Vertragsmanagement-Evolution mit EASY Contract Management for SAP®Solutions

Vertragsarbeit in SAP® clever gestalten, statt nur automatisiert verwalten

Verträge sind die Sprache der Geschäftswelt. Mit EASY Contract Management for SAP® Solutions beherrschen Sie und Ihre Mitarbeiter das Management Ihrer Verträge aus dem Effeff. Unternehmensweit und mobil nutzbar, lassen Sie Grenzen von Raum und Zeit hinter sich – dank der leichten Nutzbarkeit des Vertragsmanagements durch SAP Fiori-Benutzeroberflächen.

Das Beste vorweg: Mit EASY Contract Management for SAP Solutions setzen Sie auf eine Vertragsmanagement-Lösung, die auf einem Single-Source-of-Truth-Ansatz basiert. Unternehmensweit und über Standorte hinweg sorgt EASY Contract Management so für einen einheitlichen Datenbestand in Sachen Vertragsangelegenheiten. Ungereimtheiten und sich widersprechende Vertragsversionen und -dubletten werden so bereits im Ansatz vermieden. Aber auch bei der alltäglichen Vertragserstellung in SAP unterstützt Sie EASY Contract Management: Ihre Rechtsabteilung gibt geprüfte Textbausteine über die Vertragsbibliothek zur Verwendung frei, anhand derer Sie und Ihre Teams Verträge in SAP mit Leichtigkeit erstellen. Ein auf gängigen Geräten – von Smartphones/Tablets bis Desktop – gut zu benutzendes User-Interface (SAP Fiori) unterstützt Sie dabei an allen Orten. Gerade durch die individualisierbaren Dashboards sehen Nutzer nur die in deren Aufgabenbereich fallenden Verträge und Angelegenheiten. Vertragsfristen verpassen – das gehört mit EASY Contract Management zur Vergangenheit. Ein ausgeklügeltes Fristenmanagement erinnert Ihre Nutzer automatisiert an bevorstehende Vertragsfristen – und durch die tiefe Integration in kaufmännische Prozesse erreichen Nutzer Rechnungen und Verträge etc. direkt aus dem SAP Fiori Launchpad. So macht Vertragsmanagement in SAP wieder Spaß.

Webinar Verträge und Fristen sicher im Griff

Webinar-Aufzeichnung

Verträge und Fristen sicher im Griff mit EASY Contract Management for SAP Solutions

In diesem Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie mit EASY Contract Management for SAP® Solutions Ihr unternehmerisches Vertrags- und Fristenmanagement auf eine solide digitale Basis stellen – und das vollständig in SAP integriert. Erfahren Sie, wie Sie unternehmensweit und standortunabhängig leichten Zugriff auf alle Verträge, vertragsbegleitenden Dokumente und sonstige Informationen zu Ihren Verträgen bekommen und gleichzeitig nie mehr eine Vertragsfrist verpassen.

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Die vier entscheidenden Dreh- und Angelpunkte im Vertragsmanagement für SAP

Nach Login: Verträge, Termine, Fristen im Blick

Direkt nach dem ersten Einstieg begrüßt Sie das bekannte Fiori Launchpad. Aufgeräumt und übersichtlich gestaltet, bringt Sie EASY Contract Management for SAP Solutions auf den Stand der Dinge. Überall und jederzeit. Auf nahezu jedem Device. Jede Fiori Kachel stellt einen Inhaltstyp zur Verwaltung wichtiger unternehmerischer Vertragsangelegenheiten bereit – von Termin- und Fristenmanagement übers Monitoring wichtiger KPIs bis hin zum Prozess-Journal. Letzteres lässt Sie in die Vergangenheit Ihrer Vertragsprozesse reisen; so bleiben Entscheidungen auch Jahre später bis ins Detail nachvollziehbar.

Vertrags-Anlage – klassifiziert nach Vertragsart

EASY Contract Management for SAP® Solutions verwandelt Ihr Vertragswesen in eine Effizienzzentrale. Vertragsarten, derer viele existieren, ordnen Sie verschiedenen Vertragsgruppen zu. Diese Vertragsgruppen können Sie individuell auf Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen. Das beschleunigt die tägliche Arbeit ungemein. Wichtige Vertragsgruppen stellen Sie Ihren Key-Usern in übersichtlicher Weise als Fiori Kachel im Launchpad von EASY Contract Management bereit. Der Clou daran: Bei der Anlage eines Vertrags kann direkt der Bezug zu einem SAP-Objekt, z. B. zu einer Bestellung oder Rechnung, hergestellt werden. Diese SAP-Objekte erreichen Sie dann direkt aus dem jeweiligen Vertrag – einfach per Mausklick. Zudem können Nutzer des Vertragsmanagements in SAP auch direkt aus dem Fiori Launchpad in die SAP Business-Objekte abspringen.

