Branche › Öffentliche Verwaltung
Dokumentenprozesse in der öffentlichen Verwaltung
Ob Eingangsrechnungsverarbeitung, elektronische Aktenführung oder revisionssichere Archivierung: Mit easy software digitalisieren öffentliche Einrichtungen ihre Dokumentenprozesse effizient und sicher.
Öffentliche Verwaltungen arbeiten unter besonderen Bedingungen: knappe Personalkapazitäten, komplexe Freigabeprozesse, strenge Aufbewahrungspflichten und der Anspruch, trotzdem schnellen, zuverlässigen Service zu leisten. easy software unterstützt Kommunen, Behörden und öffentliche Einrichtungen dabei, papierbasierte Prozesse durch digitale Workflows zu ersetzen – ohne Entwicklungsaufwand, ohne lange Einführungsprojekte.
Typische Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung
Viele Aufgaben, wenig Personal
Öffentliche Verwaltungen leisten mit begrenzten Teams das Gleiche wie weit größere Organisationen. Hunderte Rechnungen pro Jahr und zahlreiche Aufgaben in Bauamt, Meldeamt, Standesamt – alles unter einem kleinen Dach. Ohne automatisierte Prozesse entstehen Rückstände, die sich kaum aufholen lassen. easy software automatisiert dokumentenbasierte Routineaufgaben und entlastet Verwaltungsbereiche durch digitale und nachvollziehbare Prozesse.
Freigaben hängen an Anwesenheit
Wenn die Leitungsebene an bestimmten Tagen im Amt ist, warten Rechnungen mehrere Tage auf ihre Unterschrift. Papierbasierte Freigabeprozesse sind abhängig von Ort und Anwesenheit – das verlangsamt die gesamte Verwaltung. easy software ermöglicht digitale Freigaben von überall, per sicherem Login und mit rechtskonformer elektronischer Signatur.
Dokumente aus verschiedenen Bereichen sind nicht vernetzt
Wenn jede Abteilung ihre Akten separat verwaltet, entsteht Inselwissen. Wer einen Vorgang bearbeitet, muss erst mehrere Räume oder digitale Laufwerke durchsuchen. Bei Vertretungen oder Personalwechsel geht Wissen verloren. easy software bringt alle Verwaltungsdokumente an einen zentralen, durchsuchbaren Ort – für alle Berechtigten sofort auffindbar.
Compliance und Aufbewahrungspflichten sind komplex
Öffentliche Einrichtungen unterliegen besonderen gesetzlichen Anforderungen: GoBD-konforme Archivierung, Datenschutz nach DSGVO, E-Rechnungspflicht für Lieferanten der öffentlichen Hand. Die korrekte Umsetzung erfordert klare Strukturen und revisionssichere Prozesse. easy archive stellt die regelkonforme Archivierung sicher und ist nach IDW PS 880 testiert.
Typische Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung
Digitale Rechnungsfreigabe mit easy invoice
In kleinen Verwaltungen mit wenig Personal und mehrstufigen Freigabeprozessen – Buchhaltung, Amtsleitung, Bürgermeister – dauerte eine Rechnungsfreigabe früher bis zu vier Tage. Mit easy invoice läuft der gesamte Prozess digital: Rechnungen werden automatisch erfasst und an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Freigaben können per sicherem Remote-Zugriff von überall erteilt werden. Das Ergebnis: Freigaben dauern selten länger als einen Tag.
Zentrales Dokumentenmanagement mit easy DMS
Wenn jede Abteilung ihre Akten separat verwaltet, ist der Zugriff auf Vorgänge anderer Mitarbeitender im Ernstfall zeitaufwändig oder unmöglich. easy DMS bringt alle Dokumente – Rechnungen, Lieferscheine, Mailverkehr – an einen zentralen Ort. Alle Berechtigten finden jeden Vorgang auf einen Klick. Bei Vertretungen, Krankheitsfällen oder Personalwechsel bleibt das institutionelle Wissen vollständig erhalten.
Digitale Personalakten mit easy hr
Personalabteilungen in öffentlichen Einrichtungen verwalten eine Vielzahl sensibler Dokumente, von Arbeitsverträgen über Qualifizierungsnachweise bis hin zu Beurteilungen. Werden diese Informationen in verschiedenen Systemen oder Papierakten geführt, entstehen Suchaufwand und Medienbrüche. Mit easy hr stehen alle Personaldokumente zentral, DSGVO-konform und rollenbasiert bereit.
Wie die Lösungen von easy software die öffentliche Verwaltung unterstützen
Für jede dieser Herausforderungen hat easy software eine passende Lösung. Das Portfolio deckt die dokumentenintensiven Prozesse in Kommunen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen ab – von der Eingangsrechnung bis zur digitalen Personalakte. Die Lösungen von easy software integrieren sich in bestehende Fachverfahren und SAP-Systeme und können mit geringem Anpassungsaufwand eingeführt werden.
