Branche › Immobilien
Dokumentenprozesse in der Immobilienwirtschaft
Ob Vertragsmanagement, digitale Immobilienakten oder automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung: Mit easy software digitalisieren Immobilienunternehmen ihre Dokumentenprozesse effizient und transparent.
In der Immobilienwirtschaft entstehen Dokumente in großer Zahl: Miet- und Gewerbeverträge, Eingangsrechnungen, Wartungsaufträge, Eigentümerkorrespondenz. Sie entstehen verteilt, müssen aber zentral auffindbar sein – für Verwalter, Eigentümer und Mieter gleichermaßen. easy software unterstützt Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen dabei, diese Prozesse zu digitalisieren und transparent zu machen.
Typische Herausforderungen in der Immobilienwirtschaft
Verträge liegen verteilt in Abteilungen und Systemen
Mietverträge, Gewerbeverträge, Wartungsverträge – verwaltet von verschiedenen Bereichen, abgelegt auf unterschiedlichen Servern oder in Papierordnern. Fristen werden verpasst, Vertragsinformationen müssen mühsam aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden. easy software bringt alle Verträge an einen zentralen Ort, mit automatischer Fristenüberwachung und klaren Zugriffsrechten.
Anfragen und Aufträge gehen im Tagesgeschäft unter
Wenn ein Mieter einen Schaden meldet, muss der Vorgang schnell bearbeitet, nachverfolgt und dokumentiert werden. Ohne digitale Wiedervorlagen und Auftragsdatenbank verlieren sich Anfragen im Tagesgeschäft – mit direktem Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. easy software bildet Anfragen und Aufträge digital ab, mit automatischer Wiedervorlage und nachvollziehbarem Status.
Immobilienakten sind nicht standortübergreifend verfügbar
Wer ein großes Immobilienportfolio mit mehreren Standorten oder regionalen Einheiten verwaltet, kennt das Problem: Dokumente zu einer Immobilie liegen verteilt, sind schwer auffindbar und nicht zentral verfügbar. Reporting erfordert manuelles Zusammensuchen aus verschiedenen Quellen. easy software bündelt alle immobilienbezogenen Dokumente in einer digitalen Immobilienakte, standortübergreifend und direkt abrufbar.
Eingangsrechnungen und Betriebskosten müssen effizient verarbeitet werden
Rechnungen von Handwerkern, Versorgern und Dienstleistern müssen geprüft, freigegeben und korrekt zugeordnet werden. Ohne digitalen Prozess entstehen Verzögerungen, Fehler bei der Kostenzuordnung und manuelle Nacharbeit. easy software automatisiert den Rechnungseingang und sorgt für eine korrekte, nachvollziehbare Kostenzuordnung.
Typische Anwendungsfälle in der Immobilienwirtschaft
Zentrales Vertragsmanagement mit easy contract
Eine Wohnungsbaugesellschaft mit tausenden Miet-, Gewerbe-, Wartungs- und Dienstleistungsverträgen kann sich keine verteilten Insellösungen leisten. easy contract bündelt alle Verträge in einer durchsuchbaren, zentralen digitalen Akte. Fristen werden automatisch überwacht, Reporting ist ohne manuelles Zusammensuchen möglich. Die Gewobag nutzt easy contract seit 2011 für ihre Immobilienakte und hat damit Insellösungen verschiedener Bereiche abgelöst.
Digitales Anfragen- und Auftragsmanagement mit easy DMS
Wenn ein Mieter einen Schaden meldet, startet sofort ein digitaler Vorgang: Anfrage erfassen, Angebot einholen, Auftrag vergeben, Erledigung dokumentieren. easy DMS bildet diesen gesamten Prozess ab – mit digitaler Wiedervorlage, damit keine Frist verpasst wird. Becker & Döring hat damit interne Prozesse beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz gegenüber Eigentümern und Mietern erhöht.
Revisionssichere Archivierung mit easy archive
Alle immobilienbezogenen Dokumente – Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Wartungsnachweise, Bauakte – werden GoBD-konform archiviert, automatisch aus dem laufenden System heraus. Belege sind sofort auffindbar, unveränderbar gespeichert und bei Prüfungen vollständig verfügbar.
Wie die Lösungen von easy software die Immobilienwirtschaft unterstützen
Für jede dieser Herausforderungen hat easy software eine passende Lösung. Das Portfolio deckt die dokumentenintensiven Prozesse in Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen ab – vom Vertragsmanagement bis zur digitalen Immobilienakte. Alle Lösungen lassen sich einzeln einsetzen und miteinander kombinieren.