Gebündelt in einer Vertragsakte:
Verträge und vertragsbegleitende Dokumente

Bei Anlage eines neuen Vertrages erstellt EASY Contract Management die dem Vertrag zugehörige Vertragsakte in SAP. Bildlich gesprochen fasst diese Akte als digitale Klammer alle vertragsbegleitenden Dokumente zusammen. So bleibt der Kontext erhalten. Das erzeugt Struktur und verschafft Ihnen den Überblick. Bei Betrachtung eines Vertrags in EASY Contract Management erhalten Sie Absprungoptionen zu „Grunddaten zum Vertrag“, hin zu „Vertragspartnern (Debitoren, Kreditoren)“, zu korrespondierenden E-Mails, zum Zahlungsplan oder zum Geltungsbereich etc.

Freigaben/Genehmigungsprozesse im Griff
– dank Workflows

Alle Freigabeprozesse zu Vertragsdokumenten lassen sich in Workflows definieren und organisieren. EASY Contract Management for SAP Solutions nutzt dabei die Technologie der SAP. Beim Einrichten und Erstellen von Workflows wird jedoch eine eigene Oberfläche genutzt, die dies nochmals deutlich vereinfacht. Kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, lassen sich fest an Mehr-Augen-Workflows koppeln. So bleiben Sie Compliance-konform.

Das A und O im Vertragswesen:
Termin- und Fristenmanagement

Verpassen Sie kein Ereignis mehr rund ums Thema Verträge. EASY Contract Management for SAP Solutions erinnert Sie automatisch an Verträge, die gekündigt werden können und an befristete Verträge, deren Vertragslaufzeit demnächst endet. Darüber hinaus ermöglicht EASY Contract Management individuelle Wiedervorlagen und vieles andere mehr. Für die Vertragssuche steht eine Standardselektion zur Verfügung. Ein Anwender kann weitere Suchfelder aus einem Feldvorrat einblenden und eigene Suchsichten anlegen. So zeigt die Ergebnisliste nur Verträge, für die ein Anwender eine entsprechende Berechtigung besitzt.

Tiefe Prozessintegration
– in kaufmännische Prozesse

Gelungenes Vertragsmanagement besticht durch dessen tiefe Prozessintegration in die SAP-Vertragsakte. Auf diesem Weg verbindet EASY Contract Management for SAP Solutions die SAP-Standardmodule aus dem Controlling, dem Vertrieb, dem Finanzwesen etc. mit dem Vertragsmanagement. Durch diese prozessuale Verbindung lässt EASY Contract Management einen Kontext zu Kosten- und Buchungs-, Vorgangs- und anderen Vertragsprozessen in SAP entstehen. Der direkte Zugriff auf Ihre Verträge ist so jederzeit aus verschiedenen Kontexten möglich: so z.B. im Prozess der Rechnungsprüfung bei Preisabweichungen oder in der Angebotsphase oder in der Vertragsverhandlungsphase – alle Vertragsmanagement in SAP durch EASY Contract Management gestaltet sich so spielend leicht.

6 Vorteile des Vertragsmanagement in SAP® im Überblick

Effizienz entsteht aus Transparenz

Verwalten Sie Verträge in SAP standortunabhängig. Sie legen fest, wer auf welche Verträge in EASY Contract Management for SAP Solutions zugreifen darf. Definierte Vertreter aus den zuständigen Fachabteilungen verfügen so jederzeit an jedem Ort über den Zugriff auf Verträge im Vertragsmanagement in SAP.

Vertragslebenszyklus – End-to-End

EASY Contract Management for SAP Solutions unterstützt und begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages – von der Vertragsanbahnung und Erstellung, über Verhandlungen von Nachträgen bis zur Vertragskündigung und Archivierung der abgeschlossenen Verträge. Vertragsmanagement in SAP® – gelingt so einfach reibungslos.

Mobiles Arbeiten

Der Zugriff auf EASY Contract Management for SAP Solutions erfolgt Endgeräte-übergreifend über SAP® Fiori® – für den schnellen Zugriff via PC oder Smartphone/Tablet. EASY SOFTWARE stellt für das Vertragsmanagement zwei unterschiedliche Lösungen bereit – optimiert für den On-Premises-Betrieb im SAP® Umfeld oder als reine Cloud Lösung. Gleich, wann und wo – immer auf dem Laufenden mit unserer Vertragsverwaltung für SAP®.

Revisionssicherheit

Steigen Sie im Vertragsmanagement in SAP ein in die wirklich effiziente Art der Erzeugung von Verträgen. Bereits formulierte und geprüfte Textbausteine für verschiedene Dokument- und Vertragsarten sowie ein hinterlegtes Regelwerk automatisieren die Texterstellung – gleich ob Miet-, Pacht- oder Service-Verträge etc. Das spart Zeit und rechnet sich.

