KUNDENReferenz
wie Schill gmbh & co. kg die vertragsverwaltung mit easy zukunftssicher macht
Über Schill
GmbH &
Co. KG
Die 1948 gegründete Schill GmbH & Co. KG ist ein in dritter Generation geführtes Familienunternehmen. Unternehmenssitz ist in Fellbach bei Stuttgart, Produktionsstandort ist Laichingen auf der schwäbischen Alb.
Mit seinen 67 Mitarbeitenden zählt Schill zu einem weltweit führenden Spezialisten für die Herstellung von hochwertigen Kabeltrommeln für den B2B-Bereich, die weltweit in der Industrie, im E-Mobility-Bereich sowie im Audio-, Video- und Broadcast-Sektor zum Einsatz kommen.
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mehr transparenz im traditionsbetrieb
Ob im Rampenlicht, hinter der Bühne, in der Werkstatt oder auf dem Bau: Bei der Schill GmbH dreht sich – im wahrsten Sinne des Wortes – alles um intelligentes Kabelmanagement. Das familiengeführte Unternehmen hat sich in den fast 80 Jahren seines Bestehens mit der Entwicklung und Produktion von Kabeltrommel-Systemen in der ganzen Welt einen Namen gemacht. Hinter diesem Erfolg steht einerseits die Bodenständigkeit einer Qualitätsproduktion „Made in Germany“ und andererseits Offenheit für Innovationen und Erfindergeist: Zuletzt hat Schill einen Kabelaufroller mit integrierter Wallbox für die E-Mobility auf den Markt gebracht.
Mit der Zeit geht Schill auch bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Bereits vor Jahren hat Ingo Schill als geschäftsführender Gesellschafter in dritter Generation das Dokumentenmanagement mit easy archive digitalisiert.
Dann stand der Geschäftsführer vor einer weiteren klassischen Herausforderung: Die Modernisierung der Verwaltung von Verträgen. Über die Jahre waren die Dokumente über verschiedene Abteilungen, Server und physische Ordner verteilt. Mit der Einführung von easy contract hat das Unternehmen den Grundstein für ein digitales, standortunabhängiges Vertragsmanagement gelegt.
die ausgangslage: inselwissen und manueller aufwand
Bevor Ingo Schill den Prozess der Digitalisierung im Vertragsbereich anstieß, herrschte eine dezentrale Struktur.
“Die verschiedenen Bereiche und Abteilungen haben ihre Verträge erhalten und sie dann irgendwo auf Fileservern gespeichert”,
erinnert sich Schill.
Das führte nicht selten dazu, dass identische Dokumente an drei verschiedenen Orten lagerten – ohne Transparenz darüber, wer aktuell an welcher Version arbeitete oder wann kritische Fristen abliefen.
Besonders die Überwachung von Kündigungsfristen oder automatischen Verlängerungen gestaltete sich so sehr mühsam.
“Man musste sich immer Gedanken machen und mitdenken: Wann läuft ein Vertrag aus? Wann steht eine Vertragsverlängerung an?”,
so Schill.
In einem Betrieb mit zwei Standorten – Fellbach und Laichingen – erschwerte diese Arbeitsweise zudem den schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente.
vertrauen als basis der entscheidung für easy
Die Entscheidung für eine easy‑Lösung basierte auch auf den positiven Erfahrungen aus dem langjährigen Einsatz von easy archive sowie auf der hohen Zufriedenheit mit easy.
“Wir haben jahrelang sehr gut zusammengearbeitet. Es besteht ein Vertrauensverhältnis. Und da easy contract alle unsere technischen Anforderungen erfüllt hat, gab es für uns keinen Grund, den Partner zu wechseln”,
erklärt Ingo Schill.
Aus technischer Sicht war dabei wichtig, dass sich easy contract völlig autonom und ohne jede Einschränkung zusammen mit dem neu eingeführten Cloud-ERP-System Oxaion betreiben lässt. Da easy contract ebenfalls in der Cloud läuft, muss sich das mittelständische Unternehmen weder um den Betrieb noch um die Datensicherheit des Tools kümmern.
transparente, einfache nutzung und sichere ablage
Heute fungiert easy contract als „Single Source of Truth“ für alle rechtlich relevanten Dokumente bei Schill. Die Vorteile zeigen sich im täglichen Workflow: Durch die zentrale Speicherung finden die Mitarbeitenden alle Verträge in einer digitalen Ablage, ein Zugriff via VPN oder Citrix ist so jederzeit und von jedem Ort möglich. Das einfach einzurichtende Fristenmanagement erinnert alle betreffenden Personen automatisiert an auslaufende Verträge.
Dahinter steht ein fein einstellbares Berechtigungskonzept, das dafür sorgt, dass die sensiblen Vertragsdaten nur von einem definierten Personenkreis geöffnet und bearbeitet werden können. Dabei sind für jedes Vertragsdokument die Historie und der jeweilige Status genau einsehbar.
