Kunde ein Smartphone besitzt, bietet die BKK Linde darüber hinaus via Webformulare verschiedenste Self-Services an. Mit dem digitalen Familienfragebogen konnte die BKK Linde mit ApiOmat bereits eine nächste Etappe ihrer Digitalisierungsstrategie erfolgreich kundenzentrisch umsetzen. Weitere komplexe Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die „Erstattung von Auslandsrechnungen“ oder die „Klärung von Weiterversicherungen“, wurden bereits realisiert. Inzwischen stehen Kunden der BKK Linde über 20 Self-Service-Formulare zur Verfügung. Dabei genießt der Schutz sensibler Daten höchste Priorität. So sind alle Self-Service-Formulare direkt an den EASY ApiOmat angebunden; ohne Content-Management-System als Zwischendatenspeicher.

Was sich übersichtlich und einfach anhört, war es letztlich auch. Das Team der BKK Linde bestand aus insgesamt 6 Entwicklern fürs Front- und Backend. Besonders geschätzt während der Entwicklungszeit war der gewählte agile Entwicklungsansatz. Hier macht es der EASY ApiOmat den Entwicklern leicht, getreu dem Motto „dreimal wegwerfen ist besser, als einmal an Blödsinn festhalten“ zu verfahren. Schnelles Feedback zur Akzeptanz der Self-Services einzuholen, ist durch den EASY ApiOmat kein Problem. Und ebenso schnell können daraufhin vorgenommene Änderungen wieder in die Self-Services Produkte einfließen und das Produkt insgesamt verbessern.

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ApiOmat ermöglicht uns dieses exzellente, digitale Nutzererlebnis schnell und effizient bereitzustellen und gleichzeitig den hohen Ansprüchen des Sozialdatenschutzes passgenau gerecht zu werden.“

Robert Leubner
Head of Marketing, BKK Linde

Bei der BKK Linde: in 5 Tagen vom Entschluss bis zum praktischen Einsatz! Auf den Eintritt der Pandemie reagiert die BKK Linde Mitte März mit dem Entschluss, alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Eine nachvollziehbare Entscheidung mit weitreichenden praktischen Konsequenzen: Betrifft es dabei doch vor allen Dingen Mitarbeiter, deren Aufgabenbereich zu guten Teilen eben in der Bearbeitung von Kundenanliegen lag. Zuvor bearbeitete der Kundenbetreuer Anliegen persönlich im direkten Kundenkontakt, telefonisch oder über den Postweg. Wie und mit welchen Lösungen hat die BKK Linde diesen Schritt digital umgesetzt?

Vor Corona bestand kein direkter Anlass, sich Gedanken über einen digitalen Posteingang zu machen. Doch Corona änderte die Situation. So ersetzte die BKK Linde kurzerhand den papierbasierten Posteingang ebenso wie das direkte Kundengespräch durch digitale Prozesse – und delegierte alle Anliegen automatisiert an zuständige Kundenbetreuer. Da die BKK Linde mit dem EASY ApiOmat bereits digital gut aufgestellt ist, konnte sie dieses Vorhaben zügig realisieren.

Die zentrale Aufgabe des digitalen Posteingangs besteht darin, Kunden einen „virtuellen Briefschlitz“ bereitzustellen. Zwei besondere Herausforderungen dabei: Einerseits gilt es, auch nachgelagerte Bearbeitungsprozesse zu automatisieren, sodass die Kundenanliegen zum Kundenbetreuer gelangen. Schließlich befinden sich die Kundenbetreuer im Homeoffice. Andererseits erweisen sich die mit den Kundenanliegen verbundenen Informationen als datenschutzrechtlich besonders schützenswert.

Platziert wurde der digitale Postservice zum einen auf der Website der BKK Linde wie auch in deren Service-App. Allein ein Web-Formular zum Versenden von Dokumenten auf einer Website aufzubauen, wäre nicht der Rede wert – hier liegt die Challenge doch in der Verteilung der Kundenanliegen an die sich im Homeoffice befindlichen Kundenbetreuer. Die Lösung: Die über den digitalen Posteingang „eingeworfenen“ elektronischen Dokumente werden via HTTPS über die Website der BKK Linde dann über eine VPN-Verbindung direkt an das EASY ApiOmat-Backend weitergeleitet.

Dort angekommen, durchlaufen die Dokumente eine regelbasierte Prozedur – und genau hier extrahiert das Regelwerk die Informationen, die zur Weiterleitung an die zuständigen Kundenbetreuer nötig sind. Das EASY ApiOmat-Backend sortiert und klassifiziert nach Arbeitgeberbereich, Forderungs-, Versicherungssowie Leistungsmanagement – und bringt die Kundenanliegen auf ihren Weg zum Kundenbetreuer.

Dies gilt im Übrigen auch für Dokumente, die nach wie vor noch über den Postweg zur BKK Linde gelangen; an sie gilt es auch zu denken. Nur ist hier ein manueller Schritt nötig: Ein Mitarbeiter – allein auf weiter Flur – scannt die Dokumente ein und den Rest erledigt die eben beschriebene Prozedur; alle anderen Mitarbeiter befinden sich ja im Homeoffice.

Über 30.000 Kunden-Anliegen wurden so in den 3 darauffolgenden Monaten verarbeitet, weitergeleitet und bearbeitet – über verschiedene Standorte hinweg, alles zur vollsten Zufriedenheit der Kunden und mit bestem Schutz aller Beteiligten vor Corona. Wohlgemerkt: in fünf Tagen umgesetzt. Alles in allem rückt die BKK Linde ihre Kunden erfolgreich ins Zentrum der digitalen Services. Auch bei der Planung neuer digitaler Angebote stehen die Kundenbedürfnisse stets im Vordergrund, mögen sich diese auch noch so schnell ändern. Da die BKK Linde von Anfang an in Sachen technische Infrastruktur auf den EASY ApiOmat gesetzt hat, benötigt die Einführung neuer digitaler Dienstleistungen nur wenige Tage. Ebenso fließt das Kundenfeedback zu den neuen Services schnell ein und verbessert das Services-Produkt. Insofern zählt die BKK Linde zu einem der Glanzbeispiele für eine erfolgreiche, kundenorientierte Digitalisierung.

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