Gemdat

Schnelle Reaktionszeiten, die begeistern: Gemdat machts möglich

Die Gemdat OÖ ist seit 1978 Hard- & Softwareanbieter für Gemeinden und Städte in Oberösterreich. Mit gemeindenahen Verbänden, Schulen und Kindergärten zählt das Unternehmen ca. 1000 Kunden. Durch vermehrte Einsparungen bei gleichzeitig kontinuierlich steigenden Anforderungen im kommunalen Bereich wurde der Ruf nach noch effizienteren Software-Tools lauter. Neben den zahlreichen Eigenprodukten nahm man die Themen Dokumentenmanagement und Archivierung genauer unter die Lupe. Nach intensiver Recherche und Evaluierung wurde EASY SOFTWARE für das am besten geeignete Produkt befunden, für den öffentlichen Bereich adaptiert und nahtlos in die bestehenden Eigenprodukte integriert.

EASY SOFTWARE überzeugt im Echteinsatz

Die Informationen in einem Unternehmen werden stetig mehr. Wer trotz dieser Tatsache den Kunden mit umfangreichem Wissen und schnellen Reaktionszeiten begeistert, ist klar im Vorteil.“

Ing. Michael Gugler, Gemdat OÖ ECM-Services

Nach dem Motto „selbst ist die Firma“ begann die Gemdat, EASY sukzessive in alle wesentlichen Workflows zu integrieren. „Das Resultat kann sich sehen lassen. Von den Vorteilen der Software sind mittlerweile selbst die kritischsten Stimmen überzeugt“, so Michael Gugler, Projektleiter EASY bei der Gemdat.

Es gibt einen zentralen Posteingang, in dem mittels Dokumentenscanner alles über das Hochleistungs-Scanmodul EASY CAPTURE gescannt, zum Teil bereits beschlagwortet/ indexiert und themenbezogen in elektronische Mappen exportiert wird. In diesen Mappen können alle gängigen Dateiformate abgelegt werden. Sind die Dokumente elektronisch vorhanden, werden sie von zentraler Stelle oder mittels vordefiniertem Workflow über EASY DOCUMENTS an die zuständigen Sachbearbeitenden im Haus weitergeleitet. So wird z.B. eine Rechnung über einen Workflow zur Genehmigung an die Verantwortlichen gesendet.

Nach der Genehmigung geht das Dokument automatisch zur Buchhaltung, wird überwiesen und die Rechnungen werden automatisch im elektronischem Archiv von EASY revisionssicher archiviert. Die Originalrechnung wird nach dem Scannen und erfolgreicher Sicherung des Servers vernichtet. „Durch die intelligente Schnittstelle EASY for Dynamics NAV ist z.B. in jeder Buchungszeile von Microsoft Dynamics NAV der gescannte Beleg hinterlegt und auf Knopfdruck abrufbar“, so Gugler über das Ende des Papiers in der Gemdat.

Gründung

Mitarbeitende

Kunden (Gemeinden, Verbände, Kindergärten etc.)

Quelle: gemdat.at

Projektinformationen

Jedem Kunden sein Akt

Der Kern des Dokumentenmanagementsystems EASY DOCUMENTS ist der elektronische Kundenakt. Die gesamte Kommunikation, sämtliche Verträge, alle vom Kunden verwendeten Produkte uvm. werden transparent abteilungs- und personenübergreifend dargestellt. Die Schnittstelle zum Ticketsystem gewährt ein effizientes Handling der Kundenanfragen.

Ab in den Urlaub

Urlaubsanfragen bedeuten in vielen Unternehmen einen erheblichen Abstimmungsaufwand. Nicht so bei der Gemdat. Vertretungen sind vorab im System eingegeben und werden bei Anfragen an die Abteilungsleitung automatisch informiert. Ein gleichzeitiger Urlaub der Vertretung ist durch die EASY Workflows nicht möglich.

Warum das Ganze?

Die Suche nach Dokumenten erfolgt nun in Sekundenschnelle von jedem Arbeitsplatz. Alle Beteiligten sind von diesem Vorzeigeprojekt begeistert: „Es gibt praktisch kein relevantes Papier mehr. Die Durchlaufzeiten von Anfragen haben sich erheblich verringert, die Papierkosten beinahe auf null reduziert. Wir benötigen keine Mappen und Ordner und haben bei nun geringeren Kosten unseren Service erheblich verbessert“, so Gugler über die Vorteile von EASY. Die Einführung des Systems bedeutet gleichzeitig die Straffung und Optimierung der Prozesse und geht mit einer gewissen Restrukturierung des Unternehmens einher. Das Ergebnis sind perfekt abgestimmte Workflows, die den Anforderungen an das Business des 21. Jahrhunderts mehr als gerecht werden.