Ingo Schill schätzt an easy contract insbesondere die enorme Transparenz beim Umgang mit Verträgen. Das Thema Transparenz ist für die Schill GmbH aber auch aus einem weiteren Grund wichtig: Er betrifft den Aspekt der Datensicherheit und den Standort der Cloud. Als deutsches Unternehmen legt Schill großen Wert darauf, dass Daten nach europäischem Datenschutzrecht in deutschen Rechenzentren verarbeitet werden – ein klarer Pluspunkt für die Cloud-Lösung von easy, die auf Servern in Deutschland gehostet wird.
der faktor mensch: digitalisierung mit augenmaß
Beim Einsatz von easy contract im Unternehmensalltag hat es sich als praktisch herausgestellt, dass die Software in der Nutzung „sehr selbsterklärend ist“, wie Ingo Schill ausführt:
“Man wird durch die verschiedenen Schritte geführt, wie die Verträge, Vertragspartner und die internen Ansprechpartner angelegt werden. So kommen alle schnell mit dem Prozess zurecht, ohne ein spezielles Know-how haben zu müssen.”
Aus Erfahrung hat Ingo Schill bei der Einführung von easy contract auf ein vertrautes Muster zurückgegriffen, mit dem er im Unternehmen immer gut gefahren ist. Seine Strategie lautet: Klein anfangen, Erfolgserlebnisse erzeugen und dann weiter ausrollen. Dahinter steht die Erfahrung, dass Digitalisierung kein reines IT-Projekt ist, sondern „Arbeit mit Menschen“: In einem mittelständischen Unternehmen mit vielen langjährigen Mitarbeitern, die teils seit zwei Jahrzehnten mit Papier arbeiten, zahlt sich die proaktive Mitnahme der Mitarbeitenden besonders aus.
Konkret sah das so aus:
“Wir haben mit einem kleinen Team von drei Personen gestartet, um Erfahrungen zu sammeln”,
berichtet er. Die Skepsis gegenüber dem anfänglichen Mehraufwand bei der Datenerfassung wich schnell der Erkenntnis, dass die digitale Lösung echte Erleichterung bringt.
“Wenn Mitarbeiter sehen, dass ein Tool den täglichen Arbeitsaufwand vereinfacht, werden sie offener für weitere Digitalisierungsschritte.”
digitales vertragsmanagement als baustein der zukunft
easy contract ist für Schill in diesem Zusammenhang mehr als nur ein Tool für den Umgang mit Verträgen; es ist zugleich ein Baustein für die kommende digitale Zukunft. Das Unternehmen befindet sich mitten im Umstieg auf eine umfassende Cloud-Umgebung, inklusive ERP-Wechsel und Umstellung auf Office 365. Die positive Erfahrung mit dem Vertragsmanagement ist hier ein weiteres Element, um die Akzeptanz für weitere Digitalisierungsschritte im gesamten Betrieb zu erhöhen. Sogar der „Medienbruch“ bei der Unterschrift – aktuell werden die Verträge noch ausgedruckt und gescannt – soll durch digitale Signaturen direkt im System geschlossen werden.
erstellen, editieren, freigeben: ihr vertragsmanagement – ab sofort easy.
- Alle Verträge sind zentral verfügbar.
- Verträge versenden und mit DocuSign oder easy eSignature digital signieren.
- Prozesse drastisch verkürzen und verlässlich an Fristen erinnert werden.
- Klar definierte Zugriffsrechte einrichten und überwachen.
fazit: weniger verwaltung, mehr fokus auf das kerngeschäft
Für die Schill GmbH & Co. KG hat sich die Investition in easy contract längst ausgezahlt. Pro Monat fließen durchschnittlich fünf neue Verträge in das System ein, alte Verträge werden nach und nach eingescannt und dem System hinzugefügt. Was nach einer kleinen Zahl klingt, summiert sich so über die Jahre zu einem kritischen Bestand, dessen manuelle Verwaltung gar nicht mehr vorstellbar ist.
Ingo Schills Ratschlag an andere mittelständische Unternehmen ist eindeutig:
“Man muss sich am Anfang das Konzept gut überlegen und die Prozesse vorbereiten. Wer klein anfängt und die richtigen Multiplikatoren im Team findet, wird schnell merken, wie viel Arbeit eine solche Lösung dem Einzelnen abnimmt.”
easy contract hat genau die vorteile, die man durch das bisherige system nicht hatte: man hat einen ort, wo alles gespeichert wird, man kann berechtigungen festlegen und fristen hinterlegen. die ganze sache läuft automatisiert im hintergrund ab, was man vorher aufwändig manuell machen musste.
Ingo Schill
geschäftsführender Gesellschafter
Schill GmbH & Co. KG