Referenzen
Immobilienunternehmen, die easy software vertrauen
„Vertragsrelevante Daten und Unterlagen sind bequem am Computerbildschirm einsehbar und müssen nicht erst in den Unterlagen gesucht werden.“
Die Gewobag, kommunale Wohnungsbaugesellschaft mit rund 72.600 Wohnungen, bündelt mit easy contract alle Miet- und Gewerbeverträge in einer digitalen Immobilienakte – seit 2011 im Einsatz.
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„Wir können mit dem System alle Anforderungen von damals problemlos abbilden und haben inzwischen weitere Workflows umgesetzt, an die wir zum Zeitpunkt der Einführung von easy DMS noch nicht einmal dachten.“
Becker & Döring Hausverwaltungen nutzt easy DMS für Anfragen, Aufträge und interne Prozesse – mit digitaler Wiedervorlage und beschleunigten Abläufen.
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„Ohne ein digitales Archiv könnten wir unsere Prozesse nicht mehr aufrechterhalten. Schon aus dem einfachen Grund, weil es heutzutage so viele Daten gibt, die verarbeitet werden und so viele Vorschriften, die dabei beachtet werden müssen.“
Bei den Mess-Profis treffen heutzutage alle relevanten Dokumente, die über E-Mails in der Firma ein und werden automatisch in das easy archive übernommen.
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Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung in der Immobilienwirtschaft
Wie lässt sich das Vertragsmanagement in einer Wohnungsbaugesellschaft mit großem Immobilienportfolio zentralisieren?
Mit easy contract lassen sich Miet-, Gewerbe- und Wartungsverträge zentral und durchsuchbar verwalten. Das System überwacht Fristen automatisch und stellt Vertragsdaten für Auswertungen und Reportings bereit. So behalten Wohnungsunternehmen auch bei großen Immobilienbeständen den Überblick über Verträge, Laufzeiten und damit verbundene Dokumentationspflichten. Die Gewobag setzt easy contract seit 2011 ein und hat damit dezentrale Insellösungen verschiedener Unternehmensbereiche abgelöst.
Wie können Hausverwaltungen Anfragen und Aufträge digital nachverfolgen?
Mit easy DMS bilden Hausverwaltungen den gesamten Vorgang digital ab, von der Angebotsanfrage bis zur Auftragserteilung, Dokumentation und Schadensmeldungen. Digitale Wiedervorlagen stellen sicher, Fristen und offene Aufgaben im Blick zu behalten. Gleichzeitig bleiben Bearbeitungsschritte und zugehörige Dokumente zentral nachvollziehbar, was die Erfüllung von Dokumentationspflichten erleichtert. Becker & Döring hat damit interne Abläufe beschleunigt und zugleich die Transparenz gegenüber Eigentümern erhöht.
Welche Archivierungspflichten gelten in der Immobilienwirtschaft?
Immobilienunternehmen müssen je nach Dokumentenart unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten beachten. Das betrifft beispielsweise steuerlich relevante Unterlagen und Abrechnungen, aber auch Verträge und Nachweise, die für die Verwaltung einer Immobilie benötigt werden. Mit easy archive lassen sich Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Wartungsnachweise und weitere Dokumente zentral und nachvollziehbar archivieren. Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen unterstützt easy archive eine GoBD-konforme Archivierung. easy archive ist zudem nach IDW PS 880 geprüft.
Wie lassen sich Immobilienakten für ein Portfolio mit mehreren Standorten zentral verfügbar machen?
Mit easy archive und easy DMS werden alle Dokumente zu einer Immobilie, unabhängig von Standort oder Abteilung, an einem zentralen Ort zusammengeführt. Berechtigte Mitarbeitende haben standortübergreifend Zugriff, ohne physische Dokumente suchen oder anfordern zu müssen.
Welche DMS-Lösung eignet sich für Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen?
easy software bietet mit easy DMS und easy contract speziell für die Immobilienwirtschaft relevante Lösungen – für Anfragen- und Auftragsmanagement, Vertragsmanagement und Immobilienakten. Die Lösungen sind ohne großen Einführungsaufwand nutzbar und lassen sich an branchenspezifische Prozesse anpassen, wie Becker & Döring und Gewobag zeigen.