Praktische Suche

Für die Vertragssuche steht eine Standardselektion zur Verfügung. In der Ergebnisliste werden nur Verträge angezeigt, für die ein Anwender entsprechende Berechtigungen hat. Weitere Suchfelder lassen sich aus einem Feldvorrat einblenden und eigene Suchsichten anlegen. Darüber hinaus ist eine Suche nach Vertragspartnern ebenso möglich wie die schnelle Draufsicht über alle Verträge zu einem Vertragspartner. In unserem Vertragsmanagement für SAP® besteht natürlich auch die Option, die Beziehungen zwischen Verträgen zu pflegen.

Whitepaper Digitales Vertragsmanagement in SAP

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Contract Lifecycle Management in SAP®

Digitales Vertragsmanagement automatisiert alle Aspekte des Vertragslebenszyklus. Das Ziel: Kontrolle gewinnen und gleichzeitig Betriebskosten reduzieren. Erfahren Sie an Hand von praktischen Beispielen, wie zwei Unternehmen, die auf ein Vertragsmanagement in SAP setzen, wie elektronisches Vertragsmanagement die Automatisierung aller Aspekte des Vertragslebenszyklus ermöglicht.

Jetzt Whitepaper lesen

Potenziale im Prozess des Vertragsmanagements in SAP®

Nutzen Sie die Chancen des digitalen Vertragsmanagements in SAP®: Behalten Sie den Überblick auf alle angelegten Verträge – jeder Vertrag ist nur einen Mausklick entfernt, gleich, wo Sie sich befinden, ob Sie per Desktop, Smartphone oder Tablet zugreifen. Endlich gelingt das Einhalten von Fristen und Terminen im Handumdrehen.

  • Einsparpotentiale

    Laut einer Studie von Price Waterhouse Coopers können bis zu 2 % aller Unternehmensausgaben durch die Einführung eines Vertragsmanagementsystems in SAP reduziert werden. Darüber hinaus kommen die Autoren dieser Studie zum Ergebnis, dass durch ein digitales, ganzheitliches Vertragsmanagement in SAP insgesamt auch die Compliance und vertragskonformes Verhalten steigt.

  • Qualitätssteigerungen im Vertragsmanagement

    Mit EASY Contract Management for SAP Solutions, dem Vertragsmanagement in SAP, erhöhen Sie die Qualität des gesamten Vertragsmaterials: Contract Management bietet Ihnen jederzeit die Ansicht auf korrekte Vertragsinhalte, überwacht die Einhaltung definierter Abläufe und bietet eine Draufsicht auf Soll- und Ist-Zustände des Vertrags. 

  • Freigabeworkflows

    Alle Freigabeprozesse zu Vertragsdokumenten lassen sich in Workflows definieren und organisieren. EASY Contract Management for SAP Solutions nutzt dabei die Technologie der SAP. Beim Einrichten und Erstellen von Workflows wird jedoch eine eigene Oberfläche genutzt, die dies deutlich vereinfacht. Kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, lassen sich fest an Mehr-Augen-Workflows koppeln.

  • Usability is key – auch im Vertragsmanagement in SAP

    Mobiles Arbeiten gehört mittlerweile längst zum Standard. So auch im SAP Vertragsmanagement von EASY. Ihre Verträge haben Sie von nun stets dabei, auf dem Smartphone oder auf dem Tablett – und durch die Oberflächen in SAP Fiori müssen Sie nichts an Funktionalität vermissen.

Downloads für EASY Contract Management for SAP®Solutions

Referenzen

SSI Schäfer Shop

Bei SSI Schäfer Shop GmbH, eines der führenden Versandhändler im Bereich Büroausstattungen in Europa, gehen 800 Rechnungen pro Tag ein. Die Menge stellt buchhalterisch eine Herausforderung dar. Egal, ob Rechnungen per Mail oder Post ankommen, sie müssen direkt ins SAP ERP-System übertragen werden.

Karl-Franzens-Universität Graz

Bei der Karl-Franzens-Universität Graz implementierte die EASY SOFTWARE eine Vertragsmanagemt-Lösung. Das Ziel: Transparenz durch Vereinheitlichung zuvoriger Insel-Lösungen.

Gewobag

Für die Gewobag Wohnungsbaugesellschaft implementierte die EASY SOFTWARE eine Vertragsmanagement-Software zur effektiveren Nutzung von Miet- und Konzernverträgen.

Berliner Verkehrsbetriebe

Für die Berliner Verkehrsbetriebe implementierte die EASY SOFTWARE eine Vertragsmanagement-Lösung für effektivere Prozesse.

Das integrierte Vertragsmanagement stellt alle relevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung. Damit muss sich niemand mehr durch die Untiefen des SAP-Systems wühlen.

