Digitales Vertragsmanagement leicht gemacht

Der gesamte Prozess in einer Software

EASY Contract ist die moderne, webbasierte Vertragsmanagement-Software, mit der Sie Verträge Erstellen, im Team daran arbeiten, Verträge digital unterschreiben und diese schließlich archivieren. Die gesamte Verwaltung sowie Verarbeitung von Verträgen erfolgt zentral aus einem Guss, ohne Medienbrüche. Ob on-premises oder Vertragsmanagement zum Mieten als Software as a Service – Sie entscheiden.

 

Digitales Vertragsmanagement mit EASY Contract heißt, für ein deutliches Plus an Effizienz und Transparenz im Unternehmen zu sorgen. Jederzeit und an jedem Ort: Behalten Sie den Überblick auf alle geschlossenen Verträge und erhalten elektronische Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge durch Vertragsvorlagen. Selbst das Fristenmanagement gelingt mit der Vertragsmanagement Software im Handumdrehen: Vor Ablauf der Fristen werden Sie automatisch erinnert. Das digitale Vertragsmanagement hält Sie auf dem Laufenden. Auch auf dem Smartphone/Tablet. Unsere digitale Vertragsmanagement-Software spielt Veränderungen automatisch zurück.

Verträge erstellen

Ein modernes Vertragsmanagement setzt dort an, wo das Optimierungspotenzial am größten ist: bei effizienterer Kollaboration zwischen allen Prozessbeteiligten und bei der Vermeidung von Medienbrüchen durch intelligente digitale Lösungen. Dadurch lässt sich die Bearbeitungsdauer verkürzen und der gesamte Workflow wird planbarer und zuverlässiger.

Sie erstellen im Handumdrehen neue Verträge, indem Sie aus bereits vorhandenen Templates, Textpassagen und Parametern auswählen oder neue Vertragsvorlagen hochladen. Das sorgt für Einheitlichkeit beim Erstellen von Verträgen. Automatisierte Workflows ermöglichen effizientes und fehlerfreies Prüfen und Freigeben, die Fristenkontrolle erlaubt es Ihnen, alles stets im Blick zu behalten.

Prozessablauf EASY Contract

Zusammenarbeiten

Ob in Google Drive, Microsoft OneDrive oder Microsoft Office 365 – das neue Feature in der Vertragsmanagement Software ermöglicht es, direkt mit dem gesamten Team auf einer Basis Verträge zu bearbeiten, alles digital abgewickelt. Sie möchten mit einem neuen Partner Vertragskonditionen aushandeln? Kein Problem! Vergeben Sie einfach Berechtigungen, laden Sie den Vertrag in die Cloud hoch und los geht es, egal an welchem Ort sich Ihre Vertragspartner befinden.

Für die Zusammenarbeit im Team brauchen Sie zusätzlich zur Vertragsmanagement Software Zugänge zu Kollaborationstools. Weitere Infos finden Sie auf den Websites von Google Drive, Microsoft OneDrive oder Microsoft 365.

Das Feature zur Kollaboration ist übrigens nun für alle unsere Lösungen für dokumentenintensive Prozesse verfügbar. Erfahren Sie mehr auch in unserem Blog „Kollaboratives Arbeiten und Dokumentenmanagement“.

Verträge digital unterschreiben

Es ist vollbracht, der Vertrag ist fertig erstellt, er muss nur noch unterschrieben werden. Die gemeinsame Arbeit am Vertrag schafft für alle Beteiligten mehr Transparenz und Effizienz. Doch für die Unterschrift greifen viele wieder zum Drucker und Kugelschreiber und verursachen so einen unnötigen Medienbruch. Dabei lässt sich per elektronischer Signatur rechtssicher, nachvollziehbar und direkt aus dem Vertragsmanagement-System heraus die Vertragsunterschrift erledigen.

Der Marktführer für digitale Signaturen, DocuSign ermöglicht es Ihnen, eine beweiskräftige digitale Signatur zu erstellen. Die Aufforderung zur Unterzeichnung geht per E-Mail raus. Anschließend wird das digital unterzeichnete Dokument separat hochgeladen und enthält alle getätigten Änderungen in einer Historie. DocuSign ist bereits im Vertragsmanagement-System EASY Contract integriert.

Verträge archivieren

Ein neues Feature der Vertragsmanagement Software ist die Verbindung mit einem Archivsystem. Sie können Ihre fertigen Verträge revisionssicher, automatisiert und mit einem Klick im Archiv ablegen. Anschließend können Sie diese über die Volltextsuche jederzeit wieder aufrufen, inklusive einer detailierten Protokollierung aller getätigten Arbeitsschritte im Vertrag.

