IHK Würzburg managt Mitarbeiterbewertungen mit
einer Lösung der EASY SOFTWARE AG

Vom Start weg gab es eine „digitale“ Unterstützung für die Führungskräfte, erinnert sich IT-Leiter Christian Maurer: „Zunächst haben wir das Beurteilungs-Management mit Microsoft Word abgebildet, später mit Excel. 2007 führten wir dann ein Portal ein, in dem Mitarbeiter Gehaltsbögen, Dienst- und Urlaubsanträge sowie eine Zeiterfassung fanden.

Seitdem haben wir das Beurteilungs-Management innerhalb des Portals abgebildet.“ Das Problem: Während Gehaltsbögen, Antragswesen und Zeiterfassung wie geplant funktionierten, erwies sich das Portal für das Beurteilungs-Management gleich aus mehreren Gründen als wenig praktikabel.

Ein Pferdefuß: Das Portal gab die Beurteilungsbögen nur innerhalb des Beurteilungszeitraums frei. Also zwischen 15. Dezember und 12. Februar. Wenn sich eine Führungskraft in den restlichen neun Monaten des Jahres wichtige Informationen für die Mitarbeitergespräche notieren wollte, geschah dies außerhalb des Portals. Und so führten die Führungskräfte in Zweitapplikationen, etwa wieder in Word oder Excel-Listen. Listen über Förderbedarf, Weiterbildungsideen, besondere Leistungen oder individuelles Fehlverhalten. Vor dem Beurteilungsgespräch galt es dann, die Informationen wieder zusammenzusuchen, um sich vorzubereiten. Damit nicht genug, ließ die Nutzerfreundlichkeit ebenfalls zu wünschen übrig. Christian Maurer: „Bisher musste man für die Mitarbeiterbeurteilung 25 Beurteilungspunkte abarbeiten. Das war im alten System eine Sisyphusarbeit, denn hierzu galt es, alle einzelnen Einträge von oben nach unten durch zu scrollen. Auf einer Seite, die nicht wirklich übersichtlich gestaltet war. Immer wieder gingen deshalb Support-Anfragen von den Führungskräften bei uns ein.“ Und schließlich gab es einen weiteren gewichtigen Grund, sich nach einer neuen Lösung umzuschauen: Das Altsystem arbeitete mit einer Sicherheitsbeschränkung. Nach drei Minuten ohne Nutzeraktivität erfolgte ein automatischer Logout. „Das ist absolut sinnvoll, wenn man sich im Bereich der Zeiterfassung oder im Antragswesen befindet. Aber in einem Mitarbeitergespräch, in dem man die einzelnen Bewertungspunkte miteinander durchgeht und bespricht, sind drei Minuten schnell vergangen. Die Folge war, dass man sich während eines solchen Gespräches mehrmals wieder in das System einloggen musste“, so Maurer.

Nach einem Jahr im Einsatz war klar: Ein Ersatz für die bestehende Portal-Lösung musste her. Für EASY als Umsetzungspartner sprach zum einen, dass das Unternehmen im Haus bereits bekannt war. Zum anderen standen einer solchen Zusammenarbeit keine bürokratischen Hürden im Weg. Denn da EASY Rahmenvertragspartner der IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung (IHK-GfI) ist – also des internen IT-Dienstleisters aller Handelskammern – war keine Ausschreibung nötig, um das Projekt mit EASY anzugehen. „Wir konnten uns also sofort an einen Tisch setzen und mit der Arbeit an der optimalen Lösung beginnen“, so Maurer. Auf Basis von EASY HR entstand so eine neue Portal-Lösung. Selbsterklärend sollte sie sein und für jede Führungskraft intuitiv nutzbar. „Wir haben die Bewertungspunkte auf zwölf reduziert, nach Themenbereichen geclustert und durch eine unterschiedliche Farbgebung voneinander abgegrenzt“, so Maurer. Außerdem schafften wir die Zeitbeschränkungen ab, so dass Führungskräfte nun sogar unterjährig an dem Bewertungsbogen arbeiten können und während eines Gesprächs nicht mehr.

Im Gegensatz zur Entstehungsgeschichte des ersten Portals, bezog man bei der Entwicklung der EASY Lösung frühzeitig die Führungskräfte mit ein. Sie konnten bereits beim Aufstellen des Pflichtenheftes Wünsche äußern. Die erste Version testeten die IT-Experten dann gemeinsam mit vier Führungskräften auf Herz und Nieren. Im Juni 2015 konnte das Beurteilungs-Management wie geplant online gehen – rechtzeitig für die turnusgemäßen Zwischengespräche mit den Mitarbeitern. Schulungen oder besondere Einweisungen für die 16 beurteilenden Führungskräfte waren nicht notwendig.

„Auf Basis einer Standardlösung von EASY ist es uns gemeinsam gelungen, das alte System nach einer Projektphase von gerade einmal vier Monaten mit einem maßgeschneiderten Tool abzulösen. Die Anwender waren vom ersten Moment an begeistert von der selbsterklärenden Oberfläche und der Einfachheit der Anwendung. Gleiches gilt übrigens für alle, die mit der technischen Umsetzung betraut waren. Die Einführung war völlig unproblematisch“, so Maurer. „Die Zusammenarbeit mit dem EASY Consultant und den Entwicklern ist sehr gut und nachhaltig.“

Bei aller Einfachheit macht die Lösung keine Kompromisse in Sachen Sicherheit. Denn natürlich musste die IHK Würzburg-Schweinfurt den Datenschutz berücksichtigen.

Das bisherige System übernahm für das Beurteilungs-Management automatisch die Vertretungsregelungen aus dem Antrags-Management. So hatten Vertreter von Führungskräften während deren Abwesenheit – etwa im Falle von Krankheiten oder Urlauben – theoretisch Zugriff auf die entsprechenden Bewertungsbögen. Mit dem neuen System ist das anders: Im laufenden Beurteilungszeitraum hat nun ausschließlich die bewertende Führungskraft Zugang, nach Abschluss der Beurteilung auch die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter.

Bei alldem ist das neue System zukunftsfähig. Schließlich steht das Personalwesen vor einer umfassenden Digitalisierung. Es muss in den kommenden Jahren effizienter werden – und dabei spielen automatisierte Workflows eine zunehmend wichtige Rolle. Nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch bei den Kammern. „Deswegen wird bei uns eine komplette HR-Suite kommen“, so Maurer. „Unsere neue EASY Lösung jedenfalls lässt sich zu einem späteren Zeitpunkt problemlos aufrüsten und um Workflows, digitale Personalakte und vieles mehr erweitern.

Die Menschen, die mit den entsprechenden Lösungen arbeiten, profitieren davon, weil neue Tools sie entlasten. Man sieht es ja an unserem Beurteilungs-Management: Niemand will das System mehr missen.“