Gemdat
Schnelle Reaktionszeiten, die begeistern: Gemdat machts möglich
Die Gemdat OÖ ist seit 1978 Hard- & Softwareanbieter für Gemeinden und Städte in Oberösterreich. Mit gemeindenahen Verbänden, Schulen und Kindergärten zählt das Unternehmen ca. 1000 Kunden. Durch vermehrte Einsparungen bei gleichzeitig kontinuierlich steigenden Anforderungen im kommunalen Bereich wurde der Ruf nach noch effizienteren Software-Tools lauter. Neben den zahlreichen Eigenprodukten nahm man die Themen Dokumentenmanagement und Archivierung genauer unter die Lupe. Nach intensiver Recherche und Evaluierung wurde EASY SOFTWARE für das am besten geeignete Produkt befunden, für den öffentlichen Bereich adaptiert und nahtlos in die bestehenden Eigenprodukte integriert.
EASY SOFTWARE überzeugt im Echteinsatz
Die Informationen in einem Unternehmen werden stetig mehr. Wer trotz dieser Tatsache den Kunden mit umfangreichem Wissen und schnellen Reaktionszeiten begeistert, ist klar im Vorteil.“
Ing. Michael Gugler, Gemdat OÖ ECM-Services
Nach dem Motto „selbst ist die Firma“ begann die Gemdat, EASY sukzessive in alle wesentlichen Workflows zu integrieren. „Das Resultat kann sich sehen lassen. Von den Vorteilen der Software sind mittlerweile selbst die kritischsten Stimmen überzeugt“, so Michael Gugler, Projektleiter EASY bei der Gemdat.
Es gibt einen zentralen Posteingang, in dem mittels Dokumentenscanner alles über das Hochleistungs-Scanmodul EASY CAPTURE gescannt, zum Teil bereits beschlagwortet/ indexiert und themenbezogen in elektronische Mappen exportiert wird. In diesen Mappen können alle gängigen Dateiformate abgelegt werden. Sind die Dokumente elektronisch vorhanden, werden sie von zentraler Stelle oder mittels vordefiniertem Workflow über EASY DOCUMENTS an die zuständigen Sachbearbeitenden im Haus weitergeleitet. So wird z.B. eine Rechnung über einen Workflow zur Genehmigung an die Verantwortlichen gesendet.
Nach der Genehmigung geht das Dokument automatisch zur Buchhaltung, wird überwiesen und die Rechnungen werden automatisch im elektronischem Archiv von EASY revisionssicher archiviert. Die Originalrechnung wird nach dem Scannen und erfolgreicher Sicherung des Servers vernichtet. „Durch die intelligente Schnittstelle EASY for Dynamics NAV ist z.B. in jeder Buchungszeile von Microsoft Dynamics NAV der gescannte Beleg hinterlegt und auf Knopfdruck abrufbar“, so Gugler über das Ende des Papiers in der Gemdat.
Quelle: gemdat.at
Projektinformationen
Jedem Kunden sein Akt
Der Kern des Dokumentenmanagementsystems EASY DOCUMENTS ist der elektronische Kundenakt. Die gesamte Kommunikation, sämtliche Verträge, alle vom Kunden verwendeten Produkte uvm. werden transparent abteilungs- und personenübergreifend dargestellt. Die Schnittstelle zum Ticketsystem gewährt ein effizientes Handling der Kundenanfragen.