Jacqueline Rada, Stabsabteilung Recht und Compliance, Berliner Verkehrsbetriebe (BVG)

Logo der BVG

FAQ zum Vertragsmanagement in SAP®

Wie unterscheidet sich EASY Contract Management for SAP Solutions von der SAP® Lösung?

Mit EASY Contract Management for SAP Solutions können alle Verträge in einem Unternehmen verwaltet und bewirtschaftet werden. SAP® hat keine eigene, vergleichbare Lösung für Vertragsmanagement im Produktstandard, die alle Verträge beinhaltet. Im SAP® MM finden sich nur einkaufsrelevante Verträge, im Immobilienmanagement (RE-FX) entsprechend nur die Verträge zu den Gebäuden, Mietverträge, etc.

Was sind die größten Vorteile von EASY Contract Management for SAP Solutions?

EASY Contract Management for SAP Solutions ist einfach für die Anwender zu bedienen und es bietet dem Unternehmen die Möglichkeit alle Verträge zentral zu verwalten. Letzteres ist gerade für die Geschäftsführung sehr wichtig.

Kann der Kunde sein bestehendes Archiv weiterhin nutzen?

Ja, alle EASY for SAP Solutions-Produkte unterstützen die Schnittstelle SAP® ArchiveLink und können so jedes bereits am SAP® System angeschlossenen Archiv genutzt werden. Empfehlung: einen eigenen Bereich (Content Repository) für das Contract Management einrichten zu lassen.

Bietet EASY Fiori®– / SAP®-UI5-Apps für EASY Contract Management for SAP Solutions an?

Seit Q4/2017 wird ein endgeräteübergreifender Zugriff über SAP® Fiori® / HTML5 bereitgestellt – auch für reine On-Premises-Installationen.

Kann EASY Contract Management for SAP Solutions unter SAP® S/4HANA® betrieben werden?

Ja, EASY Contract Management for SAP Solutions unterstützt SAP® S/4HANA® und ist dort lauffähig.

Wird das SAP® Organisationsmanagement unterstützt?

Diese Frage wird häufig im Zusammenhang mit der Zuordnung der Verträge zu Verantwortlichen und Abteilungen gestellt. Ja, das SAP® Organisationsmanagement wird genutzt. Es gibt hier häufig auch ein ABER, sehr selten ist das SAP® Organisationsmanagement bei den Kunden so tiefgehend ausgeprägt, dass es für die Zuordnung im Vertragsmanagement genutzt werden kann. Alternativ kann im Vertragsmanagement eine Liste aller Abteilungen gepflegt werden. Diese kann alternativ für die Berechtigungsprüfung genutzt werden.

Ist die Bedienung bzw. das Aussehen benutzerfreundlich?

Durch den Einsatz von SAP Fiori und die Einhaltung der entsprechenden Design und Usability Vorgaben der SAP Wird die Lösung von den Anwendern als nutzerfreundlich empfunden.

Welche Sprachen werden unterstützt?

Das Produkt wird in den Sprachen deutsch und englisch ausgeliefert. Für
die Sprachen Französisch und Niederländisch wird ein Übersetzungstemplate (Oberfläche) mit ausgeliefert. Dies kann im Projekt erweitert und angepasst werden. Die Oberfläche kann in weitere Sprachen übersetzt werden, dies erfolgt i.d.R. mit dem Kunden zusammen.

Was ist der Vorteil gegenüber einer NON-SAP®-Lösung?

EASY Contract Management for SAP Solutions ist vollständig in SAP® integriert. Es werden keine Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigt und die Vertragsdaten werden nicht in andere Systeme kopiert. Der Anwender bleibt zudem in der vertrauten SAP®-Umgebung und die Integration von SAP®-Daten ist einfacher. Auch kann das SAP®-Berechtigungskonzept übernommen werden, das doppelte Pflegen von Rollen und Berechtigungen entfällt.

Ist das Vertragsmanagement modular aufgebaut?

Ja, es gibt Basis-Module und Module für die fachliche Ausprägung. Es werden nur die Module installiert, die der Kunde für das jeweilige Projekt benötigt werden. So können Kunden zu Beginn nur den vorkonfigurierten Process2Go installieren. Der Kunde entscheidet, welche Funktionen er aus diesem Process2Go nutzen möchte. Weitere Funktionen können jederzeit hinzufügt werden. Die Nutzung des Dokumenten Konverters für die Thumbnail-Erstellung ist im Process2Go inbegriffen. Der Kunde kann den Konverter auch zu einem späteren Zeitpunkt implementieren. Gleiches gilt für die Konvertierung in das Langzeitformat PDF/A. Dieses ist ggf. lizenzpflichtig. Im Produkt sind Programme beinhaltet, die nachträglich die Thumbnails und/oder PDF-Konvertierung für bereits abgelegte Dokumente durchführen.

Bei Fragen rufen Sie uns an unter +49 208 451 99 801
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