Referenzen
Öffentliche Einrichtungen, die easy software vertrauen
„Mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem finden wir auf einen Klick alles, was wir brauchen: Rechnungen, Lieferscheine, Mailverkehr – alles ist an einem Ort. Nie wieder müssen wir für einen Vorgang mehrere Räume oder Regale durchforsten.“
Die Gemeinde Eggerding verkürzte mit easy DMS und easy invoice ihren Freigabeprozess von vier Tagen auf einen Tag und arbeitet heute mindestens 30 Prozent schneller.
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„Die Anwender waren vom ersten Moment an begeistert von der selbsterklärenden Oberfläche und der Einfachheit der Anwendung. Niemand will das System mehr missen.“
Die IHK Würzburg-Schweinfurt führte easy hr innerhalb von vier Monaten ein und digitalisierte damit ihr Mitarbeiterbeurteilungsmanagement ohne Schulungsaufwand.
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„Mit SAP NetWeaver Folders Management allein lässt sich eine Vertragsverwaltung zwar auch realisieren. Doch easy bietet weitaus größere Funktionalität und Usability.“
Die Karl-Franzens-Universität Graz führte mit easy contract alle Verträge in einer zentralen, durchsuchbaren Lösung zusammen.
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Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung in der öffentlichen Verwaltung
Wie kann eine kleine Gemeinde oder Behörde mit wenig Personal ihre Dokumentenprozesse digitalisieren?
Der Schlüssel liegt in Lösungen, die ohne lange Einführungsprojekte und ohne Schulungsaufwand funktionieren. Die Gemeinde Eggerding hat easy DMS mit vier Mitarbeitenden eingeführt. Nach Angaben der Gemeinde verlief die Einarbeitung schneller als erwartet. Die Arbeitsabläufe sind seitdem mindestens 30 Prozent schneller. Der Einstieg gelingt am einfachsten mit der Digitalisierung eines konkreten Prozesses, z.B. der Eingangsrechnungsverarbeitung, und kann dann schrittweise ausgebaut werden.
Wie lässt sich die Rechnungsfreigabe in einer Behörde beschleunigen, wenn Entscheidungsträger nicht täglich vor Ort sind?
Mit easy invoice werden Rechnungen automatisch erfasst und digital an die zuständigen Freigabestellen weitergeleitet. Bürgermeister, Amtsleitungen oder Behördenleiter können Freigaben per sicherem Remote-Zugriff von überall erteilen – ohne in die Verwaltung kommen zu müssen. Die Gemeinde Eggerding hat so die Durchlaufzeit von bis zu vier Tagen auf unter einen Tag reduziert.
Welche Archivierungspflichten gelten für öffentliche Einrichtungen?
Für öffentliche Einrichtungen gelten unterschiedliche Vorgaben zur Aufbewahrung, Aktenführung und Archivierung. Welche Anforderungen konkret greifen, hängt unter anderem von der Behörde, dem Bundesland, der Art des Dokuments und dessen Aufbewahrungszweck ab. Eine wichtige Rolle spielen die Archivgesetze des Bundes und der Länder, E-Government-Vorgaben sowie die DSGVO. Für steuerlich relevante Unterlagen kommen insbesondere die GoBD und die Abgabenordnung hinzu. Bei elektronischen Rechnungen ist außerdem die E-Rechnungspflicht zu beachten. Ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem unterstützt Behörden dabei, Unterlagen nachvollziehbar, geschützt und entsprechend definierter Aufbewahrungsfristen zu verwalten. Mit easy archive können öffentliche Einrichtungen Dokumente strukturiert und nachvollziehbar archivieren sowie definierte Aufbewahrungsfristen abbilden. Die Software wurde nach IDW PS 880 testiert. easy invoice unterstützt darüber hinaus die digitale Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Wie lässt sich dezentrales Inselwissen in einer öffentlichen Verwaltung mit mehreren Standorten oder Abteilungen überwinden?
Mit easy DMS werden alle Dokumente aus verschiedenen Abteilungen an einem zentralen Ort zusammengeführt. Ein feingranulares Berechtigungskonzept stellt sicher, dass jede Person nur die Dokumente sieht, die für ihre Rolle relevant sind. Die Österreichischen Bundesforste haben diesen Weg für ihre 15 regionalen Einheiten beschritten und damit eine betriebsübergreifende Dokumentenstruktur mit SAP-Anbindung geschaffen.
Welche DMS-Lösung eignet sich für öffentliche Einrichtungen mit SAP-Integration?
easy software bietet zertifizierte SAP-Add-ons, die sich direkt in die SAP-Oberfläche integrieren. Dokumente können aus SAP heraus archiviert und abgerufen werden, ohne eine separate Oberfläche. Amey und die Österreichischen Bundesforste nutzen easy archive mit SAP-Integration für die Erfassung und Archivierung von Kreditorendokumenten und Immobilienakten.