Rechtssicherheit ist die Basis im Vertragsmanagement. Wählen Sie einen Anbieter aus, der rechtliche Standards wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) unterstützt.

Erfahren Sie im kostenlosen Whitepaper mehr darüber, wie sich Lebenszyklen von Verträgen auf Ihr Unternehmen auswirken und wie Sie diese optimal managen.

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Digitales Vertragsmanagement mit EASY Contract

Die Vorteile unserer Vertragsmanagement-Software im Überblick

  • Transparenz
    Standortunabhängige Verwaltung von Verträgen beliebiger Art; berechtigte Vertreter der zuständigen Fachabteilungen haben jederzeit Zugriff auf Verträge.
  • Integriertes Fristenmanagement
    Mehrstufige Fristenkalender mit Eskalationsmechanismen sorgen durch automatisch versendete Reminder dafür, dass Fristversäumnisse der Vergangenheit angehören.
  • Revisionssicherheit
    Ablage der Vertrags-Dokumente im revisionssicheren EASY Ablagesystem; eine detaillierte Protokollierung der Arbeitsschritte ermöglicht die Revisionssicherheit.
  • Feingranulares Berechtigungskonzept
    Das Berechtigungskonzept von EASY Contract zeichnet sich durch hohe Anpassungsfähigkeit bei gleichzeitiger Wahrung der Übersichtlichkeit aus. Eine klare Regelung von Verantwortlichkeiten ist somit gegeben.
  • Kollaboration und digitale Signatur
    Sie arbeiten ohne Medienbrüche und Verzögerungen effizient und transparent zusammen.
  • Volltext Recherche
    Die EASY Vertragsmanagement-Software bietet leistungsfähige Recherchemöglichkeiten sowie komfortable Such- und Filterfunktionalitäten: zum einen durch die einfache Verschlagwortung von Verträgen wie auch durch die Möglichkeit der Volltextsuche.

Potentiale im Prozess und Prozessablauf des elektronischen Vertragsmanagements

Unsere Vertragsmanagement-Software unterstützt den kompletten „Life-Cycle“ eines Vertrages: Vertragserfassung, teamübergreifende Vertragserstellung, Vertragsüberwachung, Vertragscontrolling – inklusive digitaler Signatur und Archivierung. Mit Contract haben Sie selbst komplexe Genehmigungsworkflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff. Egal, ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kooperations-, Kauf- oder Supportverträge handelt – behalten Sie Ihre Verträge sicher unter Kontrolle und gewinnen Sie an Effizienz mit EASY Contract. Eine Vertragsmanagement-Software, die die unterschiedlichen Applikationen wie eBANF, Invoice und HR mit den rechtlich relevanten Unterlagen versorgt.

Reporting & Controlling

EASY Contract bietet wirksame Instrumente für eine valide Liquiditätsplanung. So können

Sie zum Beispiel mehrere Zahlungspläne pro Vertrag erstellen. Unser digitales Vertragsmanagement unterscheidet zwischen Budget und Planzahlen und liefert aggregierte Auswertungen der Zahlungspläne über mehrere Verträge und Vertragsarten. EASY Contract – für eine sichere Planung und aussagekräftiges Controlling.

Übersichtlichkeit sorgt für schnelle Reaktionszeiten

EASY Contract enthält ein integriertes Vertragspartner- und Ansprechpartnermanagement, das koppelbar mit externen Quellen ist, z. B. mit dem Kreditorenstamm. So gelingt das Management von Ansprechpartnern im Kontext des Vertragsmanagements mit unserem digitalen Vertragsmanagement-Tool im Handumdrehen.

Einheitliche Vertragsvorlagen

Unternehmen kämpfen in diesem Zusammenhang oft mit uneinheitlichen Vorlagen für die Erstellung verschiedenster Vertragsarten – vom Dienstleistungsvertrag bis zum Wartungsvertrag. Unser digitales Vertragsmanagement beherrscht die Bereitstellung von einheitlichen Vorlagen zur Erstellung von Verträgen. Das spart Zeit und Geld und sorgt für Rechtssicherheit.

Liquiditätsmanagement

Mit unserer Vertragsmanagement-Software verwalten Sie verschiedene Zahlungsarten bequem per Knopfdruck. Sie behalten die Übersicht auf eingehende wie ausgehende Zahlungen und kontrollieren diese gleichzeitig – gleich ob es sich um Einmalzahlungen oder Zahlungsreihen handelt.

Änderungen stets im Blick

Vorbei sind auch die Zeiten, da die Verträge mühsam zusammengesucht werden mussten und eine undurchsichtige Vertragshistorie zu fehlerhaften oder veralteten Reportings führen konnte. Mit der Vertragsmanagement-Software haben Sie jederzeit den vollumfänglichen Blick auf komplette Historie eines Vertrags.

