Branche › Finanzwesen
Dokumentenprozesse im Finanzwesen
Ob revisionssichere Archivierung, digitale Vertragsakten oder die Verwaltung von Kundendokumenten: Mit easy software digitalisieren Finanzdienstleister ihre Dokumentenprozesse skalierbar und regulatorisch konform.
Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister verwalten täglich große Mengen sensibler Dokumente: Policen, Leistungsunterlagen, Vertragsakten, Kundenkorrespondenz. Strenge regulatorische Anforderungen, lange Aufbewahrungsfristen und wachsende Dokumentenvolumina machen eine zuverlässige, skalierbare Archivlösung unerlässlich. easy software unterstützt Finanzdienstleister dabei, diese Anforderungen mit revisionssicherer Archivierung und strukturierten Dokumentenprozessen zu erfüllen.
Typische Herausforderungen im Finanzwesen
Wachsende Dokumentenvolumina bei gleichbleibenden Compliance-Anforderungen
Mit der steigenden Zahl von Kunden, Verträgen und Produkten wächst auch das Dokumentenvolumen: Policen, Leistungsunterlagen, Vertragsakten und Kundenkorrespondenz müssen zuverlässig verwaltet und über definierte Zeiträume verfügbar gehalten werden. Gleichzeitig gelten hohe Anforderungen an Aufbewahrung, Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit. easy software skaliert mit dem Dokumentenvolumen und stellt die revisionssichere Archivierung auch bei Millionen von Unterlagen sicher.
Systemwechsel und Infrastruktur-Upgrades ohne Datenverlust
Wenn eine bestehende Archivlösung modernisiert oder in die Cloud migriert werden soll, müssen jahrelang aufgebaute Dokumentenbestände vollständig und korrekt übertragen werden. Gerade im regulierten Finanzumfeld müssen dabei Vollständigkeit, Datenintegrität und Nachvollziehbarkeit gewahrt bleiben. easy software unterstützt solche Migrationsprojekte mit strukturiertem Migrationspfad und ermöglicht den parallelen Betrieb bestehender und neuer Archivumgebungen.
Lange Aufbewahrungsfristen und regulatorische Anforderungen
Im Finanzwesen gelten strenge gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Vertragsunterlagen, Abrechnungen und Kundenakten müssen je nach Dokumenttyp über definierte Zeiträume unveränderbar und jederzeit abrufbar bleiben. Regulatorische Anforderungen wie GoBD, DSGVO und branchenspezifische Vorgaben kommen hinzu. easy software stellt die regelkonforme, langfristige Archivierung sicher und ist nach IDW PS 880 testiert.
Kundendokumente exakt, nachvollziehbar und vollständig archivieren
Welche Police wurde dem Kunden übermittelt? Welche Dokumentversion war zu einem bestimmten Zeitpunkt gültig? Im Versicherungsumfeld müssen relevante Kunden- und Vertragsunterlagen wie Policen, Abrechnungen und Leistungsbescheide langfristig verfügbar und eindeutig zuordenbar bleiben. easy software archiviert Kundendokumente exakt, vollständig und automatisch aus dem laufenden System heraus.
Typische Anwendungsfälle im Finanzwesen
Revisionssichere Archivierung von Versicherungsunterlagen mit easy archive
Ein Versicherungsunternehmen mit breitem Produktportfolio archiviert täglich große Mengen an Dokumenten: Policen, Leistungsunterlagen, Abrechnungen, Kundenschreiben. easy archive übernimmt die Archivierung dieser Dokumente automatisch und stellt sicher, dass exakte Kopien aller an Kunden ausgegebenen Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden Auch große Dokumentenbestände lassen sich zentral verwalten und gezielt recherchieren. Vhi, Irlands führende Krankenversicherung, setzt easy archive seit fast zwei Jahrzehnten ein und hat 37 Millionen Unterlagen erfolgreich in eine neue Cloud-Infrastruktur migriert.
Cloud-Migration eines bestehenden Archivs mit easy archive
Wenn eine bestehende Archivlösung modernisiert oder in die Cloud migriert werden soll, braucht es einen strukturierten Migrationspfad: parallel laufende Archivumgebungen, lückenlose Datenübertragung und null Ausfallzeit für die täglichen Nutzer. easy archive unterstützt diesen Prozess, auch bei sehr umfangreichen Dokumentenbeständen.
