Kundenreferenz
Stahlharte Beschaffungsprozesse: Schone & Bruns meistert mit easy DMS den digitalen Workflow
Über Schone & Bruns
Die Schone & Bruns GmbH & Co. KG mit Sitz in Meppen ist ein führendes Stahlbauunternehmen mit rund 340 Mitarbeitern. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Konstruktion, Fertigung und Montage von Stahlbauten, insbesondere für die chemische Industrie sowie im Brückenbau, und verarbeitet jährlich ca. 13.500 Tonnen Stahl.
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stahlharte beschaffungsprozesse
In der Welt des schweren Stahlbaus sind Präzision und Verlässlichkeit das A und O. Dass diese Tugenden nicht an der Schwelle zur Werkshalle aufhören dürfen, zeigt die Schone und Bruns GmbH & Co. KG aus Meppen. Gemeinsam mit easy transformiert das Unternehmen seine Prozesse im Einkauf von einer klassischen Ablage hin zu einem transparenten, lebendigen digitalen Workflow.
Wenn Christian Todt, Leiter des Einkaufs bei Schone und Bruns, über sein Unternehmen spricht, wird schnell klar: Hier bewegen sich große Massen. Rund 13.500 Tonnen Stahl verarbeitet das Emsländer Traditionsunternehmen pro Jahr. Ob komplexe Rohrbrücken für die chemische Industrie oder imposante Verkehrsbrücken – die Projekte sind so individuell wie anspruchsvoll. Diese Individualität spiegelt sich auch in den internen Prozessen wider.
“Wir machen nichts Serielles”, betont Todt. “Jedes Bauvorhaben hat eine eigene Dynamik.”
Vom Archiv zum aktiven Workflow
Schone und Bruns startete die Zusammenarbeit mit easy bereits vor Jahren mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung durch easy invoice und dem digitalen Archivsystem easy archive. Alle Softwarelösungen sind in die ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV (Navision) integriert. In den letzten Jahren wurde aus der passiven Dateiablage durch die Einbindung von easy DMS ein aktiver Workflow geschmiedet, der heute das Rückgrat der Beschaffung bildet.
Der Prozess beginnt bereits in der Arbeitsvorbereitung. Wenn eine Anforderung für Stahlmengen, Güteklassen und Sägelisten generiert wird, dient easy DMS als die zentrale Informationsdrehscheibe.
“Wir nutzen die hinterlegten Dokumente, um unsere Anfragen direkt an die Lieferanten zu steuern”
erklärt Todt. Sobald der wirtschaftlichste Anbieter ausgewählt und die Bestellung in Navision ausgelöst wird, erfolgt die Ablage der Dokumente in easy archive vollautomatisch beim Druckvorgang. Der Clou: Alle folgenden Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Liefertermine werden dem Vorgang hinzugefügt. So entsteht für jeden Bestellvorgang eine lückenlose digitale Akte.
transparenz als strategischer vorteil
Die Vorteile liegen für das Meppener Unternehmen auf der Hand. In einem Umfeld, in dem Termintreue über den Erfolg riesiger Montageprojekte entscheidet, ist Informationsmangel ein Risikofaktor.
“Der wesentliche Vorteil ist, dass man von mehreren Stellen aus auf Daten zugreifen kann, ohne telefonische Rückfragen stellen zu müssen,”
so Christian Todt. Diese Transparenz ist für die Koordination und Durchführung der Projekte essenziell. Alle Mitarbeitenden in der Zentrale in Meppen und auf der Baustelle vor Ort können jederzeit einsehen, wie der Status einer Materialbestellung ist und welche Lieferzeiten dahinterstehen.
Auch Lennart Nehus, dualer Student bei Schone und Bruns, sieht in der Digitalisierung den Schlüssel zur Beherrschung komplexer Projekte:
“Bei großen Projekten mit vielen Teilschritten und Baugruppen ist man früher mit den Excel-Listen einfach nicht mehr hinterhergekommen. Heute können wir dauerhaft sehen, auf welchem Stand wir sind.”
Die menschliche Komponente der Digitalisierung
Doch Technik ist nur die eine Seite der Medaille. Schone und Bruns beschäftigt rund 340 Mitarbeiter, viele davon sind seit Jahrzehnten auf Montageplätzen in ganz Deutschland unterwegs. Hier trifft digitale Innovation auf gewachsene Arbeitsstrukturen. Die Herausforderung: Auch ein Lieferschein, der draußen auf der Baustelle eintrifft, muss den Weg ins System finden.
Christian Todt weiß, dass Digitalisierung auch Überzeugungsarbeit bedeutet:
“Leute, die 40 Jahre draußen auf dem Bau unterwegs waren, finden es nicht unbedingt toll, wenn sie plötzlich Zettel einscannen sollen.”
Hier bedarf es klarer Verantwortlichkeiten und manchmal auch einer gewissen Stringenz in der Prozessführung, um die Vorteile der digitalen Kette nicht durch manuelle Lücken zu gefährden.
Blick in die Zukunft: Erst das Fundament, dann die Kür
Themen wie Künstliche Intelligenz (KI) und weiterführende Automatisierung werden bei Schone und Bruns bereits diskutiert, aber mit norddeutscher Bodenständigkeit bewertet. Für Lennart Nehus, der sich im Rahmen seiner Bachelor-Thesis intensiv mit der Digitalisierung von Arbeitsprozessen befasst, muss das Fundament stimmen:
“Das Grundmodell muss stehen, damit Prozesse nachvollziehbar sind. Erst dann machen KI-Lösungen wirklich Sinn.”
Da die Bauvorhaben bei Schone und Bruns hochgradig individuell sind, bleibt der menschliche Faktor im Einkauf und in der Planung entscheidend. Die Dokumentenmanagement von easy bietet dabei das flexible Gerüst, um diese individuellen Anforderungen in geordnete Bahnen zu lenken.
Schone und Bruns zeigt eindrucksvoll, dass Digitalisierung im Mittelstand kein Selbstzweck ist, sondern ein Werkzeug, um Transparenz zu schaffen und die Komplexität moderner Stahlbauprojekte besser beherrschbar zu machen.
Webinar-aufzeichnung
KI im Dokumenten-
management: Effizienz neu definiert
Langes Suchen, Verwalten und Ablegen von Dokumenten gehört der Vergangenheit an, denn jetzt kommt zusammen, was zusammengehört: Ordnung und Struktur des DMS vereint mit KI-Services sorgen für Entlastung Ihrer Mitarbeitenden, schaffen Transparenz in den Geschäftsprozessen und lassen Dinge einfach schneller ablaufen – mit weniger Ressourcenaufwand.
der sinn und zweck der übung ist es, durch das dokumentenmanagementsystem eine transparenz zu schaffen, die es erlaubt, von mehreren stellen aus zuzugreifen, ohne ständig telefonische rückfragen stellen zu müssen.
Christian Todt,
Leiter Einkauf, Schone & Bruns GmbH & Co. KG