Warum ist Contract Lifecycle Management unvermeidlich?

Dieses Whitepaper enthält Empfehlungen für Fachleute aus den Bereichen Vertrieb, Recht, Beschaffung und Finanzen, die in ihrem Unternehmen wachsen wollen.

  • Erfahren Sie, wie sich der Lebenszyklus von Verträgen auf Ihr Unternehmen auswirkt.
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  • Erleben Sie Best Practices für das Contract Lifecycle Management.
  • Welche Fragen sollte sich Ihr Unternehmen bei der Entscheidung für eine Lösung stellen?

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Top-Features des Vertragsmanagements

Editierbare Dasboars im Contract Management von EASY

Editierbares Dashboard

Das Dashboard für den Überblick auf alle Verträge ist individuell gestaltbar, falls gewünscht. So haben Sie Ihre Übersicht auf alle Verträge, auf alle wichtigen Zahlen, Daten und Fakten immer auf einen Blick parat. Der Clou: Mit einem einfachen Klick auf die jeweiligen grafischen Elemente tauchen Sie ein in einen detailreicheren Blick – drill down. Selbst auf einem Smartphone/Tablet. Und damit perfekt für den Weg von A nach B – oder während Vertragsverhandlungen, wenn’s mal schnell gehen muss.

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Integrierte Chat-Funktionen

Vorbei sind die Zeiten des Hin und Her per E-Mail und Telefon. Zu jedem Vertrag bietet Ihnen EASY Contract eine Chat-Funktionen an. Sie haben Fragen zu einem Vertragsdetail? Wenn es nicht eilt, legen Sie los und chatten andere im Vertragsmanagement autorisierte Kollegen und Kolleginnen einfach an. Der Clou: Der Kontext bleibt gewahrt – und somit entfällt die lästige und zeitkonsumierende Kommunikation, auf welchen Vertrag sich Fragen beziehen etc.

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Auch das Empfangen von Nachrichten ist mit EASY Contract Management möglich.
Vertragsmanagement leichtgemacht. Illustration.

Vertragsinhalte und Historie – sauber strukturiert

EASY Contract strukturiert Verträge hierarchisch. Die Definition von Rahmenverträgen ist möglich. In diesem Fall erstellt die Vertragsmanagement-Lösung dynamisch ein neues Register, in dem alle dem jeweiligen Rahmenvertrag untergeordneten Verträge aufgelistet sind. Abhängigkeiten sind auf einen Blick erkennbar. So einfach gestaltet sich modernes Vertragsmanagement; so einfach „reisen“ Sie in die Vergangenheit – Ihrer Verträge.

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Leichte Verwaltung von Zahlungsreihen

So leicht ließ sich die Verwaltung verschiedener Zahlungsarten noch nie bewerkstelligen: Ganz egal, ob für den Vertrag eine Einmalzahlung vorliegt oder es sich um einen Leasingvertrag mit einer Folge an Zahlungsreihen handelt. Sie können auch im Handumdrehen mehrere Zahlungspläne pro Vertrag anlegen – und halten die Budgetplanung mithilfe des Vertragsmanagements ein. Natürlich können Sie dies auch durch EASY Contract grafisch darstellen lassen.

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Sauber und strukturiert – alle Zahlen des Vertragsmanagements im Blick. Illustration
Vertragsmanagement aufs Leichteste: Keine Frist mehr verpassen. Illustration

Fristenverwaltung – Fristen im Blick behalten

Selbstverständlich gehört eine Fristenverwaltung zum Feature-Umfang von EASY Contract. Durch mehrstufige Fristenkalender mit Erinnerungsfunktion und Eskalationsmechanismen gehören Fristversäumnisse der Vergangenheit an. Lassen Sie sich direkt im Vertragsmanagement oder per E-Mail erinnnern. Verpassen Sie keine Vorteile mehr durch das Versäumen von Fristen. Das zahlt sich aus!

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EASY Contract – Enterprise-mobility-ready

EASY Contract ist Enterprise-mobility-ready. Nutzen Sie die Vertragsmanagement-Software als App auf einem Smartphone oder Tablet für iOS/Android. Oder als responive Web-Anwendung auf beliebigen Endgeräten. Ein wahrer Helfer, wenn es drauf ankommt – selbst ohne funktionierendes Mobilefunknetz, wenn Sie gerade im Flieger sitzen. Alle Verträge in einer App. So einfach kann modernes Vertragsmanagement sein.

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Vertragsmanagement auf jedem Device: Enterprise-Mobile-ready. Illustration Mobile-ready

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