Digitales Vertragsmanagement mit easy contract
Im Finanzwesen entstehen Verträge in großer Zahl: Kundenverträge, Partnerverträge, Lieferantenverträge. Ohne zentrale Lösung verteilen sie sich auf Abteilungen und Systeme, Fristen werden verpasst und Reporting erfordert manuelle Zusammenführung. easy contract bringt alle Verträge an einen zentralen, durchsuchbaren Ort mit automatischer Fristenüberwachung.
Wie die Lösungen von easy software das Finanzwesen unterstützen
Für jede dieser Herausforderungen hat easy software eine passende Lösung. Das Portfolio deckt die dokumentenintensiven Prozesse im Finanzwesen ab – von der revisionssicheren Archivierung bis zum digitalen Vertragsmanagement. Alle Lösungen lassen sich einzeln einsetzen und miteinander kombinieren.
Referenzen
Finanzdienstleister, die easy software vertrauen
„Dank des easy-Front-Ends und der zahlreichen Integrationsmöglichkeiten konnten wir den Dokumentenabruf nahtlos in unsere internen Systeme und unser Kundenportal integrieren.“
Vhi, Irlands führende Krankenversicherung, modernisierte mit easy archive ihre DMS-Landschaft und migrierte 37 Millionen Dokumente in die Cloud.
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Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung im Finanzwesen
Wie lässt sich eine bestehende Archivlösung im Finanzwesen in die Cloud migrieren, ohne Datenverlust oder Betriebsunterbrechung?
easy archive unterstützt einen strukturierten Migrationspfad mit parallelem Betrieb: Während der Übergangsphase können bestehende und neue Archivumgebungen gleichzeitig betrieben werden. So bleiben Dokumente während der Migration verfügbar und der Übergang lässt sich kontrolliert gestalten. Vhi hat diesen Weg für rund 37 Millionen Unterlagen erfolgreich beschritten, sogar unter den erschwerten Bedingungen des COVID-Lockdowns.
Welche Archivierungspflichten gelten im Finanzwesen?
Im Finanzwesen gelten je nach Dokumenttyp unterschiedliche Anforderungen an Aufbewahrung, Verfügbarkeit und Zugriffsschutz. Für steuerlich relevante Unterlagen sind unter anderem die GoBD zu beachten. Bei personenbezogenen Kunden- und Vertragsdokumenten müssen zugleich Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Löschanforderungen berücksichtigt werden. Hinzu kommen branchenspezifische Vorgaben für Banken, Versicherungen und andere Finanzdienstleister. Mit easy archive lassen sich Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp regelbasiert steuern und Zugriffsrechte gezielt vergeben. easy archive ist nach IDW PS 880 testiert. Die SAGA Gruppe nutzt easy archive für die zentrale, papierlose Archivierung ihrer Verwaltungsunterlagen.
Wie lässt sich eine Archivlösung im Finanzwesen skalieren, wenn das Dokumentenvolumen wächst?
easy archive ist auf großes Dokumentenvolumen ausgelegt und skaliert mit den Anforderungen. Vhi archiviert damit Millionen von Unterlagen – Policen, Leistungsunterlagen, Kundenschreiben – zuverlässig und ohne Performanceverlust. Der Umstieg auf eine größere oder neue Infrastruktur ist mit einem strukturierten Migrationsprojekt möglich.
Wie können Finanzdienstleister sicherstellen, dass exakte Kopien aller Kundendokumente archiviert werden?
easy archive archiviert Dokumente automatisch und unveränderbar direkt aus dem ausgebenden System heraus – ohne manuelle Eingriffe. Jede Police, jede Abrechnung, jeder Leistungsbescheid wird als exakte Kopie revisionssicher abgelegt und ist bei Bedarf sofort abrufbar.
Welche DMS-Lösung eignet sich für Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister?
easy software bietet mit easy archive eine bewährte, skalierbare Archivlösung für das Finanzwesen, die für Millionen von Dokumenten und komplexe Migrationsprojekte ausgelegt ist. Ergänzend decken easy DMS, easy contract und easy invoice weitere dokumentenintensive Prozesse im Finanzumfeld ab.
